Sistemi za upravljanje vsebin (CMS ali Content Management System) so različne aplikacije, ki pomagajo pri ustvarjanju in spreminjanju informacij v digitalni obliki.
Aplikacije za upravljanje vsebin imajo običajno nabor funkcij in zmogljivosti, ki omogočajo upravljanje dokumentov, digitalnih vsebin (slik, zvoka itd.) na način sodelovanja.
Na primer, več zaposlenih v podjetju ali različnih oddelkih lahko sodeluje v določenih stilih in procesih – najprej delajo ustvarjalci ali pisci, nato uredniki, drugi menedžerji odobrijo vsebino, skrbniki konfigurirajo sistem itd.
Sliši se kot neumnost, vem! Naj bo preprosto:
Kar danes prepoznavamo kot sistem za upravljanje vsebine, deluje večinoma na spletu: spletna aplikacija, ki omogoča različnim ljudem, da se prijavijo, dodajo vsebino, materiale ali vire in jih na koncu objavijo v spletu (javno) ali znotraj podjetja, samo da zaposlenih ali sodelavcev (intranet).
V preteklosti so obstajali notranji sistemi v omrežjih ali računalnikih velikih podjetij, ki niso bili spletni, da bi do njih lahko dostopali prek brskalnika, ampak so bile aplikacije Windows, Linux itd., toda v sodobnem času so skoraj vsi CMS spletni temeljijo – delujejo v brskalniku, iz centralnega strežnika in so dostopni od koder koli.
Eden najbolj priljubljenih sistemov za upravljanje vsebin je Wordpress, ki omogoča ustvarjanje spletnih strani, dodajanje objav v blogih, strani, besedil in njihovo objavljanje na spletu. Če govorimo samo o spletu, je Wordpress verjetno najbolj razširjen (ocenjujejo, da skoraj 30 % spletnih strani na internetu upravlja WordPress) od svoje uvedbe leta 2003. Še več, Wordpress je brezplačen in »odprt«, kar omogoča vsakomur, da ga spreminja in razširja po želji.
Takoj za WordPressom sta Joomla in Drupal, sledijo pa jima številni drugi z manjšim občinstvom.
Zgradba sistema CMS
Sistem za upravljanje vsebin ima dva dela:
- Skrbniški del je aplikacija, ki uporabnikom omogoča ustvarjanje virov, člankov, materialov, strani itd. Ta vmesnik temelji na poslovnih pravilih, kot so sistem dovoljenj, hierarhija in določeni procesi za ustvarjanje in urejanje virov.
- Predstavitveni del je vmesnik, ki ciljni publiki predstavi vire iz 1. točke. V primeru sistema za upravljanje spletnih strani (kot je Wordpress) je predstavitveni del javno spletno mesto, do katerega dostopajo obiskovalci, širša javnost.
Funkcije sistema CMS
Sistem za upravljanje vsebin vključuje minimalne funkcije, ki so povezane z dostopanjem do uporabnikov in jim pomagajo pri ustvarjanju, spreminjanju in objavljanju informacij, s katerimi delajo.
Funkcije dostopa
Sistem prijave: CMS vključuje sistem prijave za uporabnike. Administracijski del mora biti zaščiten pred nepooblaščenimi spremembami, zato ima vsak uporabnik račun z uporabniškim imenom ali geslom.
Sistem dovoljenj: Vsi uporabniki nimajo enakega dostopa in dovoljenj. V vsaki organizaciji obstajajo različne hierarhije in vrste zaposlenih ter ustvarjalcev vsebin. V WordPressu obstajajo redni uporabniki, uredniki in skrbniki. Vsaka vrsta uporabnika ima drugačen nabor dovoljenj.
Običajni uporabniki nimajo enakih privilegijev kot skrbniki, ki imajo dostop do celotnega sistema za urejanje in konfiguracijo. Pomembno je, da na sistem pogledate skozi lečo dovoljenj, še posebej, če imate večjo ekipo sodelavcev.
Podpora za več jezikov: ugleden CMS omogoča uporabo v več jezikih. Če je vaša ekipa mednarodna, je to bistveno. Uporabniki lahko spremenijo jezik, v katerem je prikazan skrbniški vmesnik, da olajšajo sodelovanje.
Za ustvarjanje vsebine je mogoče uporabiti tudi več jezikov: morda imate ekipo, kjer nekateri ustvarjalci pišejo članke v enem jeziku, drugi pa to vsebino prevajajo v drug jezik. Dober CMS vam omogoča upravljanje vsebine v več jezikih hkrati.
Funkcije upravljanja vsebine
Ustvarjanje vsebine: CMS-ji imajo zmožnosti dodajanja člankov, strani, objav v blogih, novic, slik in še več. Imeti morajo enostaven za uporabo in razumevanje vmesnik, mnogi skrivajo funkcijo urejanja izvorne kode (kot je HTML) in ponujajo urejevalnik, podoben Microsoft Wordu ali kaj bolj poenostavljenega. Tako uporabnikom ni treba poznati programiranja ali oblikovanja HTML, ampak se bodo osredotočili na vsebino.
