Content-Management-Systeme (CMS oder Content-Management-System) sind verschiedene Anwendungen, die beim Erstellen und Ändern von Informationen im digitalen Format helfen.
Content-Management-Anwendungen verfügen üblicherweise über eine Reihe von Funktionen und Möglichkeiten, die die Verwaltung von Dokumenten und digitalen Inhalten (Bilder, Audio usw.) in kollaborativer Weise ermöglichen.
Beispielsweise können mehrere Mitarbeiter eines Unternehmens oder verschiedener Abteilungen in bestimmten Stilen und Prozessen zusammenarbeiten – zuerst arbeiten die Kreativen oder Autoren, dann die Redakteure, andere Manager genehmigen die Inhalte, Administratoren konfigurieren das System usw.
Klingt wie Kauderwelsch, ich weiß! Halten wir es einfach:
Was wir heute als Content-Management-System bezeichnen, funktioniert größtenteils im Web: eine Webanwendung, die es verschiedenen Personen ermöglicht, sich anzumelden, Inhalte, Materialien oder Ressourcen hinzuzufügen und diese schließlich im Web (öffentlich) oder innerhalb eines Unternehmens, nur für Mitarbeiter oder Kooperationspartner (Intranet), zu veröffentlichen.
Früher gab es interne Systeme in großen Firmennetzwerken oder auf Firmenrechnern, die nicht webbasiert waren und nicht über einen Browser aufgerufen werden konnten, sondern Windows-, Linux- usw. Anwendungen waren. Heutzutage sind jedoch fast alle CMS webbasiert – sie funktionieren in einem Browser, von einem zentralen Server aus und sind von überall aus zugänglich.
Eines der beliebtesten Content-Management-Systeme ist WordPress. Mit ihm lassen sich Websites erstellen, Blogbeiträge, Seiten und Texte hinzufügen und im Web veröffentlichen. Betrachtet man nur das Web, ist WordPress wohl das am weitesten verbreitete System (Schätzungsweise werden fast 30 % aller Websites im Internet mit WordPress verwaltet), seit es 2003 auf den Markt kam. Darüber hinaus ist WordPress kostenlos und Open Source, sodass es jeder nach Belieben anpassen und erweitern kann.
Unmittelbar hinter WordPress folgen Joomla und Drupal, gefolgt von vielen anderen mit kleineren Nutzergruppen.
Struktur eines CMS-Systems
Ein Content-Management-System besteht aus zwei Teilen:
- Der Administrationsbereich ist die Anwendung, mit der Benutzer Ressourcen, Artikel, Materialien, Seiten usw. erstellen können. Diese Benutzeroberfläche basiert auf Geschäftsregeln , wie beispielsweise einem Berechtigungssystem, einer Hierarchie und bestimmten Prozessen zum Erstellen und Bearbeiten von Ressourcen.
- Der Präsentationsbereich ist die Benutzeroberfläche, die die unter Punkt 1 genannten Ressourcen der Zielgruppe präsentiert. Bei einem Content-Management-System (CMS) zur Website-Verwaltung (wie beispielsweise WordPress) ist der Präsentationsbereich die öffentliche Website, auf die Besucher, also die breite Öffentlichkeit, zugreifen.
Funktionen eines CMS-Systems
Ein Content-Management-System umfasst ein Minimum an Funktionen, die mit dem Zugriff der Benutzer und der Unterstützung beim Erstellen, Ändern und Veröffentlichen der von ihnen bearbeiteten Informationen zu tun haben.
Zugriffsfunktionen
Anmeldesystem: Content-Management-Systeme (CMS) beinhalten ein Anmeldesystem für Benutzer. Der Administrationsbereich muss geschützt sein, um unbefugte Änderungen zu verhindern. Daher verfügt jeder Benutzer über ein Konto mit einem Benutzernamen und einem Passwort.
Berechtigungssystem: Nicht alle Benutzer haben die gleichen Zugriffsrechte. In jeder Organisation gibt es unterschiedliche Hierarchien und Mitarbeitertypen sowie verschiedene Arten von Content-Erstellern. Bei WordPress gibt es normale Benutzer, Redakteure und Administratoren. Jeder Benutzertyp verfügt über unterschiedliche Berechtigungen.
