Sistemi za upravljanje vsebin (CMS ali sistem za upravljanje vsebin) so različne aplikacije, ki pomagajo pri ustvarjanju in spreminjanju informacij v digitalni obliki.
Aplikacije za upravljanje vsebin imajo običajno nabor funkcij in zmogljivosti, ki omogočajo upravljanje dokumentov, digitalnih vsebin (slike, zvok itd.) na način sodelovanja.
Na primer, več zaposlenih v podjetju ali različnih oddelkih lahko sodeluje v določenih slogih in procesih – najprej delajo ustvarjalci ali pisci, nato uredniki, drugi vodje odobrijo vsebino, skrbniki konfigurirajo sistem itd.
Sliši se kot nerazumljivo besedilo, vem! Naj bo preprosto:
Kar danes imenujemo sistem za upravljanje vsebin, deluje predvsem na spletu: spletna aplikacija, ki različnim ljudem omogoča prijavo, dodajanje vsebine, gradiv ali virov in njihovo objavo na spletu (javno) ali znotraj podjetja, samo za zaposlene ali sodelavce (intranet).
V preteklosti so obstajali interni sistemi, v velikih podjetniških omrežjih ali računalnikih, ki niso bili spletni za dostop prek brskalnika, temveč so bile to aplikacije za Windows, Linux itd., v sodobnem času pa so skoraj vsi CMS-ji spletni – delujejo v brskalniku, iz centralnega strežnika in so dostopni od koder koli.
Eden najbolj priljubljenih sistemov za upravljanje vsebin je WordPress, ki omogoča ustvarjanje spletnih strani, dodajanje objav v blogih, strani, besedil in njihovo objavljanje na spletu. Če govorimo samo o spletu, je WordPress verjetno najbolj razširjen (ocenjujejo, da WordPress upravlja skoraj 30 % spletnih strani na internetu) od svoje uvedbe leta 2003. Še več, WordPress je brezplačen in »odprt«, kar omogoča vsakomur, da ga spreminja in razširja po želji.
Takoj za WordPressom sta Joomla in Drupal, sledijo pa jima številni drugi z manjšim občinstvom.
Struktura sistema CMS
Sistem za upravljanje vsebin ima dva dela:
- Administracijski del je aplikacija, ki uporabnikom omogoča ustvarjanje virov, člankov, gradiv, strani in tako naprej. Ta vmesnik temelji na poslovnih pravilih, kot so sistem dovoljenj, hierarhija in določeni postopki za ustvarjanje in urejanje virov.
- Predstavitveni del je vmesnik, ki ciljni publiki predstavi vire iz 1. točke. V primeru sistema za upravljanje spletnih strani (kot je WordPress) je predstavitveni del javno spletno mesto, do katerega dostopajo obiskovalci, širša javnost.
Funkcije sistema CMS
Sistem za upravljanje vsebin vključuje najmanj funkcij, ki so povezane z dostopom do uporabnikov in jim pomagajo pri ustvarjanju, spreminjanju in objavljanju informacij, s katerimi delajo.
Dostop do funkcij
Sistem prijave: CMS-ji vključujejo sistem prijave uporabnikov. Administratorski del mora biti zaščiten, da se preprečijo nepooblaščene spremembe, zato ima vsak uporabnik račun z uporabniškim imenom ali geslom.
Sistem dovoljenj: Vsi uporabniki nimajo enakega dostopa in dovoljenj. V vsaki organizaciji obstajajo različne hierarhije in vrste zaposlenih ter ustvarjalcev vsebin. V WordPressu obstajajo redni uporabniki, uredniki in skrbniki. Vsaka vrsta uporabnika ima drugačen nabor dovoljenj.
Redni uporabniki nimajo enakih pravic kot skrbniki, ki imajo dostop do celotnega sistema za urejanje in konfiguracijo. Pomembno je, da na sistem gledate skozi prizmo dovoljenj, še posebej, če imate večjo ekipo sodelavcev.
Podpora za več jezikov: Ugleden sistem za upravljanje vsebin (CMS) omogoča uporabo v več jezikih. Če je vaša ekipa mednarodna, je to bistvenega pomena. Uporabniki lahko spremenijo jezik, v katerem je prikazan skrbniški vmesnik, da olajšajo sodelovanje.
Za ustvarjanje vsebin se lahko uporablja tudi več jezikov: morda imate ekipo, kjer nekateri ustvarjalci pišejo članke v enem jeziku, drugi pa to vsebino prevajajo v drug jezik. Dober sistem za upravljanje vsebin vam omogoča upravljanje vsebin v več jezikih hkrati.
Funkcije upravljanja vsebin
Ustvarjanje vsebine: Sistemi za upravljanje vsebin (CMS) omogočajo dodajanje člankov, strani, objav v spletnem dnevniku, novic, slik in še več. Imeti morajo enostaven za uporabo in razumljiv vmesnik, mnogi skrivajo funkcionalnost urejanja izvorne kode (kot je HTML) in ponujajo urejevalnik, podoben programu Microsoft Word, ali kaj bolj poenostavljenega. Tako uporabnikom ni treba poznati programiranja ali oblikovanja HTML, temveč se bodo osredotočili na vsebino.
