Los sistemas de gestión de contenidos (CMS, o Content Management System) son diversas aplicaciones que ayudan a crear y modificar información en formato digital.
Las aplicaciones de gestión de contenidos suelen disponer de un conjunto de funciones y facilidades que permiten la gestión de documentos, contenidos digitales (imágenes, audio, etc.), de forma colaborativa.
Por ejemplo, varios empleados de una empresa o de diferentes departamentos pueden colaborar en determinados estilos y procesos: primero trabajan los creadores o escritores, luego los editores, otros gerentes aprueban el contenido, los administradores configuran el sistema, etc.
Suena a galimatías, ¡lo sé! Hagámoslo simple:
Lo que hoy identificamos como un sistema de gestión de contenidos funciona en gran medida en la web: una aplicación web que permite a varias personas iniciar sesión, agregar contenidos, materiales o recursos y, eventualmente, publicarlos en la web (público) o dentro de una empresa, sólo para empleados o colaboradores (intranet).
En el pasado, había sistemas internos, en grandes redes de empresas o computadoras, que no estaban basados en la web para ser accedidos a través de un navegador, sino que eran aplicaciones de Windows, Linux, etc., pero en los tiempos modernos, casi todos los CMS están basados en la web: funcionan en un navegador, desde un servidor central, y son accesibles desde cualquier lugar.
Uno de los sistemas de gestión de contenido más populares es WordPress, que permite crear sitios web, añadir entradas de blog, páginas y textos, y publicarlos en la web. Si hablamos solo de la web, WordPress es posiblemente el más extendido (se estima que casi el 30 % de los sitios web en internet se gestionan con WordPress) desde su lanzamiento en 2003. Además, WordPress es gratuito y abierto, lo que permite a cualquiera modificarlo y ampliarlo a su gusto.
Justo detrás de WordPress están Joomla y Drupal, seguidos de muchos otros con audiencias más pequeñas.
Estructura de un sistema CMS
Un sistema de gestión de contenidos tiene dos partes:
- La sección de administración es la aplicación que permite a los usuarios crear recursos, artículos, materiales, páginas, etc. Esta interfaz se basa en de negocio , como un sistema de permisos, una jerarquía y ciertos procesos para crear y editar recursos.
- La sección de presentación es la interfaz que presenta los recursos del punto 1 al público objetivo. En el caso de un CMS para la gestión de sitios web (como WordPress), la sección de presentación es el sitio web público, al que acceden los visitantes, es decir, el público en general.
Funciones de un sistema CMS
Un sistema de gestión de contenidos incluye un mínimo de funciones que tienen que ver con el acceso de los usuarios y su asistencia en la creación, modificación y publicación de la información con la que trabajan.
Funciones de acceso
Sistema de inicio de sesión: Los CMS incluyen un sistema de inicio de sesión para los usuarios. La sección de administración debe estar protegida para evitar cambios no autorizados, por lo que cada usuario tiene una cuenta con un nombre de usuario o contraseña.
Sistema de permisos: No todos los usuarios tienen el mismo acceso y permisos. En cualquier organización existen diferentes jerarquías y tipos de empleados y creadores de contenido. En WordPress, existen usuarios comunes, editores y administradores. Cada tipo de usuario tiene un conjunto de permisos diferente.
Los usuarios comunes no tienen los mismos privilegios que los administradores, quienes tienen acceso a todo el sistema para editar y configurar. Es importante analizar el sistema desde la perspectiva de los permisos, especialmente si cuenta con un equipo numeroso de colaboradores.
Compatibilidad con varios idiomas: Un CMS de calidad permite su uso en varios idiomas. Si su equipo es internacional, esto es fundamental. Los usuarios pueden cambiar el idioma de la interfaz de administración para facilitar la colaboración.
También se pueden usar varios idiomas para la creación de contenido: quizás tengas un equipo en el que algunos creadores escriben artículos en un idioma y otros traducen el contenido a otro. Un buen CMS te permite gestionar contenido en varios idiomas simultáneamente.
Funciones de gestión de contenidos
Creación de contenido: Los CMS permiten añadir artículos, páginas, entradas de blog, noticias, imágenes y más. Deben tener una interfaz fácil de usar y comprender; muchos ocultan la función de edición de código fuente (como HTML) y ofrecen un editor similar a Microsoft Word o uno más ágil. Por lo tanto, los usuarios no necesitan saber programación ni formato HTML, sino que se centran en el contenido.