Indeksiranje in iskanje: Dober CMS ima funkcije za indeksiranje vsebin, njihovo organiziranje in ponovno odkrivanje z iskanjem, filtriranjem itd. To je ključnega pomena, še posebej, če delate v organizaciji, ki proizvaja veliko vsebin (veliko podjetje, uredništvo časopisov). , tiskovna agencija), da lahko hitro in enostavno organizirate in poiščete vsebino. Zato je iskalnik bistvenega pomena, pa tudi možnost dodajanja dodatnih informacij vsakemu članku in vsebini, kot so meta oznake, opisi, ključne besede in dodatne lastnosti (datum dodajanja, datum objave, kategorije, avtor itd.) .
Revizije in nadzor sprememb: Naprednejši sistemi CMS vključujejo funkcije za beleženje sprememb vsebine. Za vsak članek ali dokument ni zabeležena le najnovejša različica, ampak tudi vse prejšnje različice in spremembe. Shranjuje tudi, kdo je naredil spremembo, kateri del dokumenta, kdaj je prišlo do spremembe in kakšna je bila prejšnja različica.
Te zmogljivosti v kombinaciji s prej omenjenimi pravili in privilegiji pomagajo ustvariti revizijsko sled vseh, ki so delali na določenem dokumentu, in se po želji vrnejo na prejšnjo različico.
Zajemanje in arhiviranje dokumentov: Druga pogosta značilnost sistemov za upravljanje vsebine je skeniranje, uvažanje in arhiviranje natisnjenih dokumentov. Naložiti je mogoče različne formate dokumentov (slike, dokumente Word, Excel itd.) in jih organizirati za kasnejši priklic. Zgodovinska podatkovna baza je zelo uporabna, saj podjetju pomaga prihraniti prostor, vendar ima še vedno dostop do dokumentov za revizije, finance itd.
Postopek vnosa velikokrat vključuje tudi optično prepoznavanje vsebine (OCR) in indeksiranje tega besedila glede na skenirane datoteke. Tako ti dokumenti niso več samo slike, ampak jih je mogoče iskati, filtrirati itd.
Funkcije objavljanja: ko pride čas za objavo člankov, objav v spletnih dnevnikih itd., sistem za upravljanje vsebine to naredi zelo hitro in preprosto prek vmesnika, ki temelji na obrazcih.
Na spletnih mestih ni odgovornost tistih, ki ustvarjajo vsebino, da jo objavijo in jo lepo oblikujejo za objavo. CMS sistemi imajo predloge/predloge, ki jih v času objave kombinirajo s člankom, tako da je spletna stran samodejno sestavljena iz teh, brez kodnega intervencije.
WordPress vključuje teme, ki jih je mogoče namestiti ali zamenjati na celotnem spletnem mestu, tako da je mogoče obliko v celoti spremeniti z enim klikom, vsebina pa ostane enaka. Predloge abstrahirajo predstavitveni del vsebine in preprečujejo napake, s čimer zagotavljajo doslednost oblikovanja od strani do strani. Druga prednost je, da ljudje, ki upravljajo vsebino, ne potrebujejo nobenega znanja programiranja ali spletnega oblikovanja.
Optimizacijske funkcije (SEO): Večina sistemov za upravljanje vsebine, katerih cilj je objavljanje informacij na internetu, ima vsaj osnovne funkcije optimizacije iskalnikov. Ti lahko vključujejo: dodajanje meta oznak (ključne besede, opisi, naslovi), oznak ALT slikam in spreminjanje URL-jev člankov.
WordPress ima te funkcije, vendar vam omogoča tudi razširitev funkcionalnosti z namestitvijo vtičnikov (modulov), ki lahko izboljšajo ali celo nadomestijo funkcionalnost, pri čemer celoten sistem prevzame odgovornost. Na področju SEO lahko na primer namestite modul Yoast, ki popolnoma nadomesti funkcije WordPressa, povezane s SEO, in ponuja veliko več možnosti (analiza vsebine, preverjanje gostote ključnih besed, ustvarjanje zemljevidov spletnih mest in drugo).
Specializirane funkcije
Sistemi za upravljanje vsebin lahko ponudijo tudi specializirane funkcije, odvisno od vaših potreb. Če uporabljate WordPress, preprosta namestitev sistema teh funkcij ne ponuja, ampak jih morate namestiti z dodajanjem modulov (vtičnikov).
Tako lahko skoraj popolnoma preoblikujete svoj sistem z dodajanjem e-trgovine, kadrovske službe, obdelave slik, upravljanja dogodkov, koledarja in nešteto drugih funkcij – vse kar morate storiti je, da poiščete pravi vtičnik (ali ga sestavite sami).
