A tartalomkezelő rendszerek (CMS vagy Content Management System) különféle alkalmazások, amelyek segítenek digitális formátumú információk létrehozásában és módosításában.
A tartalomkezelő alkalmazások általában olyan funkciókkal és eszközökkel rendelkeznek, amelyek lehetővé teszik dokumentumok, digitális tartalmak (képek, hanganyagok stb.) együttműködésen alapuló kezelését.
Például egy vállalaton belül vagy különböző részlegeken belül több alkalmazott is együttműködhet bizonyos stílusokban és folyamatokban – először az alkotók vagy írók dolgoznak, majd a szerkesztők, a többi vezető jóváhagyja a tartalmat, az adminisztrátorok konfigurálják a rendszert stb.
Tudom, hogy ez zagyvaságnak hangzik! Maradjunk egyszerűek:
Amit ma tartalomkezelő rendszerként ismerünk, nagyrészt a weben működik: egy webes alkalmazás, amely lehetővé teszi a különböző személyek számára, hogy bejelentkezzenek, tartalmat, anyagokat vagy erőforrásokat adjanak hozzá, és végül közzétegyék azokat a weben (nyilvánosan) vagy egy vállalaton belül, csak az alkalmazottak vagy munkatársak számára (intranet).
Régebben léteztek belső rendszerek, nagyvállalati hálózatokon vagy számítógépeken, amelyek nem web alapúak voltak, hogy böngészőn keresztül lehessen elérni őket, hanem Windows, Linux stb. alkalmazások voltak, de manapság szinte az összes CMS web alapú – böngészőben, egy központi szerverről működnek, és bárhonnan elérhetők.
Az egyik legnépszerűbb tartalomkezelő rendszer a WordPress, amely lehetővé teszi weboldalak létrehozását, blogbejegyzések, oldalak, szövegek hozzáadását és közzétételét az interneten. Ha csak az internetről beszélünk, a WordPress vitathatatlanul a legelterjedtebb (becslések szerint az internetes weboldalak közel 30%-át WordPress kezeli) a 2003-as indulása óta. Ráadásul a WordPress ingyenes és „nyílt”, így bárki tetszése szerint módosíthatja és bővítheti.
A WordPress mögött közvetlenül a Joomla és a Drupal áll, őket követi sok más, kisebb közönséggel.
Egy CMS rendszer felépítése
Egy tartalomkezelő rendszer két részből áll:
- Az adminisztrációs rész üzleti alapul , mint például egy jogosultsági rendszer, egy hierarchia és bizonyos folyamatok az erőforrások létrehozásához és szerkesztéséhez.
- A prezentációs rész az a felület, amely az 1. pontban szereplő erőforrásokat mutatja be a célközönségnek. Weboldalak (például WordPress) kezelésére szolgáló CMS esetén a prezentációs rész a nyilvános weboldal, amelyhez a látogatók, a nagyközönség fér hozzá.
A CMS rendszer funkciói
Egy tartalomkezelő rendszer legalább olyan funkciókat tartalmaz, amelyek a felhasználók eléréséhez, valamint az általuk használt információk létrehozásához, módosításához és közzétételéhez kapcsolódnak.
Hozzáférési függvények
Bejelentkezési rendszer: A tartalomkezelő rendszerek (CMS) tartalmaznak egy bejelentkezési rendszert a felhasználók számára. Az adminisztrációs részt védeni kell a jogosulatlan változtatások megelőzése érdekében, így minden felhasználónak rendelkeznie kell egy fiókkal, felhasználónévvel vagy jelszóval.
Engedélyezési rendszer: Nem minden felhasználó rendelkezik azonos hozzáféréssel és engedélyekkel. Bármely szervezetben különböző hierarchiák és alkalmazotti, illetve tartalomkészítői típusok léteznek. A WordPressben vannak normál felhasználók, szerkesztők és adminisztrátorok. Minden felhasználótípusnak más az engedélykészlete.