Indeksiranje in iskanje: Dober CMS ima funkcije za indeksiranje vsebine, njeno organiziranje in ponovno odkrivanje z iskanjem, filtriranjem itd. Ključnega pomena je, še posebej, če delate v organizaciji, ki proizvaja veliko vsebine (veliko podjetje, uredništvo časopisa, tiskovna agencija), da lahko vsebino hitro in enostavno organizirate in najdete. Zato je iskalnik bistvenega pomena, prav tako pa tudi možnost dodajanja dodatnih informacij vsakemu članku in delu vsebine, kot so metaoznake, opisi, ključne besede in dodatne lastnosti (datum dodajanja, datum objave, kategorije, avtor itd.).
Nadzor revizij in sprememb: Naprednejši sistemi CMS vključujejo funkcije za beleženje sprememb vsebine. Za vsak članek ali dokument se ne zabeleži le najnovejša različica, temveč tudi vse prejšnje različice in opravljene spremembe. Shrani tudi, kdo je izvedel spremembo, kateri del dokumenta, kdaj je prišlo do spremembe in kakšna je bila prejšnja različica.
Te zmogljivosti, skupaj s prej omenjenimi pravili in privilegiji, pomagajo ustvariti revizijsko sled vseh, ki so delali na določenem dokumentu, in po želji vrniti na prejšnjo različico.
Vnos in arhiviranje dokumentov: Druga pogosta značilnost sistemov za upravljanje vsebin je skeniranje, uvoz in arhiviranje natisnjenih dokumentov. Naložiti je mogoče različne oblike dokumentov (slike, dokumente Word, Excel itd.) in jih organizirati za kasnejši dostop. Zgodovinska baza podatkov je zelo uporabna, saj podjetju pomaga prihraniti prostor, hkrati pa ima še vedno dostop do dokumentov za revizije, finance itd.
Postopek vnosa pogosto vključuje tudi optično prepoznavanje vsebine (OCR) in indeksiranje tega besedila glede na skenirane datoteke. Tako ti dokumenti niso več le slike, temveč jih je mogoče iskati, filtrirati itd.
Funkcije objavljanja: Ko pride čas za objavo člankov, objav na blogu itd., sistem za upravljanje vsebin to zelo pospeši in poenostavi prek vmesnika, ki temelji na obrazcih.
Na spletnih straneh ni odgovornost tistih, ki ustvarjajo vsebino, da jo tudi objavijo in lepo oblikujejo za objavo. Sistemi CMS imajo predloge/templates, ki jih ob objavi združijo s člankom, tako da se spletna stran samodejno sestavi iz teh, brez posredovanja kode.
WordPress vključuje teme, ki jih je mogoče namestiti ali zamenjati na celotnem spletnem mestu, tako da je mogoče obliko v celoti spremeniti z enim klikom, vsebina pa ostane enaka. Predloge abstrahirajo predstavitveni del vsebine in preprečujejo napake, s čimer zagotavljajo doslednost oblikovanja od strani do strani. Druga prednost je, da ljudje, ki upravljajo vsebino, ne potrebujejo nobenega znanja programiranja ali spletnega oblikovanja.
Optimizacijske funkcije (SEO): Večina sistemov za upravljanje vsebin, katerih cilj je objavljanje informacij na internetu, ima vsaj osnovne funkcije optimizacije za iskalnike. Te lahko vključujejo: dodajanje meta oznak (ključne besede, opisi, naslovi), oznake ALT slikam in spreminjanje URL-jev člankov.
WordPress ima te funkcije, vendar vam omogoča tudi razširitev funkcionalnosti z namestitvijo vtičnikov (modulov), ki lahko izboljšajo ali celo nadomestijo funkcionalnost, pri čemer celoten sistem prevzame odgovornost. Na področju SEO lahko na primer namestite modul Yoast, ki popolnoma nadomesti funkcije WordPressa, povezane s SEO, in ponuja veliko več možnosti (analiza vsebine, preverjanje gostote ključnih besed, ustvarjanje zemljevidov spletnega mesta in drugo).
Specializirane funkcije
Sistemi za upravljanje vsebin lahko ponudijo tudi specializirane funkcije, odvisno od vaših potreb. Če uporabljate WordPress, preprosta namestitev sistema teh funkcij ne ponuja, ampak jih morate namestiti z dodajanjem modulov (vtičnikov).
Tako lahko skoraj popolnoma preoblikujete svoj sistem z dodajanjem e-trgovine, kadrovske službe, obdelave slik, upravljanja dogodkov, koledarja in številnih drugih funkcij – vse, kar morate storiti, je, da najdete pravi vtičnik (ali ga zgradite sami).
Čeprav WordPress prvotno ni bil zgrajen za to, arhitektura vtičnikov omogoča vsakomur, da po želji razširi zmogljivosti – vse do možnosti namestitve določenih »ogrodij« (celotnih platform), ki vključujejo ne le teme/predloge, temveč tudi module za vizualno gradnjo strani (glej Divi, Elementor, Gravity itd.).
