Información9 de diciembre de 2021por

¿Qué es un sistema de gestión de contenidos (CMS)?

Los sistemas de gestión de contenidos (CMS, o Content Management System) son diversas aplicaciones que ayudan a crear y modificar información en formato digital.

Las aplicaciones de gestión de contenidos suelen tener un conjunto de funciones y facilidades que permiten la gestión de documentos, contenidos digitales (imágenes, audio, etc.), de forma colaborativa.

Por ejemplo, varios empleados de una empresa o diferentes departamentos pueden colaborar en determinados estilos y procesos: los creadores o redactores trabajan primero, luego los editores, otros gestores aprueban los contenidos, los administradores configuran el sistema, etc.

Parece un galimatías, lo sé. Hagámoslo sencillo:

Lo que hoy identificamos como un sistema de gestión de contenidos funciona en gran medida en la web: una aplicación web que permite a varias personas conectarse, añadir contenidos, materiales o recursos y, finalmente, publicarlos en la web (público) o dentro de una empresa, sólo para los empleados o colaboradores (intranet).

En el pasado, había sistemas internos, en grandes redes u ordenadores de la empresa, que no estaban basados en la web para ser accedidos a través de un navegador, sino que eran aplicaciones de Windows, Linux, etc., pero en los tiempos modernos, casi todos los CMS están basados en la web: funcionan en un navegador, desde un servidor central, y son accesibles desde cualquier lugar.

Uno de los sistemas de gestión de contenidos más populares es WordPressque le permite crear sitios web, añadir entradas de blog, páginas, textos y publicarlos en la web. Si hablamos sólo de la web, WordPress es sin duda el más extendido (se calcula que casi 30% de los sitios web de Internet están gestionados por WordPress) desde su lanzamiento en 2003. Además, WordPress es gratuito y "abierto", por lo que cualquiera puede modificarlo y ampliarlo a su antojo.

Justo detrás de WordPress se encuentran Joomla y Drupal, seguidos por muchos otros con audiencias más pequeñas.

Estructura de un sistema CMS

Un sistema de gestión de contenidos tiene dos partes:

  1. La parte administrativa es la aplicación que permite a los usuarios crear recursos, artículos, materiales, páginas, etc. Esta interfaz se basa en reglas de negocio, como un sistema de permisos, una jerarquía y determinados procesos de creación y edición de recursos.
  2. La parte de la presentación es la interfaz que presenta los recursos del punto 1 al público objetivo. En el caso de un CMS para gestionar sitios web (como WordPress), la parte de presentación es el sitio web público, al que acceden los visitantes, el público en general.

Funciones de un sistema CMS

CMS de wordpress

Un sistema de gestión de contenidos incluye un mínimo de funciones que tienen que ver con el acceso de los usuarios y la ayuda para crear, modificar y publicar la información con la que trabajan.

Funciones de acceso

Sistema de acceso: Los CMS incluyen un sistema de acceso para los usuarios. La parte de administración debe estar protegida para evitar cambios no autorizados, por lo que cada usuario tiene una cuenta con un nombre de usuario o contraseña.

Sistema de permisos: No todos los usuarios tienen los mismos accesos y permisos. En cualquier organización existen diferentes jerarquías y tipos de empleados y creadores de contenidos. En WordPress, hay usuarios normales, editores y administradores. Cada tipo de usuario tiene un conjunto diferente de permisos.

Los usuarios normales no tienen los mismos privilegios que los administradores, que tienen acceso a todo el sistema para su edición y configuración. Es importante mirar un sistema a través de la lente de los permisos, especialmente si tienes un equipo más grande de colaboradores.

Soporte de múltiples idiomas: Un CMS respetable permite su uso en varios idiomas. Si su equipo es internacional, esto es esencial. Los usuarios pueden cambiar el idioma en el que se muestra la interfaz de administración para facilitar la colaboración.

También se pueden utilizar varios idiomas para la creación de contenidos: tal vez tenga un equipo en el que algunos creadores escriben artículos en un idioma y otros traducen este contenido a otro idioma. Un buen CMS permite gestionar contenidos en varios idiomas, simultáneamente.

Funciones de gestión de contenidos

Creación de contenidos: Los CMS tienen capacidad para añadir artículos, páginas, entradas de blog, noticias, imágenes y mucho más. Deben tener una interfaz fácil de usar y entender, muchos ocultan la funcionalidad de edición de código fuente (como HTML) y ofrecen un editor similar a Microsoft Word o algo más ágil. De este modo, los usuarios no necesitan saber programación o formato HTML, sino que se centrarán en el contenido.