Normale Benutzer haben nicht dieselben Berechtigungen wie Administratoren, die Zugriff auf das gesamte System zur Bearbeitung und Konfiguration haben. Es ist wichtig, ein System unter dem Gesichtspunkt der Berechtigungen zu betrachten, insbesondere bei einem größeren Team von Mitwirkenden.
Mehrsprachigkeit: Ein gutes CMS ermöglicht die Nutzung in mehreren Sprachen. Für internationale Teams ist dies unerlässlich. Benutzer können die Sprache der Benutzeroberfläche ändern, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Auch für die Content-Erstellung können mehrere Sprachen verwendet werden: Vielleicht haben Sie ein Team, in dem einige Autoren Artikel in einer Sprache verfassen und andere diese Inhalte in eine andere Sprache übersetzen. Ein gutes Content-Management-System (CMS) ermöglicht Ihnen die gleichzeitige Verwaltung von Inhalten in mehreren Sprachen.
Funktionen zur Inhaltsverwaltung
Content-Erstellung: Content -Management-Systeme (CMS) ermöglichen das Hinzufügen von Artikeln, Seiten, Blogbeiträgen, News, Bildern und mehr. Sie benötigen eine benutzerfreundliche Oberfläche, viele verbergen die Quellcodebearbeitung (z. B. HTML) und bieten einen Editor ähnlich wie Microsoft Word oder eine schlankere Alternative. So müssen Benutzer keine HTML-Kenntnisse besitzen, sondern können sich ganz auf die Inhalte konzentrieren.
Indexierung und Suche: Ein gutes CMS verfügt über Funktionen zum Indexieren, Organisieren und Wiederfinden von Inhalten durch Suchen, Filtern usw. Besonders in Organisationen mit hohem Content-Aufkommen (großes Unternehmen, Zeitungsredaktion, Nachrichtenagentur) ist es entscheidend, Inhalte schnell und einfach organisieren und finden zu können. Daher ist eine Suchmaschine unerlässlich, ebenso wie die Möglichkeit, jedem Artikel und Inhalt zusätzliche Informationen hinzuzufügen, wie Meta-Tags, Beschreibungen, Schlüsselwörter und zusätzliche Eigenschaften (Hinzufügungsdatum, Veröffentlichungsdatum, Kategorien, Autor usw.).
Revisionen und Änderungsmanagement: Modernere CMS-Systeme bieten Funktionen zur Protokollierung von Inhaltsänderungen. Für jeden Artikel oder jedes Dokument wird nicht nur die aktuellste Version, sondern auch alle vorherigen Versionen und vorgenommenen Änderungen gespeichert. Außerdem wird festgehalten, wer die Änderung vorgenommen hat, an welchem Teil des Dokuments, wann die Änderung erfolgte und wie die vorherige Version aussah.
Diese Funktionen, kombiniert mit den zuvor erwähnten Regeln und Berechtigungen, helfen dabei, einen Prüfpfad aller Personen zu erstellen, die an einem bestimmten Dokument gearbeitet haben, und bei Bedarf auf eine frühere Version zurückzugreifen.
Dokumentenerfassung und -archivierung: Ein weiteres gängiges Merkmal von Content-Management-Systemen ist das Scannen, Importieren und Archivieren gedruckter Dokumente. Verschiedene Dokumentformate (Bilder, Word-Dokumente, Excel-Dateien usw.) können hochgeladen und für den späteren Abruf organisiert werden. Eine historische Datenbank ist sehr hilfreich, um Unternehmen Speicherplatz zu sparen und dennoch Zugriff auf Dokumente für Audits, Finanzwesen usw. zu gewährleisten.
Der Erfassungsprozess umfasst häufig auch die optische Texterkennung (OCR) und die Indizierung des Textes anhand gescannter Dateien. So sind diese Dokumente nicht mehr nur Bilder, sondern können durchsucht, gefiltert usw. werden.
