Системите за управление на съдържанието (CMS или Content Management System) са различни приложения, които помагат при създаването и модифицирането на информация в цифров формат.
Приложенията за управление на съдържание обикновено имат набор от функции и съоръжения, които позволяват управлението на документи, цифрово съдържание (изображения, аудио и т.н.) по съвместен начин.
Например няколко служители в една компания или различни отдели могат да си сътрудничат в определени стилове и процеси – първо работят създатели или автори, след това редактори, други мениджъри одобряват съдържание, администраторите конфигурират системата и т.н.
Звучи като безсмислици, знам! Нека бъдем прости:
Това, което днес идентифицираме като система за управление на съдържанието, работи до голяма степен в мрежата: уеб приложение, което позволява на различни хора да влизат, да добавят съдържание, материали или ресурси и в крайна сметка да ги публикуват в мрежата (публично) или в рамките на компания, само за служители или сътрудници (интранет).
В миналото имаше вътрешни системи, в големи фирмени мрежи или компютри, които не бяха уеб базирани за достъп през браузър, а бяха Windows, Linux и др. приложения, но в днешно време почти всички CMS са уеб- базирани – работят в браузър, от централен сървър и са достъпни отвсякъде.
Една от най-популярните системи за управление на съдържанието е WordPress , която ви позволява да създавате уебсайтове , да добавяте публикации в блогове, страници, текстове и да ги публикувате в мрежата. Ако говорим само за мрежата, WordPress е може би най-разпространеният (изчислено е, че почти 30% от уебсайтовете в интернет се управляват от WordPress), откакто стартира през 2003 г. Нещо повече, WordPress е безплатен и „отворен“ , което позволява на всеки да го променя и разширява, както желае.
Точно зад WordPress са Joomla и Drupal, следвани от много други с по-малка аудитория.
Структура на CMS система
Системата за управление на съдържанието има две части:
- Административната част е приложението, което позволява на потребителите да създават ресурси, статии, материали, страници и т.н. Този интерфейс се основава на бизнес правила, като система за разрешения, йерархия и определени процеси за създаване и редактиране на ресурси.
- Презентационната част е интерфейсът, който представя ресурсите в точка 1 на целевата аудитория. В случай на CMS за управление на уебсайтове (като WordPress), презентационната част е публичният уебсайт, до който имат достъп посетителите, широката публика.
Функции на CMS система
Системата за управление на съдържанието включва минимум функции, които имат отношение към достъпа до потребителите и подпомагането им при създаване, модифициране и публикуване на информацията, с която работят.
Функции за достъп
Система за влизане: CMS включват система за влизане за потребителите. Административната част трябва да бъде защитена, за да се предотвратят неоторизирани промени, така че всеки потребител има акаунт с потребителско име или парола.
Система за разрешения: Не всички потребители имат еднакъв достъп и разрешения. Във всяка организация има различни йерархии и видове служители и създатели на съдържание. В WordPress има редовни потребители, редактори и администратори. Всеки тип потребител има различен набор от разрешения.
Редовните потребители нямат същите привилегии като администраторите, които имат достъп до цялата система за редактиране и конфигуриране. Важно е да гледате на системата през призмата на разрешенията, особено ако имате по-голям екип от сътрудници.
Поддръжка на няколко езика: Уважаван CMS позволява използване на множество езици. Ако вашият екип е международен, това е от съществено значение. Потребителите могат да променят езика, на който се показва администраторският интерфейс, за да улеснят сътрудничеството.
Множество езици също могат да се използват за създаване на съдържание: може би имате екип, в който някои творци пишат статии на един език, а други превеждат това съдържание на друг език. Добрата CMS ви позволява да управлявате съдържание на няколко езика едновременно.
Функции за управление на съдържанието
Създаване на съдържание: CMS имат възможности за добавяне на статии, страници, публикации в блогове, новини, изображения и др. Те трябва да имат лесен за използване и разбиране интерфейс, много от тях скриват функционалността за редактиране на изходния код (като HTML) и предлагат редактор, подобен на Microsoft Word или нещо по-рационализирано. По този начин потребителите не трябва да знаят HTML програмиране или форматиране, но ще се съсредоточат върху съдържанието.
