Системите за управление на съдържание (CMS или система за управление на съдържание) са различни приложения, които помагат за създаването и промяната на информация в дигитален формат.
Приложенията за управление на съдържание обикновено имат набор от функции и средства, които позволяват управлението на документи, цифрово съдържание (изображения, аудио и др.) по съвместен начин.
Например, няколко служители в една компания или различни отдели могат да си сътрудничат в определени стилове и процеси – първо работят създателите или писателите, след това редакторите, други мениджъри одобряват съдържанието, администраторите конфигурират системата и т.н.
Знам, че звучи като безсмислици! Нека го обясним просто:
Това, което днес определяме като система за управление на съдържанието, работи до голяма степен в мрежата: уеб приложение, което позволява на различни хора да влизат, да добавят съдържание, материали или ресурси и в крайна сметка да ги публикуват в мрежата (публично) или в рамките на компания, само за служители или сътрудници (интранет).
В миналото е имало вътрешни системи, в големи фирмени мрежи или компютри, които не са били уеб-базирани, за да се осъществява достъп до тях през браузър, а са били приложения за Windows, Linux и др., но в днешно време почти всички CMS са уеб-базирани – те работят в браузър, от централен сървър и са достъпни отвсякъде.
Една от най-популярните системи за управление на съдържанието е WordPress, която ви позволява да създавате уебсайтове, да добавяте публикации в блогове, страници, текстове и да ги публикувате в мрежата. Ако говорим само за мрежата, WordPress е може би най-разпространената (смята се, че почти 30% от уебсайтовете в интернет се управляват от WordPress), откакто е стартирана през 2003 г. Нещо повече, WordPress е безплатна и „отворена“, което позволява на всеки да я модифицира и разширява, както желае.
Точно зад WordPress са Joomla и Drupal, следвани от много други с по-малка аудитория.
Структура на CMS система
Системата за управление на съдържанието се състои от две части:
- Административната част е приложението, което позволява на потребителите да създават ресурси, статии, материали, страници и т.н. Този интерфейс е базиран на бизнес правила, като например система за разрешения, йерархия и определени процеси за създаване и редактиране на ресурси.
- Презентационната част е интерфейсът, който представя ресурсите от точка 1 на целевата аудитория. В случай на CMS за управление на уебсайтове (като WordPress), презентационната част е публичният уебсайт, до който имат достъп посетители, широката публика.
Функции на CMS система
Системата за управление на съдържанието включва минимум функции, свързани с достъпа до потребителите и подпомагането им при създаването, промяната и публикуването на информацията, с която работят.
Функции за достъп
Система за вход: CMS системите включват система за вход на потребителите. Административната част трябва да бъде защитена, за да се предотвратят неоторизирани промени, така че всеки потребител има акаунт с потребителско име или парола.
Система за разрешения: Не всички потребители имат еднакъв достъп и разрешения. Във всяка организация има различни йерархии и видове служители и създатели на съдържание. В WordPress има обикновени потребители, редактори и администратори. Всеки тип потребител има различен набор от разрешения.
Редовните потребители нямат същите привилегии като администраторите, които имат достъп до цялата система за редактиране и конфигуриране. Важно е да се гледа на системата през призмата на разрешенията, особено ако имате по-голям екип от сътрудници.
Поддръжка на множество езици: Една респектираща CMS система позволява използване на множество езици. Ако екипът ви е международен, това е от съществено значение. Потребителите могат да променят езика, на който се показва администраторският интерфейс, за да улеснят сътрудничеството.
За създаване на съдържание могат да се използват и множество езици: може би имате екип, в който някои създатели пишат статии на един език, а други превеждат това съдържание на друг. Една добра CMS система ви позволява да управлявате съдържание на множество езици едновременно.
Функции за управление на съдържанието
Създаване на съдържание: CMS системите имат възможности за добавяне на статии, страници, публикации в блогове, новини, изображения и други. Те трябва да имат лесен за използване и разбираем интерфейс, много от тях крият функционалност за редактиране на изходния код (като HTML) и предлагат редактор, подобен на Microsoft Word или нещо по-оптимизирано. По този начин потребителите не е необходимо да познават HTML програмиране или форматиране, а ще се фокусират върху съдържанието.