Veröffentlichungsfunktionen: Wenn es darum geht, Artikel, Blogbeiträge usw. zu veröffentlichen, macht ein Content-Management-System dies durch eine formularbasierte Benutzeroberfläche sehr schnell und einfach.
Auf Webseiten sind die Ersteller von Inhalten nicht dafür verantwortlich, diese auch zu veröffentlichen und ansprechend zu formatieren. Content-Management-Systeme (CMS) verwenden Vorlagen, die sie zum Zeitpunkt der Veröffentlichung mit dem Artikel kombinieren, sodass die Webseite automatisch und ohne Programmieraufwand erstellt wird.
WordPress bietet Themes, die auf einer gesamten Website installiert oder ersetzt werden können. So lässt sich das Design mit einem Klick komplett ändern, während der Inhalt unverändert bleibt. Templates abstrahieren die Darstellung des Inhalts und verhindern Fehler, wodurch ein einheitliches Design auf allen Seiten gewährleistet wird. Ein weiterer Vorteil: Die Content-Manager benötigen keine Programmier- oder Webdesign-Kenntnisse.
Suchmaschinenoptimierungsfunktionen (SEO): Die meisten Content-Management-Systeme, die Informationen im Internet veröffentlichen, verfügen über grundlegende SEO-Funktionen. Dazu gehören beispielsweise das Hinzufügen von Meta-Tags (Schlüsselwörter, Beschreibungen, Titel), ALT-Tags für Bilder und die Anpassung von Artikel-URLs.
WordPress bietet diese Funktionen und ermöglicht darüber hinaus deren Erweiterung durch Plugins (Module), die die Funktionalität verbessern oder sogar vollständig ersetzen können. Im Bereich SEO lässt sich beispielsweise das Yoast-Modul installieren, das die SEO-Funktionen von WordPress komplett ersetzt und zahlreiche zusätzliche Möglichkeiten bietet (Inhaltsanalyse, Keyword-Dichte-Analyse, Sitemap-Generierung usw.).
Spezialisierte Funktionen
Content-Management-Systeme bieten je nach Bedarf auch spezielle Funktionen. Bei WordPress sind diese Funktionen in der Standardinstallation nicht enthalten, sondern müssen durch Module (Plugins) hinzugefügt werden.
Sie können Ihr System also nahezu vollständig umgestalten, indem Sie E-Commerce, Personalwesen, Bildverarbeitung, Eventmanagement, Kalender und eine Vielzahl weiterer Funktionen hinzufügen – Sie müssen lediglich das richtige Plugin finden (oder es selbst erstellen).
Obwohl WordPress ursprünglich nicht für diesen Zweck entwickelt wurde, ermöglicht die Plugin-Architektur jedem, die Funktionen nach Belieben zu erweitern – bis hin zur Möglichkeit, bestimmte „Frameworks“ (ganze Plattformen) zu installieren, die nicht nur Themes/Vorlagen, sondern auch Module zum visuellen Erstellen von Seiten enthalten (siehe Divi, Elementor, Gravity usw.).
Spezialisiertere CMS-Systeme beinhalten diese Funktionalität standardmäßig (wenn Sie dies planen oder wenn ein Unternehmen sein eigenes CMS entwickeln und die volle Kontrolle über die Funktionen und deren Funktionsweise haben möchte) oder können im Laufe der Zeit nach Bedarf erweitert werden.
Mein CMS-System (CCIDESQ) entstand beispielsweise 2002 ganz einfach als Plattform zur Verwaltung einer Produktdatenbank, des Lagerbestands und der Kundendaten für einen Buchvertrieb. Ich begann mit der Entwicklung, weil es damals noch kein WordPress gab und die anderen verfügbaren Systeme sehr begrenzt waren. Da ich gerne selbst die benötigten Tools entwickle, machte ich mich ans Lernen und Arbeiten. Die Website, auf der Sie diesen Artikel lesen, läuft mit CCIDESQ, nicht mit WordPress!