Индексиране и търсене: Добрата CMS има функции за индексиране на съдържание, организиране и преоткриване чрез търсене, филтриране и т.н. Това е от решаващо значение, особено когато работите в организация, която произвежда много съдържание (голяма компания, редакция на вестник , информационна агенция), за да можете да организирате и намирате съдържание бързо и лесно. По този начин търсачката е от съществено значение, както и възможността за добавяне на допълнителна информация към всяка статия и част от съдържанието, като мета тагове, описания, ключови думи и допълнителни свойства (дата на добавяне, дата на публикуване, категории, автор и т.н.) .
Ревизии и контрол на промените: По-напредналите CMS системи включват функции за записване на промени в съдържанието. За всяка статия или документ се записва не само най-новата версия, но и всички предишни версии и направени промени. Той също така съхранява кой е направил промяната, коя част от документа, кога е настъпила промяната и каква е била предишната версия.
Тези възможности, съчетани с правилата и привилегиите, споменати по-рано, помагат да се създаде одитна пътека за всеки, който е работил по определен документ, както и да се върнете към предишна версия, ако желаете.
Поглъщане и архивиране на документи: Друга обща характеристика в системите за управление на съдържанието е сканирането, импортирането и архивирането на отпечатани документи. Могат да се качват различни формати на документи (изображения, Word документи, Excel и др.) и да се организират за по-късно извличане. Историческата база данни е много полезна, за да помогне на една компания да спести място, но все пак да има достъп до документи за одити, финанси и т.н.
Много пъти процесът на приемане включва и оптично разпознаване на съдържание (OCR) и индексиране на този текст спрямо сканирани файлове. Така тези документи вече не са само изображения, но могат да се търсят, филтрират и т.н.
Функции за публикуване: Когато дойде време за публикуване на статии, публикации в блогове и т.н., системата за управление на съдържанието прави това много бързо и лесно чрез интерфейс, базиран на формуляри.
В уебсайтовете не е отговорност на тези, които създават съдържанието, да го публикуват и форматират добре за публикуване. CMS системите имат шаблони/шаблони, които комбинират със статията в момента на публикуване, така че уеб страницата се съставя автоматично от тях, без намеса на код.
WordPress включва теми, които могат да бъдат инсталирани или заменени на цял уебсайт, така че дизайнът може да бъде напълно променен с едно кликване и съдържанието да остане същото. Шаблоните абстрахират презентационната част от съдържанието и предотвратяват грешки, като гарантират последователност на дизайна от страница на страница. Друго предимство е, че хората, които управляват съдържанието, не се нуждаят от познания по програмиране или уеб дизайн.
Функции за оптимизация (SEO): Повечето системи за управление на съдържанието, които имат за цел да публикуват информация в интернет, имат поне основни функции за оптимизация на търсачките. Те могат да включват: добавяне на мета тагове (ключови думи, описания, заглавия), ALT тагове към изображения и модифициране на URL адреси на статии.
WordPress има тези функции, но също така ви позволява да разширите функционалността чрез инсталиране на добавки (модули), които могат да подобрят или дори да заменят функционалността с цяла система, която поема отговорността. В областта на SEO, например, можете да инсталирате модула Yoast, който напълно замества свързаните със SEO функции на WordPress, предлагайки много повече възможности (анализ на съдържанието, проверка на плътността на ключовите думи, генериране на карта на сайта и други).
Специализирани функции
Системите за управление на съдържанието могат да предложат и специализирани функции, в зависимост от вашите нужди. Ако използвате WordPress, простата инсталация на системата не предлага тези функции, но трябва да ги инсталирате чрез добавяне на модули (плъгини).
Така че можете почти напълно да трансформирате системата си, като добавите електронна търговия, HR, обработка на изображения, управление на събития, календар и безброй други функции – всичко, което трябва да направите, е да намерите правилния плъгин (или да го създадете сами).