A normál felhasználók nem rendelkeznek ugyanazokkal a jogosultságokkal, mint a rendszergazdák, akik hozzáférhetnek a teljes rendszerhez szerkesztés és konfiguráció céljából. Fontos, hogy a rendszert az engedélyek szemszögéből vizsgáljuk, különösen akkor, ha nagyobb a közreműködőkből álló csapatunk.
Többnyelvű támogatás: Egy megbízható CMS lehetővé teszi a több nyelven való használatot. Ha a csapatod nemzetközi, ez elengedhetetlen. A felhasználók megváltoztathatják az adminisztrációs felület megjelenítési nyelvét az együttműködés megkönnyítése érdekében.
Több nyelv is használható tartalomkészítéshez: például van egy csapatod, ahol egyes alkotók egy nyelven írnak cikkeket, mások pedig egy másik nyelvre fordítják ezeket a tartalmakat. Egy jó CMS lehetővé teszi a tartalom egyidejű kezelését több nyelven.
Tartalomkezelési funkciók
Tartalomkészítés: A tartalomkezelő rendszerek (CMS) képesek cikkeket, oldalakat, blogbejegyzéseket, híreket, képeket és egyebeket hozzáadni. Könnyen használható és érthető felülettel kell rendelkezniük, sokuk elrejti a forráskód szerkesztési funkcióit (például a HTML-t), és egy Microsoft Wordhöz hasonló vagy valami egyszerűbb szerkesztőt kell kínálniuk. Így a felhasználóknak nem kell ismerniük a HTML programozást vagy formázást, hanem a tartalomra koncentrálhatnak.
Indexelés és keresés: Egy jó tartalomkezelő rendszer (CMS) rendelkezik olyan funkciókkal, amelyekkel indexelhető a tartalom, rendszerezhető és újra felfedezhető keresés, szűrés stb. segítségével. Különösen akkor kulcsfontosságú, ha egy olyan szervezetnél dolgozik, amely sok tartalmat állít elő (nagyvállalat, újságszerkesztőség, hírügynökség), hogy gyorsan és egyszerűen rendszerezhesse és megtalálhassa a tartalmat. Ezért elengedhetetlen a keresőmotor, valamint az a képesség, hogy minden cikkhez és tartalomhoz további információkat, például metacímkéket, leírásokat, kulcsszavakat és további tulajdonságokat (hozzáadás dátuma, közzététel dátuma, kategóriák, szerző stb.) lehessen hozzáadni.
Változáskezelés és módosítások: A fejlettebb CMS rendszerek tartalmazzák a tartalomváltozások rögzítésére szolgáló funkciókat. Minden cikk vagy dokumentum esetében nemcsak a legfrissebb verzió kerül rögzítésre, hanem az összes korábbi verzió és módosítás is. Azt is tárolja, hogy ki végezte a módosítást, a dokumentum melyik részét, mikor történt a módosítás, és mi volt az előző verzió.
Ezek a képességek, a korábban említett szabályokkal és jogosultságokkal kombinálva, segítenek egy adott dokumentumon dolgozó összes személy naplózásában, valamint szükség esetén egy korábbi verzióra való visszaállításban.
Dokumentumok betöltése és archiválása: A tartalomkezelő rendszerek egy másik gyakori funkciója a nyomtatott dokumentumok szkennelése, importálása és archiválása. Különböző dokumentumformátumok tölthetők fel (képek, Word-dokumentumok, Excel stb.), és rendszerezhetők későbbi visszakeresés céljából. Egy korábbi adatbázis nagyon hasznos abban, hogy a vállalatok helyet takarítsanak meg, miközben továbbra is hozzáférhetnek a dokumentumokhoz auditok, pénzügyek stb. céljából.
A beolvasási folyamat sokszor optikai tartalomfelismerést (OCR) is magában foglal, és a szöveget a beolvasott fájlokkal összehasonlítva indexeli. Így ezek a dokumentumok már nem csak képek, hanem kereshetők, szűrhetők stb.
Publikálási funkciók: Amikor cikkek, blogbejegyzések stb. közzétételére kerül sor, egy tartalomkezelő rendszer ezt nagyon gyorssá és egyszerűvé teszi egy űrlapalapú felületen keresztül.