Indexación y búsqueda: Un buen CMS tiene funciones para indexar contenidos, organizarlos y redescubrirlos mediante búsquedas, filtros, etc. Es fundamental, sobre todo cuando se trabaja en una organización que produce muchos contenidos (gran empresa, redacción de un periódico, agencia de noticias), poder organizar y encontrar los contenidos de forma rápida y sencilla. Por ello, el motor de búsqueda es esencial, así como la posibilidad de añadir información adicional a cada artículo y contenido, como metaetiquetas, descripciones, palabras clave y propiedades adicionales (fecha de adición, fecha de publicación, categorías, autor, etc.).

Revisiones y control de cambios: Los sistemas CMS más avanzados incluyen funciones para registrar los cambios en el contenido. Para cada artículo o documento, no sólo se registra la versión más reciente, sino también todas las versiones anteriores y los cambios realizados. También se almacena quién hizo el cambio, en qué parte del documento, cuándo se produjo el cambio y cuál era la versión anterior.

Estas capacidades, combinadas con las reglas y privilegios mencionados anteriormente, ayudan a crear una pista de auditoría de todos los que han trabajado en un documento en particular, así como a retroceder a una versión anterior si se desea.

Ingesta y archivo de documentos: Otra función habitual en los sistemas de gestión de contenidos es la digitalización, importación y archivo de documentos impresos. Se pueden cargar varios formatos de documentos (imágenes, documentos de Word, Excel, etc.) y organizarlos para su posterior recuperación. Una base de datos histórica es muy útil para ayudar a una empresa a ahorrar espacio pero seguir teniendo acceso a los documentos para auditorías, finanzas, etc.

Muchas veces, el proceso de ingestión también incluye el reconocimiento óptico de contenidos (OCR) y la indexación de ese texto con los archivos escaneados. Así, estos documentos ya no son sólo imágenes, sino que pueden buscarse, filtrarse, etc.

Funciones de publicación: A la hora de publicar artículos, entradas de blog, etc., un sistema de gestión de contenidos lo hace muy rápido y fácil a través de una interfaz basada en formularios.

En los sitios web, no es responsabilidad de quienes crean el contenido el publicarlo también y darle un buen formato para su publicación. Los sistemas CMS disponen de plantillas/plantillas, que combinan con el artículo en el momento de la publicación, de modo que la página web se compone automáticamente a partir de ellas, sin intervención del código.

WordPress incluye temas, que pueden instalarse o sustituirse en todo un sitio web, de modo que el diseño puede cambiarse completamente con un clic y el contenido sigue siendo el mismo. Las plantillas abstraen la parte de presentación del contenido y evitan errores, asegurando la consistencia del diseño de una página a otra. Otra ventaja es que las personas que gestionan el contenido no necesitan conocimientos de programación o diseño web.

Funciones de optimización (SEO): La mayoría de los sistemas de gestión de contenidos destinados a la publicación de información en Internet tienen, como mínimo, funciones básicas de optimización para motores de búsqueda. Estas pueden incluir: añadir metaetiquetas (palabras clave, descripciones, títulos), etiquetas ALT a las imágenes y modificar las URL de los artículos.

WordPress dispone de estas funciones, pero también permite ampliar la funcionalidad mediante la instalación de plugins (módulos) que pueden mejorar o incluso sustituir la funcionalidad con un sistema completo que asuma la responsabilidad. En el ámbito del SEO, por ejemplo, puedes instalar el módulo Yoast, que sustituye por completo las funciones relacionadas con el SEO de WordPress, ofreciendo muchas más posibilidades (análisis de contenido, comprobación de la densidad de palabras clave, generación de mapas del sitio y mucho más).

Funciones especializadas

Los sistemas de gestión de contenidos también pueden ofrecer funciones especializadas, según tus necesidades. Si utilizas WordPress, la simple instalación del sistema no ofrece estas funciones, sino que tienes que instalarlas añadiendo módulos (plugins).

Así que puede transformar casi por completo su sistema añadiendo comercio electrónico, recursos humanos, procesamiento de imágenes, gestión de eventos, calendario y un sinfín de otras funciones: todo lo que tiene que hacer es encontrar el plugin adecuado (o crearlo usted mismo).

Aunque WordPress no se construyó originalmente para esto, la arquitectura de los plugins permite a cualquiera ampliar las capacidades como desee, hasta la posibilidad de instalar ciertos "frameworks" (plataformas enteras) que incorporan no sólo temas/plantillas, sino también módulos para construir páginas visualmente (véase Divi, Elementor, Gravedad, etc.).