Индексиране и търсене: Една добра CMS система има функции за индексиране на съдържание, организиране и повторно откриване чрез търсене, филтриране и др. Изключително важно е, особено когато работите в организация, която произвежда много съдържание (голяма компания, редакция на вестник, информационна агенция), да можете да организирате и намирате съдържание бързо и лесно. Поради това търсачката е от съществено значение, както и възможността за добавяне на допълнителна информация към всяка статия и част от съдържанието, като мета тагове, описания, ключови думи и допълнителни свойства (дата на добавяне, дата на публикуване, категории, автор и др.).
Контрол на редакциите и промените: По-модерните CMS системи включват функции за записване на промени в съдържанието. За всяка статия или документ се записва не само най-скорошната версия, но и всички предишни версии и направени промени. Съхранява се също кой е направил промяната, коя част от документа, кога е настъпила промяната и каква е била предишната версия.
Тези възможности, комбинирани с правилата и привилегиите, споменати по-рано, помагат за създаването на одитна следа за всички, които са работили по определен документ, както и за връщане към предишна версия, ако е необходимо.
Приемане и архивиране на документи: Друга често срещана функция в системите за управление на съдържанието е сканирането, импортирането и архивирането на отпечатани документи. Могат да се качват различни формати на документи (изображения, Word документи, Excel и др.) и да се организират за по-късно извличане. Базата данни с исторически данни е много полезна, за да помогне на компанията да спести място, но все пак да има достъп до документи за одити, финанси и др.
Много пъти процесът на приемане включва и оптично разпознаване на съдържание (OCR) и индексиране на този текст спрямо сканирани файлове. Така че тези документи вече не са просто изображения, а могат да бъдат търсени, филтрирани и т.н.
Функции за публикуване: Когато дойде време за публикуване на статии, публикации в блогове и др., системата за управление на съдържанието прави това много бързо и лесно чрез интерфейс, базиран на формуляри.
В уебсайтовете не е отговорност на тези, които създават съдържанието, да го публикуват и да го форматират добре за публикуване. CMS системите имат шаблони/шаблони, които комбинират със статията в момента на публикуване, така че уеб страницата се съставя автоматично от тях, без намеса на код.
WordPress включва теми, които могат да бъдат инсталирани или заменени на цял уебсайт, така че дизайнът може да бъде напълно променен с едно кликване, а съдържанието да остане същото. Шаблоните абстрахират презентационната част от съдържанието и предотвратяват грешки, осигурявайки последователност в дизайна от страница на страница. Друго предимство е, че хората, които управляват съдържанието, не се нуждаят от никакви познания по програмиране или уеб дизайн.
Функции за оптимизация (SEO): Повечето системи за управление на съдържание, които целят публикуване на информация в интернет, имат поне основни функции за оптимизация за търсачки. Те могат да включват: добавяне на мета тагове (ключови думи, описания, заглавия), ALT тагове към изображения и промяна на URL адреси на статии.
WordPress има тези функции, но също така ви позволява да разширите функционалността си чрез инсталиране на плъгини (модули), които могат да подобрят или дори да заменят функционалността, като цяла система поема отговорността. В областта на SEO, например, можете да инсталирате модула Yoast, който напълно замества SEO функциите на WordPress, предлагайки много повече възможности (анализ на съдържанието, проверка на плътността на ключовите думи, генериране на карта на сайта и други).
Специализирани функции
Системите за управление на съдържанието могат да предлагат и специализирани функции, в зависимост от вашите нужди. Ако използвате WordPress, простата инсталация на системата не предлага тези функции, а трябва да ги инсталирате чрез добавяне на модули (плъгини).
Така че можете почти напълно да трансформирате системата си, като добавите електронна търговия, човешки ресурси, обработка на изображения, управление на събития, календар и безброй други функции – всичко, което трябва да направите, е да намерите правилния плъгин (или да го създадете сами).