Weboldalakon nem a tartalmat készítőknek kell azt közzétenniük és szépen formázniuk a publikáláshoz. A CMS rendszerek sablonokkal/sablonokkal rendelkeznek, amelyeket a publikáláskor kombinálnak a cikkel, így a weboldal automatikusan, kódbeavatkozás nélkül, ezekből áll össze.
A WordPress olyan témákat tartalmaz, amelyek telepíthetők vagy lecserélhetők egy teljes weboldalon, így a dizájn egyetlen kattintással teljesen megváltoztatható, miközben a tartalom változatlan marad. A sablonok absztrakt módon jelenítik meg a tartalom megjelenítési részét, és megakadályozzák a hibákat, biztosítva a dizájn egységességét oldalról oldalra. További előny, hogy a tartalmat kezelő embereknek nincs szükségük programozási vagy webdizájni ismeretekre.
Optimalizálási funkciók (SEO): A legtöbb tartalomkezelő rendszer, amelynek célja az információk internetes közzététele, rendelkezik legalább alapvető keresőoptimalizálási funkciókkal. Ezek magukban foglalhatják a metacímkék (kulcsszavak, leírások, címek), ALT-címkék hozzáadását a képekhez és a cikkek URL-címeinek módosítását.
A WordPress rendelkezik ezekkel a funkciókkal, de lehetővé teszi a funkcionalitás bővítését is bővítmények (modulok) telepítésével, amelyek javíthatják vagy akár le is cserélhetik a funkcionalitást, miközben egy teljes rendszer átveszi a felelősséget. A SEO területen például telepítheti a Yoast modult, amely teljes mértékben lecseréli a WordPress SEO-val kapcsolatos funkcióit, és számos további lehetőséget kínál (tartalomelemzés, kulcsszó-sűrűség ellenőrzése, oldaltérkép generálása és egyebek).
Specializált funkciók
A tartalomkezelő rendszerek speciális funkciókat is kínálhatnak, az igényeidtől függően. Ha WordPress-t használsz, a rendszer egyszerű telepítése nem kínálja ezeket a funkciókat, de modulok (bővítmények) hozzáadásával kell telepítened őket.
Így szinte teljesen átalakíthatod a rendszeredet e-kereskedelem, HR, képfeldolgozás, eseménykezelés, naptár és számtalan egyéb funkció hozzáadásával – mindössze meg kell találnod a megfelelő bővítményt (vagy magadnak kell elkészítened).
Bár a WordPress eredetileg nem erre készült, a bővítmény architektúrája lehetővé teszi bárki számára, hogy tetszés szerint bővítse a képességeket – egészen odáig, hogy bizonyos „keretrendszereket” (teljes platformokat) telepíthet, amelyek nemcsak témákat/sablonokat, hanem modulokat is tartalmaznak az oldalak vizuális felépítéséhez (lásd Divi, Elementor, Gravity stb.).
A specializáltabb CMS rendszerek alapértelmezés szerint tartalmazzák ezt a funkciót (ha ezt tervezed, vagy ha egy vállalat saját CMS-t szeretne létrehozni, és teljes mértékben kontrollálni szeretné a funkciókat és a működést), vagy idővel bővíthetők igény szerint.
Például a CMS rendszerem (CCIDESQ) 2002-ben indult egészen egyszerűen, egy könyvforgalmazó termékadatbázisának, készletnyilvántartásának és ügyfélnyilvántartásának kezelésére szolgáló platformként. Azért kezdtem el fejleszteni, mert akkoriban még nem létezett a WordPress, és a piacon elérhető többi rendszer is nagyon korlátozott volt. Mivel hajlamos vagyok magamnak elkészíteni a szükséges eszközöket, nekiláttam a tanulásnak és a munkának. Az az oldal, amelyről ezt a cikket olvasod, CCIDESQ-et futtat, nem WordPress-t!