Los sistemas CMS más especializados incluyen esta funcionalidad desde el principio (si se planifica, o si una empresa quiere construir su propio CMS y tener el control total sobre las características y el funcionamiento), o pueden crecer con el tiempo según sea necesario.

Por ejemplo, mi sistema de gestión de contenidos (CCIDESQ) comenzó en 2002 como una plataforma para gestionar una base de datos de productos, control de existencias y registros de clientes para un distribuidor de libros. Empecé a desarrollarlo porque en aquella época no existía WordPress y los demás sistemas disponibles en el mercado eran muy limitados. Como soy una persona inclinada a construir yo mismo las herramientas que necesitaba, me puse a aprender y a trabajar. El sitio en el que estás leyendo este artículo funciona CCIDESQno de WordPress.

A medida que el sistema se fue utilizando y adoptando, surgieron muchas ideas de ampliación, y por el camino añadí muchísimas funciones y módulos con nuevas capacidades: pedidos, clientes, facturación, cesta de la compra, gestión de RRHH, proveedores, funciones fiscales (registros de IVA, informes de gestión), integración con sistemas de TPV, servicios postales ¡y muchas, muchas más!

Dentro de unos años, CCIDESQ se ha convertido en mucho más que un sistema de gestión de contenidos: se ha convertido en casi toda una plataforma ERP. En poco tiempo, se expandió a nuevas áreas: gestión de despachos de abogados, archivo de documentos, inmobiliaria, programación, eventos, redes sociales, blogs y mucho más.

Funciones de transferencia de información

Una plataforma CMS moderna no puede trabajar de forma aislada. Tanto si quieres publicar contenidos en la web (un sitio web o más), como si quieres distribuir contenidos en plataformas de agregación o quieres que el sistema interactúe con otros sistemas y aplicaciones, no tardarás en llegar a la conclusión de que necesitas una forma de "abrir" el sistema.

La solución consiste en añadir APIs al sistema.

En el caso de mi sistema CCIDESQ, tras unos años de funcionamiento aislado, en un país, para un cliente, surgió la necesidad de que el sistema funcionara en varios países, y no sólo eso, que se comunicara con otras copias del mismo instaladas a nivel internacional.

CMS

Cuando se desarrollan sitios de comercio electrónico para un cliente con operaciones internacionales, es bastante normal que se necesite intercambiar información (información de productos, existencias, precios, traducciones, artículos y más) para reducir el trabajo repetitivo y facilitar la comunicación y agilizar las operaciones.

Así, surgió la necesidad de desarrollar una API (interfaz de programación de aplicaciones) que permitiera a los sistemas "hablar entre sí".

También era necesario que la API soportara la comunicación con aplicaciones móviles (iOS, Android, etc.) para que pudieran ser utilizadas por agentes o clientes sin acceso a un ordenador y para permitir a los clientes crear una cuenta, comprar productos, seguir el estado de los pedidos, directamente desde su teléfono móvil. Hablaré más sobre CCIDESQ en un artículo posterior.

La API forma parte de la capa de intercambio de datos y proporciona funcionalidades avanzadas a quienes quieran colaborar con su empresa. Por ejemplo, si una empresa quiere crear un sistema de sincronización de existencias con un sitio web o una base de datos gestionada por su sistema CMS, una API estandarizada permite a esa empresa formatear los datos de manera estándar y transmitirlos, y la API los aceptará, los entenderá y los almacenará en el sistema, todo ello sin necesidad de realizar cambios en el CMS.

Hoy en día, todas las aplicaciones distribuidas utilizan APIs para comunicarse. Las aplicaciones modernas ya no son monolíticas (una aplicación gigante que incorpora toda la funcionalidad en un solo lugar), sino que son independientes, distribuidas, modulares y escalables. La comunicación entre todos estos componentes dispares se realiza a través de APIs y protocolos REST.

En este contexto, ¡la funcionalidad de un CMS no tiene límites! La nueva frontera es el CMS headless (sin interfaz predefinida), pero sólo con una base de datos y una API que permite añadir, buscar, modificar y recuperar datos de forma transparente. Con un CMS sin cabeza, el equipo que trabaja con los datos ya no está limitado a una única interfaz de administración, sino que utilizando la API, los protocolos creados en el CMS sin cabeza, puede construir su propia interfaz y consumir los datos de la forma que desee.

BUSCANDO VENDER UN NEGOCIO ONLINE-3

Acceder

Registro

Restablecer la contraseña

Por favor, introduce tu nombre de usuario o dirección de correo electrónico y recibirás por correo electrónico un enlace para crear una nueva contraseña.