Čeprav WordPress prvotno ni bil zgrajen za to, arhitektura vtičnikov omogoča vsakomur, da po želji razširi zmogljivosti – vse do možnosti namestitve določenih »ogrodij« (celotnih platform), ki vključujejo ne le teme/predloge, temveč tudi module za vizualno gradnjo strani (glej Divi, Elementor, Gravity itd.).
Bolj specializirani sistemi CMS vključujejo to funkcionalnost takoj po namestitvi (če nameravate ali če podjetje želi zgraditi lasten CMS in imeti popoln nadzor nad funkcijami in načinom njegovega delovanja) ali pa se lahko sčasoma po potrebi povečajo.
Na primer, moj sistem CMS (CCIDESQ) se je začel precej preprosto leta 2002 kot platforma za upravljanje baze podatkov o izdelkih, nadzor zalog in evidenc strank za distributerja knjig. Začel sem ga razvijati, ker takrat WordPress še ni obstajal in so bili drugi sistemi, ki so bili na voljo na trgu, zelo omejeni. Ker sem bil nagnjen k temu, da bi orodja, ki sem jih potreboval, sam zgradil, sem se lotil učenja in dela. Spletno mesto, na katerem berete ta članek, uporablja CCIDESQ in ne Wordpress!
Ko je bil sistem uporabljen in sprejet, se je pojavilo veliko idej za širitev, na poti pa sem dodal veliko, veliko funkcij in modulov z novimi zmožnostmi: naročila, stranke, fakturiranje, nakupovalna košarica, kadrovsko vodenje, dobavitelji, davčne funkcije (dnevniki DDV , poročila o upravljanju), integracija s sistemi POS, poštne storitve in še veliko, veliko več!
V nekaj letih CCIDESQ postal veliko več kot sistem upravljanja vsebin - postal je skoraj celotna platforma ERP. Pred časom se je razširila na nova področja: upravljanje odvetniške družbe, arhiviranje dokumentov, nepremičnine, načrtovanje, dogodke, družbene medije, bloganje in drugo.
Funkcije prenosa informacij
Sodobna platforma CMS ne more delovati osamljeno . Ne glede na to, ali želite objaviti vsebino na spletu (eno spletno mesto ali več), distribuirati vsebino na agregacijskih platformah ali želite, da sistem komunicira z drugimi sistemi in aplikacijami, ne traja dolgo, preden pridete do zaključka, da potrebujete način, kako "odpreti" sistem.
Rešitev je dodajanje API-jev v sistem.
V primeru mojega sistema CCIDESQ se je po nekaj letih delovanja v izolaciji, v eni državi, za eno stranko pojavila potreba, da sistem deluje v več državah, in ne samo to, da komunicira z drugimi nameščenimi kopijami mednarodno.
Pri razvoju spletnih mest za e-trgovino za stranko z mednarodnimi operacijami je povsem normalno, da je treba izmenjati informacije (informacije o izdelkih, zalogah, cenah, prevodih, člankih in več), da zmanjšamo ponavljajoče se delo ter olajšamo komunikacijo in poenostavimo poslovanje.
Tako se je pojavila potreba po razvoju API-ja (Application Programming Interface), ki bi sistemom omogočal, da se »pogovarjajo drug z drugim«.
Obstajala je tudi potreba po tem, da bi API podpiral komunikacijo z mobilnimi aplikacijami (iOS, Android itd.), tako da bi jih lahko uporabljali agenti ali stranke brez dostopa do računalnika in strankam omogočal ustvarjanje računa, nakup izdelkov, sledenje status naročila, neposredno iz svojega mobilnega telefona. Več o CCIDESQ bom razpravljal v poznejšem članku.
API je del sloja za izmenjavo podatkov in zagotavlja napredno funkcionalnost tistim, ki želijo sodelovati z vašim podjetjem. Na primer, če želi podjetje zgraditi sistem za sinhronizacijo zalog s spletnim mestom ali zbirko podatkov, ki jo upravlja vaš sistem CMS, standardizirani API temu podjetju omogoča, da formatira podatke na standarden način in jih posreduje, API pa jih bo sprejel , razumeti in shraniti v sistem – vse brez sprememb CMS.
Vse današnje distribuirane aplikacije za komunikacijo uporabljajo API-je. Sodobne aplikacije niso več monolitne (ena ogromna aplikacija, ki združuje vse funkcionalnosti na enem mestu), ampak so ločene, porazdeljene, modularne in razširljive. Komunikacija med vsemi temi različnimi komponentami poteka prek API-jev in protokolov REST.
V tem kontekstu funkcionalnost CMS nima meja! Nova meja je CMS brez glave (brez vnaprej določenega vmesnika), vendar le z bazo podatkov in API-jem, ki omogoča pregledno dodajanje, iskanje, spreminjanje in pridobivanje podatkov. Z brezglavim CMS ekipa, ki dela s podatki, ni več omejena na en sam administrativni vmesnik, ampak lahko z uporabo API-ja, protokolov, ustvarjenih v brezglavem CMS, zgradijo svoj vmesnik in uporabljajo podatke na kakršen koli način.