Bolj specializirani sistemi CMS vključujejo to funkcionalnost že vnaprej (če jo nameravate ali če želi podjetje zgraditi svoj CMS in imeti popoln nadzor nad funkcijami in delovanjem) ali pa se lahko sčasoma po potrebi razširijo.
Na primer, moj sistem CMS (CCIDESQ) se je začel precej preprosto leta 2002 kot platforma za upravljanje baze podatkov o izdelkih, nadzor zalog in evidenc strank za distributerja knjig. Začel sem ga razvijati, ker takrat WordPress še ni obstajal in so bili drugi sistemi, ki so bili na voljo na trgu, zelo omejeni. Ker sem bil nagnjen k temu, da bi orodja, ki sem jih potreboval, sam zgradil, sem se lotil učenja in dela. Spletno mesto, na katerem berete ta članek, uporablja CCIDESQ, ne WordPress!
Med uporabo in sprejemanjem sistema se je pojavilo veliko idej za širitev, med potjo pa sem dodal veliko, veliko funkcij in modulov z novimi zmogljivostmi: naročila, stranke, izstavljanje računov, nakupovalna košarica, upravljanje s človeškimi viri, dobavitelji, davčne funkcije (dnevniki DDV, poročila o upravljanju), integracija s POS sistemi, poštne storitve in še veliko, veliko več!
V nekaj letih CCIDESQ postal veliko več kot le sistem za upravljanje vsebin – postal je skoraj celotna platforma ERP. Kmalu se je razširil na nova področja: upravljanje odvetniških pisarn, arhiviranje dokumentov, nepremičnine, razporejanje, dogodke, družbena omrežja, bloganje in drugo.
Funkcije prenosa informacij
Sodobna platforma CMS ne more delovati ločeno . Ne glede na to, ali želite objavljati vsebino na spletu (eno spletno mesto ali več), distribuirati vsebino na agregacijskih platformah ali želite, da sistem komunicira z drugimi sistemi in aplikacijami, ne bo trajalo dolgo, preden boste prišli do zaključka, da potrebujete način, kako »odpreti« sistem.
Rešitev je v dodajanju API-jev v sistem.
V primeru mojega sistema CCIDESQ se je po nekaj letih delovanja v izolaciji, v eni državi, za eno stranko, pojavila potreba, da sistem deluje v več državah, in ne samo to, ampak tudi da komunicira z drugimi kopijami sistema, nameščenimi po vsem svetu.
Pri razvoju spletnih trgovin za stranko z mednarodnim delovanjem je povsem normalno, da si je treba izmenjevati informacije (informacije o izdelkih, zaloge, cene, prevode, članke in drugo), da se zmanjša ponavljajoče se delo, olajša komunikacija in poenostavi poslovanje.
Tako se je pojavila potreba po razvoju API-ja (vmesnika za programiranje aplikacij), ki bi sistemom omogočil »medsebojno komunikacijo«.
Prav tako je bilo potrebno, da bi API podpiral komunikacijo z mobilnimi aplikacijami (iOS, Android itd.), tako da bi jih lahko uporabljali agenti ali stranke brez dostopa do računalnika in da bi strankam omogočili ustvarjanje računa, nakup izdelkov in sledenje stanju naročila neposredno s svojega mobilnega telefona. Več o CCIDESQ bom razložil v kasnejšem članku.
API je del sloja za izmenjavo podatkov in zagotavlja napredne funkcije tistim, ki želijo sodelovati z vašim podjetjem. Če želi na primer podjetje zgraditi sistem za sinhronizacijo delnic s spletnim mestom ali bazo podatkov, ki jo upravlja vaš sistem CMS, standardiziran API omogoča temu podjetju, da podatke formatira na standarden način in jih posreduje, API pa jih bo sprejel, razumel in shranil v sistem – vse brez sprememb v sistemu CMS.
Vse današnje porazdeljene aplikacije za komunikacijo uporabljajo API-je. Sodobne aplikacije niso več monolitne (ena velikanska aplikacija, ki združuje vse funkcionalnosti na enem mestu), temveč so ločene, porazdeljene, modularne in skalabilne. Komunikacija med vsemi temi različnimi komponentami poteka prek API-jev in protokolov REST.
V tem kontekstu funkcionalnost sistema za upravljanje vsebin (CMS) nima meja! Nova meja je sistem za upravljanje vsebin brez glave (CMS brez vnaprej določenega vmesnika), vendar le z bazo podatkov in API-jem, ki omogoča pregledno dodajanje, iskanje, spreminjanje in pridobivanje podatkov. Z sistemom za upravljanje vsebin brez glave ekipa, ki dela s podatki, ni več omejena na en sam skrbniški vmesnik, temveč lahko z uporabo API-ja, protokolov, ustvarjenih v sistemu za upravljanje vsebin brez glave, zgradijo svoj vmesnik in podatke uporabljajo na poljuben način.