Въпреки че WordPress първоначално не е създаден за това, архитектурата на плъгините позволява на всеки да разшири възможностите, както желае – чак до възможността за инсталиране на определени „фреймуърци“ (цели платформи), които включват не само теми/шаблони, но и модули за визуално изграждане на страници (вижте Divi, Elementor, Gravity и др.).
По-специализираните CMS системи включват тази функционалност предварително (ако планирате или ако дадена компания иска да изгради своя собствена CMS и да има пълен контрол върху функциите и начина, по който тя работи) или могат да се разрастват с течение на времето, ако е необходимо.
Например, моята CMS система (CCIDESQ) започна съвсем просто през 2002 г. като платформа за управление на база данни за продукти, контрол на складовите наличности и клиентски записи за дистрибутор на книги. Започнах да я разработвам, защото по това време WordPress не съществуваше, а другите системи, предлагани на пазара, бяха много ограничени. Като човек, склонен сам да изграждам инструментите, от които се нуждаех, се заех с учене и работа. Сайтът, на който четете тази статия, работи с CCIDESQ, а не с WordPress!
С използването и внедряването на системата се появиха много идеи за разширяване и по пътя добавих много, много функции и модули с нови възможности: поръчки, клиенти, фактуриране, пазарска количка, управление на човешките ресурси, доставчици, данъчни функции (ДДС регистри, управленски отчети), интеграция с ПОС системи, пощенски услуги и много, много други!
За няколко години CCIDESQ се превърна в много повече от система за управление на съдържанието – тя се превърна в почти цялостна ERP платформа. Не след дълго тя се разшири в нови области: управление на адвокатски кантори, архивиране на документи, недвижими имоти, планиране, събития, социални медии, блогове и други.
Функции за пренос на информация
Една съвременна CMS платформа не може да работи изолирано . Независимо дали искате да публикувате съдържание в мрежата (един уебсайт или повече), да разпространявате съдържание на агрегационни платформи или искате системата да взаимодейства с други системи и приложения, не след дълго ще стигнете до заключението, че ви е необходим начин да „отворите“ системата.
Решението е да се добавят API към системата.
В случая с моята система CCIDESQ, след няколко години работа изолирано, в една държава, за един клиент, възникна необходимостта системата да работи в множество държави и не само това, но и да комуникира с други нейни копия, инсталирани в международен план.
При разработването на сайтове за електронна търговия за клиент с международни операции е съвсем нормално да се наложи обмен на информация (информация за продукти, наличности, цени, преводи, статии и др.), за да се намали повтарящата се работа, да се улесни комуникацията и да се рационализират операциите.
Следователно възникна необходимостта от разработване на API (интерфейс за приложно програмиране), който позволява на системите да „разговарят помежду си“.
Също така имаше нужда API да поддържа комуникация с мобилни приложения (iOS, Android и др.), така че те да могат да се използват от агенти или клиенти без достъп до компютър и да позволят на клиентите да създават акаунти, да купуват продукти, да проследяват състоянието на поръчките директно от мобилния си телефон. Ще обсъдя повече за CCIDESQ в по-късна статия.
API е част от слоя за обмен на данни и предоставя разширена функционалност на тези, които искат да си сътрудничат с вашата компания. Например, ако една компания иска да изгради система за синхронизиране на акции с уебсайт или база данни, управлявана от вашата CMS система, стандартизираният API позволява на тази компания да форматира данните по стандартен начин и да ги предава, а API ще ги приеме, разбере и съхрани в системата – всичко това без промени в CMS.
Всички разпределени приложения днес използват API за комуникация. Съвременните приложения вече не са монолитни (едно гигантско приложение, включващо цялата функционалност на едно място), а са отделни, разпределени, модулни и мащабируеми. Комуникацията между всички тези различни компоненти се осъществява чрез API и REST протоколи.
В този контекст, функционалността на CMS системата е безгранична! Новата граница е headless CMS системата (без предварително дефиниран интерфейс), но само с база данни и API, който позволява прозрачно добавяне, търсене, промяна и извличане на данни. С headless CMS екипът, работещ с данните, вече не е ограничен до един-единствен администраторски интерфейс, а използвайки API, протоколите, създадени в headless CMS системата, може да изгради свой собствен интерфейс и да използва данните по какъвто и да е начин.