Indexación y búsqueda: Un buen CMS cuenta con funciones para indexar contenido, organizarlo y redescubrirlo mediante búsquedas, filtros, etc. Es crucial, especialmente cuando se trabaja en una organización que produce mucho contenido (una gran empresa, una redacción de un periódico, una agencia de noticias), poder organizar y encontrar el contenido de forma rápida y sencilla. Por ello, el motor de búsqueda es esencial, así como la posibilidad de añadir información adicional a cada artículo y contenido, como metaetiquetas, descripciones, palabras clave y propiedades adicionales (fecha de publicación, fecha de adición, categorías, autor, etc.).
Revisiones y control de cambios: Los sistemas CMS más avanzados incluyen funciones para registrar cambios de contenido. Para cada artículo o documento, se registra no solo la versión más reciente, sino también todas las versiones anteriores y los cambios realizados. También se almacena quién realizó el cambio, qué parte del documento, cuándo se realizó y cuál era la versión anterior.
Estas capacidades, combinadas con las reglas y privilegios mencionados anteriormente, ayudan a crear un registro de auditoría de todos los que han trabajado en un documento en particular, así como a volver a una versión anterior si se desea.
Ingesta y archivo de documentos: Otra característica común en los sistemas de gestión de contenido es el escaneo, la importación y el archivo de documentos impresos. Se pueden cargar documentos en diversos formatos (imágenes, documentos de Word, Excel, etc.) y organizarlos para su posterior recuperación. Una base de datos histórica es muy útil para que una empresa ahorre espacio y, al mismo tiempo, tenga acceso a los documentos para auditorías, finanzas, etc.
Muchas veces, el proceso de ingesta también incluye el reconocimiento óptico de contenido (OCR) y la indexación de ese texto con archivos escaneados. Por lo tanto, estos documentos ya no son solo imágenes, sino que se pueden buscar, filtrar, etc.
Funciones de publicación: cuando llega el momento de publicar artículos, entradas de blog, etc., un sistema de gestión de contenidos lo hace muy rápido y sencillo a través de una interfaz basada en formularios.
En los sitios web, quienes crean el contenido no son responsables de publicarlo y darle un formato adecuado para su publicación. Los sistemas CMS cuentan con plantillas que se combinan con el artículo en el momento de la publicación, de modo que la página web se compone automáticamente a partir de ellas, sin intervención de código.
WordPress incluye temas que se pueden instalar o reemplazar en todo un sitio web, lo que permite cambiar el diseño por completo con un solo clic y mantener el contenido intacto. Las plantillas simplifican la presentación del contenido y evitan errores, garantizando la coherencia del diseño entre páginas. Otra ventaja es que quienes gestionan el contenido no necesitan conocimientos de programación ni diseño web.
Funciones de optimización (SEO): La mayoría de los sistemas de gestión de contenido que publican información en internet cuentan con funciones básicas de optimización para motores de búsqueda (SEO). Estas pueden incluir: añadir metaetiquetas (palabras clave, descripciones, títulos), etiquetas ALT a imágenes y modificar las URL de los artículos.
WordPress cuenta con estas funciones, pero también permite ampliarlas mediante la instalación de plugins (módulos) que pueden mejorar o incluso reemplazar la funcionalidad, asumiendo la responsabilidad de todo el sistema. En el área de SEO, por ejemplo, se puede instalar el módulo Yoast, que reemplaza por completo las funciones SEO de WordPress y ofrece muchas más posibilidades (análisis de contenido, comprobación de la densidad de palabras clave, generación de mapas del sitio, etc.).
Funciones especializadas
Los sistemas de gestión de contenido también pueden ofrecer funciones especializadas, según tus necesidades. Si usas WordPress, la instalación simple del sistema no ofrece estas funciones, pero debes instalarlas añadiendo módulos (plugins).
De esta forma, puede transformar casi por completo su sistema añadiendo comercio electrónico, RR.HH., procesamiento de imágenes, gestión de eventos, calendario y una gran cantidad de otras funciones: todo lo que tiene que hacer es encontrar el complemento adecuado (o crearlo usted mismo).
