Los sistemas de gestión de contenidos (CMS o sistema de gestión de contenidos) son diversas aplicaciones que ayudan a crear y modificar información en formato digital.
Las aplicaciones de gestión de contenidos suelen contar con un conjunto de funciones y facilidades que permiten la gestión de documentos, contenidos digitales (imágenes, audio, etc.), de forma colaborativa.
Por ejemplo, varios empleados de una empresa o diferentes departamentos pueden colaborar en ciertos estilos y procesos: primero trabajan los creadores o escritores, luego los editores, otros gerentes aprueban el contenido, los administradores configuran el sistema, etc.
Suena como un galimatías, ¡lo sé! Mantengámoslo simple:
Lo que hoy identificamos como un sistema de gestión de contenidos funciona en gran medida en la web: una aplicación web que permite que varias personas inicien sesión, agreguen contenido, materiales o recursos y, finalmente, publicarlos en la web (pública) o dentro de una empresa, sólo para empleados o colaboradores (intranet).
En el pasado, existían sistemas internos, en redes o computadoras de grandes empresas, que no estaban basados en web para acceder a través de un navegador, sino que eran aplicaciones de Windows, Linux, etc., pero en los tiempos modernos casi todos los CMS son web. basados: funcionan en un navegador, desde un servidor central y son accesibles desde cualquier lugar.
Uno de los sistemas de gestión de contenidos más populares es WordPress , que permite crear sitios web , agregar publicaciones de blog, páginas, textos y publicarlos en la web. Si hablamos sólo de la web, WordPress es posiblemente el más extendido (se estima que casi el 30% de los sitios web en Internet están gestionados por WordPress) desde su lanzamiento en 2003. Es más, WordPress es gratuito y 'abierto'. , permitiendo a cualquiera modificarlo y ampliarlo como desee.
Justo detrás de WordPress están Joomla y Drupal, seguidos de muchos otros con audiencias más pequeñas.
Estructura de un sistema CMS
Un sistema de gestión de contenidos consta de dos partes:
- La parte de administración es la aplicación que permite a los usuarios crear recursos, artículos, materiales, páginas, etc. Esta interfaz se basa en reglas de negocio, como un sistema de permisos, una jerarquía y ciertos procesos para la creación y edición de recursos.
- La parte de presentación es la interfaz que presenta los recursos del punto 1 al público objetivo. En el caso de un CMS para la gestión de sitios web (como WordPress), la parte de presentación es el sitio web público al que acceden los visitantes, el público en general.
Funciones de un sistema CMS
Un sistema de gestión de contenidos incluye un mínimo de funciones que tienen que ver con acceder a los usuarios y ayudarles a crear, modificar y publicar la información con la que trabajan.
Funciones de acceso
Sistema de inicio de sesión: los CMS incluyen un sistema de inicio de sesión para los usuarios. La parte de administración debe estar protegida para evitar cambios no autorizados, por lo que cada usuario tiene una cuenta con un nombre de usuario o contraseña.
Sistema de permisos: No todos los usuarios tienen los mismos accesos y permisos. En cualquier organización existen diferentes jerarquías y tipos de empleados y creadores de contenido. En WordPress, hay usuarios, editores y administradores habituales. Cada tipo de usuario tiene un conjunto diferente de permisos.
Los usuarios habituales no tienen los mismos privilegios que los administradores, que tienen acceso a todo el sistema para editarlo y configurarlo. Es importante observar un sistema a través de la lente de los permisos, especialmente si tiene un equipo más grande de contribuyentes.
Soporte para múltiples idiomas: Un CMS respetable permite su uso en múltiples idiomas. Si tu equipo es internacional, esto es imprescindible. Los usuarios pueden cambiar el idioma en el que se muestra la interfaz de administración para facilitar la colaboración.
También se pueden utilizar varios idiomas para la creación de contenido: quizás tengas un equipo donde algunos creadores escriben artículos en un idioma y otros traducen este contenido a otro idioma. Un buen CMS te permite gestionar contenidos en varios idiomas, simultáneamente.
Funciones de gestión de contenidos
Creación de contenido: los CMS tienen capacidades para agregar artículos, páginas, publicaciones de blogs, noticias, imágenes y más. Deben tener una interfaz fácil de usar y comprender, muchos ocultan la funcionalidad de edición del código fuente (como HTML) y ofrecen un editor similar a Microsoft Word o algo más optimizado. Por lo tanto, los usuarios no necesitan saber programación o formato HTML, sino que se centrarán en el contenido.