Въпреки че WordPress първоначално не е създаден за това, архитектурата на плъгина позволява на всеки да разшири възможностите, както пожелае – чак до възможността за инсталиране на определени „рамки“ (цели платформи), които включват не само теми/шаблони, но и модули за изграждайте страници визуално (вижте Divi, Elementor , Gravity и др.).
По-специализираните CMS системи включват тази функционалност веднага (ако планирате или ако компания иска да изгради своя собствена CMS и да има пълен контрол върху функциите и начина, по който работи) или може да се разраства с времето, ако е необходимо.
Например, моята CMS система (CCIDESQ) започна съвсем просто през 2002 г. като платформа за управление на продуктова база данни, контрол на запасите и клиентски записи за разпространител на книги. Започнах да го разработвам, защото по това време WordPress не съществуваше и другите налични системи на пазара бяха много ограничени. Като човек, склонен сам да изгражда необходимите ми инструменти, се заех да уча и да работя. Сайтът, на който четете тази статия, работи с CCIDESQ , а не с WordPress!
Докато системата беше използвана и възприета, се появиха много идеи за разширяване и по пътя добавих много, много функции и модули с нови възможности: поръчки, клиенти, фактуриране, количка за пазаруване, управление на човешки ресурси, доставчици, данъчни функции (дневници за ДДС , отчети за управление), интеграция с POS системи, пощенски услуги и много, много други!
За няколко години CCIDESQ се превърна в много повече от система за управление на съдържанието – превърна се в почти цяла ERP платформа. Не след дълго тя се разшири в нови области: управление на правни кантори, архивиране на документи, недвижими имоти, планиране, събития, социални медии, блогове и др.
Функции за пренос на информация
Модерната CMS платформа не може да работи изолирано . Независимо дали искате да публикувате съдържание в мрежата (един уебсайт или повече), да разпространявате съдържание на платформи за агрегиране или искате системата да взаимодейства с други системи и приложения, не отнема много време, преди да стигнете до заключението, че имате нужда от начин за „отваряне“ на системата.
Решението е да добавите API към системата.
В случая с моята система CCIDESQ, след няколко години работа в изолация, в една държава, за един клиент, възникна необходимостта системата да работи в множество държави, и не само това, за да комуникира с други инсталирани нейни копия в международен план.
Когато разработвате сайтове за електронна търговия за клиент с международни операции, съвсем нормално е да се наложи обмен на информация (информация за продукти, наличност, цени, преводи, статии и други), за да се намали повтарящата се работа и да се улесни комуникацията и да се рационализират операциите.
По този начин възникна необходимостта от разработване на API (интерфейс за програмиране на приложения), позволяващ на системите да „говорят една с друга“.
Имаше също така необходимост API да поддържа комуникация с мобилни приложения (iOS, Android и т.н.), така че да могат да се използват от агенти или клиенти без достъп до компютър и да позволява на клиентите да правят акаунт, да купуват продукти, да проследяват състояние на поръчката, директно от мобилния си телефон. Ще обсъдя повече за CCIDESQ в следваща статия.
API е част от слоя за обмен на данни и предоставя разширена функционалност на тези, които искат да си сътрудничат с вашата компания. Например, ако една компания иска да изгради система за синхронизиране на акции с уебсайт или база данни, която се управлява от вашата CMS система, стандартизиран API позволява на тази компания да форматира данните по стандартен начин и да ги предава, а API ще ги приеме , разбирайте го и го съхранявайте в системата – всичко това без промени в CMS.
Всички разпространени приложения днес използват API за комуникация. Съвременните приложения вече не са монолитни (едно гигантско приложение, включващо цялата функционалност на едно място), а са отделени, разпределени, модулни и мащабируеми. Комуникацията между всички тези различни компоненти се осъществява чрез API и REST протоколи.
В този контекст функционалността на CMS няма ограничения! Новата граница е CMS без глава (без предварително дефиниран интерфейс), но само с база данни и API, които позволяват прозрачно добавяне, търсене, модифициране и извличане на данни. С CMS без глава, екипът, който работи с данните, вече не е ограничен до един административен интерфейс, но използвайки API, протоколите, създадени в CMS без глава, те могат да изградят свой собствен интерфейс и да консумират данните по какъвто начин желаят.