Mit der Nutzung und Akzeptanz des Systems entstanden viele Ideen für Erweiterungen, und im Laufe der Zeit fügte ich zahlreiche Funktionen und Module mit neuen Möglichkeiten hinzu: Bestellungen, Kunden, Rechnungsstellung, Warenkorb, Personalverwaltung, Lieferanten, Steuerfunktionen (Umsatzsteuerprotokolle, Managementberichte), Integration mit Kassensystemen, Postdiensten und vieles mehr!
Innerhalb weniger Jahre CCIDESQ weit über ein Content-Management-System hinaus entwickelt – es ist beinahe zu einer vollwertigen ERP-Plattform geworden. Schon bald expandierte es in neue Bereiche: Kanzleimanagement, Dokumentenarchivierung, Immobilien, Terminplanung, Eventmanagement, Social Media, Blogging und vieles mehr.
Informationsübertragungsfunktionen
Eine moderne CMS-Plattform kann nicht isoliert funktionieren . Egal, ob Sie Inhalte im Web veröffentlichen (auf einer oder mehreren Websites), Inhalte auf Aggregationsplattformen verteilen oder das System mit anderen Systemen und Anwendungen interagieren lassen möchten – es dauert nicht lange, bis Sie zu dem Schluss kommen, dass Sie eine Möglichkeit benötigen, das System zu „öffnen“.
Die Lösung besteht darin, dem System APIs hinzuzufügen.
Im Fall meines CCIDESQ-Systems entstand nach einigen Jahren des isolierten Betriebs in einem Land für einen Kunden die Notwendigkeit, dass das System in mehreren Ländern funktionieren und darüber hinaus mit anderen international installierten Kopien kommunizieren kann.
Bei der Entwicklung von E-Commerce-Websites für einen Kunden mit internationaler Ausrichtung ist es durchaus üblich, Informationen (Produktinformationen, Lagerbestände, Preise, Übersetzungen, Artikel usw.) auszutauschen, um sich wiederholende Arbeiten zu reduzieren, die Kommunikation zu erleichtern und die Abläufe zu optimieren.
Daher entstand die Notwendigkeit, eine API (Application Programming Interface) zu entwickeln, die es Systemen ermöglicht, „miteinander zu kommunizieren“.
Es bestand außerdem Bedarf an einer API, die die Kommunikation mit mobilen Apps (iOS, Android usw.) unterstützt, damit diese von Mitarbeitern oder Kunden auch ohne Computerzugang genutzt werden können und Kunden direkt über ihr Mobiltelefon ein Konto erstellen, Produkte kaufen und den Bestellstatus verfolgen können. Ich werde in einem späteren Artikel näher auf CCIDESQ eingehen.
Die API ist Teil der Datenaustauschschicht und bietet erweiterte Funktionen für alle, die mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten möchten. Wenn beispielsweise ein Unternehmen ein System zur Synchronisierung von Aktienbeständen mit einer Website oder Datenbank aufbauen möchte, die von Ihrem CMS-System verwaltet wird, ermöglicht eine standardisierte API diesem Unternehmen, die Daten in einem einheitlichen Format zu formatieren und zu übertragen. Die API akzeptiert, verarbeitet und speichert die Daten im System – alles ohne Änderungen am CMS.
Alle verteilten Anwendungen nutzen heute APIs zur Kommunikation. Moderne Anwendungen sind nicht mehr monolithisch (eine einzige große Anwendung, die alle Funktionen an einem Ort vereint), sondern entkoppelt, verteilt, modular und skalierbar. Die Kommunikation zwischen all diesen unterschiedlichen Komponenten erfolgt über APIs und REST-Protokolle.
In diesem Kontext sind der Funktionalität eines CMS keine Grenzen gesetzt! Die neue Ära geht weiter mit Headless-CMS (ohne vordefinierte Benutzeroberfläche), die lediglich über eine Datenbank und eine API verfügen, welche das transparente Hinzufügen, Suchen, Ändern und Abrufen von Daten ermöglicht. Mit einem Headless-CMS ist das Team, das mit den Daten arbeitet, nicht mehr auf eine einzige Administrationsoberfläche beschränkt, sondern kann mithilfe der API und der im Headless-CMS definierten Protokolle seine eigene Oberfläche erstellen und die Daten nach Belieben nutzen.