Indexación y búsqueda: Un buen CMS tiene funciones para indexar contenidos, organizarlos y redescubrirlos mediante búsquedas, filtrados, etc. Es crucial, especialmente cuando se trabaja en una organización que produce muchos contenidos (gran empresa, redacción de un periódico). , agencia de noticias), para poder organizar y encontrar contenidos de forma rápida y sencilla. Así, el motor de búsqueda es fundamental, así como la posibilidad de añadir información adicional a cada artículo y contenido, como metaetiquetas, descripciones, palabras clave y propiedades adicionales (fecha de adición, fecha de publicación, categorías, autor, etc.) .
Revisiones y control de cambios: los sistemas CMS más avanzados incluyen funciones para registrar cambios en el contenido. Para cada artículo o documento no sólo se registra la versión más reciente, sino también todas las versiones anteriores y los cambios realizados. También almacena quién realizó el cambio, qué parte del documento, cuándo ocurrió el cambio y cuál era la versión anterior.
Estas capacidades, combinadas con las reglas y privilegios mencionados anteriormente, ayudan a crear un seguimiento de auditoría de todos los que han trabajado en un documento en particular, así como a retroceder a una versión anterior si lo desea.
Ingestión y archivo de documentos: otra característica común en los sistemas de gestión de contenidos es el escaneo, importación y archivo de documentos impresos. Se pueden cargar varios formatos de documentos (imágenes, documentos de Word, Excel, etc.) y organizarlos para su posterior recuperación. Una base de datos histórica es muy útil para ayudar a una empresa a ahorrar espacio pero aún así tener acceso a documentos para auditorías, finanzas, etc.
Muchas veces, el proceso de ingesta también incluye el reconocimiento óptico de contenido (OCR) y la indexación de ese texto en archivos escaneados. Así estos documentos ya no son sólo imágenes, sino que se pueden buscar, filtrar, etc.
Funciones de publicación: cuando llega el momento de publicar artículos, publicaciones de blog, etc., un sistema de gestión de contenidos lo hace muy rápido y sencillo a través de una interfaz basada en formularios.
En los sitios web, no es responsabilidad de quienes crean el contenido publicarlo y darle un formato adecuado para su publicación. Los sistemas CMS cuentan con plantillas/plantillas, que combinan con el artículo en el momento de su publicación, de modo que la página web se compone automáticamente a partir de estas, sin intervención de código.
WordPress incluye temas que se pueden instalar o reemplazar en un sitio web completo, por lo que el diseño se puede cambiar completamente con un clic y el contenido sigue siendo el mismo. Las plantillas abstraen la parte de presentación del contenido y evitan errores, asegurando la coherencia del diseño de una página a otra. Otra ventaja es que las personas que gestionan el contenido no necesitan ningún conocimiento de programación o diseño web.
Funciones de optimización (SEO): La mayoría de los sistemas de gestión de contenidos que tienen como objetivo publicar información en Internet tienen al menos funciones básicas de optimización de motores de búsqueda. Estos pueden incluir: agregar metaetiquetas (palabras clave, descripciones, títulos), etiquetas ALT a imágenes y modificar las URL de los artículos.
WordPress tiene estas funciones pero también le permite ampliar la funcionalidad instalando complementos (módulos) que pueden mejorar o incluso reemplazar la funcionalidad con un sistema completo asumiendo la responsabilidad. En el área de SEO, por ejemplo, puedes instalar el módulo Yoast, que reemplaza por completo las funciones relacionadas con SEO de WordPress, ofreciendo muchas más posibilidades (análisis de contenido, verificación de densidad de palabras clave, generación de mapas de sitio y más).
Funciones especializadas
Los sistemas de gestión de contenidos también pueden ofrecer funciones especializadas, según sus necesidades. Si utilizas WordPress, la simple instalación del sistema no ofrece estas funciones, sino que hay que instalarlas añadiendo módulos (plugins).
Por lo tanto, puede transformar casi por completo su sistema añadiendo comercio electrónico, recursos humanos, procesamiento de imágenes, gestión de eventos, calendario y un sinfín de otras funciones; todo lo que tiene que hacer es encontrar el complemento adecuado (o crearlo usted mismo).
Aunque WordPress no fue creado originalmente para esto, la arquitectura del complemento permite a cualquiera ampliar las capacidades como desee, hasta la posibilidad de instalar ciertos "frameworks" (plataformas completas) que incorporan no solo temas/plantillas, sino también módulos para cree páginas visualmente (ver Divi, Elementor , Gravity, etc.).