Aunque WordPress no fue creado originalmente para esto, la arquitectura del complemento permite a cualquiera ampliar las capacidades como desee, hasta la posibilidad de instalar ciertos "marcos" (plataformas enteras) que incorporan no solo temas/plantillas, sino también módulos para construir páginas visualmente (ver Divi, Elementor, Gravity, etc.).
Los sistemas CMS más especializados incluyen esta funcionalidad lista para usar (si así lo planea o si una empresa desea construir su propio CMS y tener control total sobre las características y cómo funciona) o pueden crecer con el tiempo según sea necesario.
Por ejemplo, mi sistema CMS (CCIDESQ) empezó de forma bastante sencilla en 2002 como una plataforma para gestionar una base de datos de productos, el control de existencias y los registros de clientes de una distribuidora de libros. Empecé a desarrollarlo porque en aquel entonces WordPress no existía y los demás sistemas disponibles en el mercado eran muy limitados. Como persona con ganas de desarrollar las herramientas que necesitaba yo mismo, me puse a aprender y a trabajar. ¡El sitio web en el que estás leyendo este artículo usa CCIDESQ, no WordPress!
A medida que el sistema fue utilizado y adoptado, surgieron muchas ideas de expansión y, en el camino, agregué muchas, muchas funciones y módulos con nuevas capacidades: pedidos, clientes, facturación, carrito de compra, gestión de RR.HH., proveedores, funciones fiscales (registros de IVA, informes de gestión), integración con sistemas POS, servicios postales y ¡muchas, muchas más!
En pocos años, CCIDESQ se ha convertido en mucho más que un sistema de gestión de contenido: se ha convertido prácticamente en una plataforma ERP completa. En poco tiempo, se expandió a nuevas áreas: gestión de bufetes de abogados, archivo de documentos, sector inmobiliario, programación, eventos, redes sociales, blogs y más.
Funciones de transferencia de información
Una plataforma CMS moderna no puede funcionar de forma aislada . Ya sea que desee publicar contenido en la web (uno o más sitios web), distribuirlo en plataformas de agregación o que el sistema interactúe con otros sistemas y aplicaciones, pronto llegará a la conclusión de que necesita una forma de "abrir" el sistema.
La solución es agregar API al sistema.
En el caso de mi sistema CCIDESQ, después de unos años de funcionamiento aislado, en un país, para un cliente, surgió la necesidad de que el sistema funcionara en múltiples países, y no sólo eso, comunicarse con otras copias del mismo instaladas internacionalmente.
Al desarrollar sitios de comercio electrónico para un cliente con operaciones internacionales, es bastante normal necesitar intercambiar información (información de productos, stock, precios, traducciones, artículos y más) para reducir el trabajo repetitivo y facilitar la comunicación y agilizar las operaciones.
Surgió así la necesidad de desarrollar una API (Interfaz de Programación de Aplicaciones) que permitiera a los sistemas “hablar entre sí”.
También era necesario que la API admitiera la comunicación con aplicaciones móviles (iOS, Android, etc.) para que agentes o clientes pudieran usarlas sin necesidad de una computadora y para que los clientes pudieran crear una cuenta, comprar productos y seguir el estado de sus pedidos directamente desde su teléfono móvil. Hablaré más sobre CCIDESQ en un artículo posterior.
La API forma parte de la capa de intercambio de datos y proporciona funcionalidades avanzadas a quienes desean colaborar con su empresa. Por ejemplo, si una empresa desea crear un sistema de sincronización de inventario con un sitio web o una base de datos gestionados por su sistema CMS, una API estandarizada le permite formatear los datos de forma estándar y transmitirlos, y la API los aceptará, los comprenderá y los almacenará en el sistema, todo ello sin modificar el CMS.
Hoy en día, todas las aplicaciones distribuidas utilizan API para comunicarse. Las aplicaciones modernas ya no son monolíticas (una aplicación gigante que integra todas las funciones en un solo lugar), sino que son independientes, distribuidas, modulares y escalables. La comunicación entre todos estos componentes dispares se realiza mediante API y protocolos REST.
En este contexto, ¡la funcionalidad de un CMS no tiene límites! La nueva frontera son los CMS headless (sin interfaz predefinida), con una base de datos y una API que permite añadir, buscar, modificar y recuperar datos de forma transparente. Con un CMS headless, el equipo que trabaja con los datos ya no está limitado a una única interfaz de administración, sino que, mediante la API y los protocolos creados en el CMS headless, puede crear su propia interfaz y utilizar los datos como desee.