Ahogy a rendszert használták és bevezették, számos ötlet merült fel a bővítésre, és menet közben rengeteg funkciót és modult adtam hozzá új képességekkel: megrendelések, ügyfelek, számlázás, bevásárlókosár, HR menedzsment, beszállítók, adózási funkciók (ÁFA naplók, vezetői jelentések), integráció POS rendszerekkel, postai szolgáltatások és még sok-sok más!
Néhány év alatt a CCIDESQ sokkal többé vált, mint egy tartalomkezelő rendszer – szinte egy teljes ERP platformmá vált. Nem sokkal később új területekre is kiterjedt: ügyvédi irodavezetés, dokumentumarchiválás, ingatlanügyletek, időpont-egyeztetés, rendezvények, közösségi média, blogolás és egyebek.
Információátviteli függvények
Egy modern CMS platform nem működhet elszigetelten . Akár weben szeretne tartalmat közzétenni (egy vagy több weboldalon), akár gyűjtőplatformokon terjeszteni tartalmat, akár más rendszerekkel és alkalmazásokkal való interakciót biztosítani, nem kell sokáig várni arra a következtetésre, hogy szüksége van egy módra a rendszer „megnyitására”.
A megoldás az API-k hozzáadása a rendszerhez.
A CCIDESQ rendszerem esetében, miután néhány évig elszigetelten, egyetlen országban, egyetlen ügyfél számára működött, felmerült az igény, hogy a rendszer több országban is működjön, és ne csak ez, hanem kommunikáljon a nemzetközileg telepített más példányaival is.
Amikor egy nemzetközi tevékenységgel rendelkező ügyfél számára fejlesztünk e-kereskedelmi weboldalakat, teljesen normális, hogy információkat (termékinformációk, készlet, árak, fordítások, cikkek stb.) kell cserélni az ismétlődő munka csökkentése, a kommunikáció megkönnyítése és a műveletek egyszerűsítése érdekében.
Így felmerült az igény egy API (alkalmazásprogramozási felület) fejlesztésére, amely lehetővé teszi a rendszerek számára, hogy „kommunikáljanak egymással”.
Szükség volt arra is, hogy az API támogassa a mobilalkalmazásokkal (iOS, Android stb.) való kommunikációt, hogy azokat az ügynökök vagy az ügyfelek számítógép nélkül is használhassák, és hogy az ügyfelek közvetlenül a mobiltelefonjukról hozhassanak létre fiókot, vásárolhassanak termékeket, nyomon követhessék a rendelések állapotát. A CCIDESQ-ről egy későbbi cikkben részletesebben is beszélek.
Az API az adatcsere réteg része, és fejlett funkciókat biztosít azoknak, akik együtt szeretnének működni a vállalatával. Például, ha egy vállalat egy készletszinkronizáló rendszert szeretne létrehozni egy olyan weboldallal vagy adatbázissal, amelyet a CMS rendszere kezel, egy szabványosított API lehetővé teszi a vállalat számára, hogy az adatokat szabványos módon formázza és továbbítsa, az API pedig elfogadja, megérti és tárolja azokat a rendszerben – mindezt a CMS módosítása nélkül.
Manapság minden elosztott alkalmazás API-kat használ a kommunikációhoz. A modern alkalmazások már nem monolitikusak (egyetlen óriási alkalmazás, amely minden funkciót egy helyen tartalmaz), hanem különállóak, elosztottak, modulárisak és skálázhatóak. Ezen különálló komponensek közötti kommunikáció API-kon és REST protokollokon keresztül történik.
Ebben az összefüggésben egy CMS funkcionalitása határtalan! Az új határ a headless CMS (nincs előre definiált felület), de csak adatbázissal és egy API-val, amely lehetővé teszi az adatok transzparens hozzáadását, keresését, módosítását és lekérését. Egy headless CMS-sel az adatokkal dolgozó csapat már nem korlátozódik egyetlen adminisztrációs felületre, hanem az API, a headless CMS-ben létrehozott protokollok segítségével saját felületet építhetnek, és az adatokat bármilyen módon felhasználhatják.