Los sistemas CMS más especializados incluyen esta funcionalidad lista para usar (si planea hacerlo o si una empresa quiere crear su propio CMS y tener control total sobre las funciones y cómo funciona), o pueden crecer con el tiempo según sea necesario.
Por ejemplo, mi sistema CMS (CCIDESQ) comenzó de manera bastante simple en 2002 como una plataforma para administrar una base de datos de productos, control de existencias y registros de clientes para un distribuidor de libros. Empecé a desarrollarlo porque en aquel momento WordPress no existía y los demás sistemas disponibles en el mercado eran muy limitados. Siendo una persona proclive a construir yo mismo las herramientas que necesitaba, me puse a aprender y trabajar. ¡El sitio en el que está leyendo este artículo ejecuta CCIDESQ , no WordPress!
A medida que se utilizó y adoptó el sistema, surgieron muchas ideas de expansión y, en el camino, agregué muchísimas funciones y módulos con nuevas capacidades: pedidos, clientes, facturación, carrito de compras, gestión de recursos humanos, proveedores, funciones de impuestos (registros de IVA). , informes de gestión), integración con sistemas POS, servicios postales y ¡muchos, muchos más!
En unos pocos años, CCIDESQ se ha convertido en mucho más que un sistema de gestión de contenidos: se ha convertido casi en una plataforma ERP completa. En poco tiempo, se expandió a nuevas áreas: gestión de bufetes de abogados, archivo de documentos, bienes raíces, programación, eventos, redes sociales, blogs y más.
Funciones de transferencia de información
Una plataforma CMS moderna no puede funcionar de forma aislada . Ya sea que desee publicar contenido en la web (un sitio web o más), distribuir contenido en plataformas de agregación o desee que el sistema interactúe con otros sistemas y aplicaciones, no pasará mucho tiempo antes de que llegue a la conclusión de que necesita un manera de “abrir” el sistema.
La solución es agregar API al sistema.
En el caso de mi sistema CCIDESQ, después de unos años de funcionar de forma aislada, en un país, para un cliente, surgió la necesidad de que el sistema funcionara en varios países, y no solo eso, comunicarse con otras copias del mismo instaladas. internacionalmente.
Al desarrollar sitios de comercio electrónico para un cliente con operaciones internacionales, es bastante normal necesitar intercambiar información (información de productos, stock, precios, traducciones, artículos y más) para reducir el trabajo repetitivo y facilitar la comunicación y agilizar las operaciones.
Así, surgió la necesidad de desarrollar una API (Interfaz de programación de aplicaciones), que permitiera a los sistemas “hablar entre sí”.
También era necesario que la API admitiera la comunicación con aplicaciones móviles (iOS, Android, etc.) para que pudieran ser utilizadas por agentes o clientes sin acceso a una computadora y para permitir a los clientes crear una cuenta, comprar productos, rastrear estado del pedido, directamente desde su teléfono móvil. Hablaré más sobre CCIDESQ en un artículo posterior.
La API es parte de la capa de intercambio de datos y proporciona funcionalidad avanzada a quienes desean colaborar con su empresa. Por ejemplo, si una empresa quiere crear un sistema de sincronización de acciones con un sitio web o una base de datos administrada por su sistema CMS, una API estandarizada le permite a esa empresa formatear los datos de manera estándar y transmitirlos, y la API los aceptará. , comprenderlo y almacenarlo en el sistema, todo sin cambios en el CMS.
Todas las aplicaciones distribuidas hoy en día utilizan API para comunicarse. Las aplicaciones modernas ya no son monolíticas (una aplicación gigante que incorpora todas las funciones en un solo lugar), sino que son independientes, distribuidas, modulares y escalables. La comunicación entre todos estos componentes dispares se realiza a través de API y protocolos REST.
En este contexto, ¡la funcionalidad de un CMS no tiene límites! La nueva frontera es el CMS headless (sin interfaz predefinida) pero sólo con una base de datos y una API que permite agregar, buscar, modificar y recuperar datos de forma transparente. Con un CMS sin cabeza, el equipo que trabaja con los datos ya no está limitado a una única interfaz de administración, sino que utilizando la API, los protocolos creados en el CMS sin cabeza, pueden crear su propia interfaz y consumir los datos de la forma que quieran.
