Les systèmes de gestion de contenu (SGC, ou système de gestion de contenu) sont diverses applications qui permettent de créer et de modifier des informations au format numérique.
Les applications de gestion de contenu possèdent généralement un ensemble de fonctions et d'outils permettant la gestion collaborative de documents et de contenus numériques (images, audio, etc.).
Par exemple, plusieurs employés d'une entreprise ou de différents services peuvent collaborer selon certains styles et processus : les créateurs ou les rédacteurs travaillent d'abord, puis les éditeurs, d'autres responsables approuvent le contenu, les administrateurs configurent le système, etc.
Ça a l'air incompréhensible, je sais ! Restons simples :
Ce que nous appelons aujourd'hui un système de gestion de contenu fonctionne en grande partie sur le web : une application web qui permet à différentes personnes de se connecter, d'ajouter du contenu, des documents ou des ressources, et éventuellement de les publier sur le web (public) ou au sein d'une entreprise, uniquement pour les employés ou les collaborateurs (intranet).
Auparavant, il existait des systèmes internes, sur les grands réseaux ou ordinateurs d'entreprise, qui n'étaient pas accessibles via un navigateur web, mais qui étaient des applications Windows, Linux, etc. De nos jours, presque tous les CMS sont basés sur le web : ils fonctionnent dans un navigateur, à partir d'un serveur central, et sont accessibles de partout.
WordPress est l'un des systèmes de gestion de contenu les plus populaires. Il permet de créer des sites web, d'y ajouter des articles de blog, des pages et des textes, puis de les publier en ligne. Sur le web en général, WordPress est sans doute le plus répandu (on estime que près de 30 % des sites web sont gérés par WordPress) depuis son lancement en 2003. De plus, WordPress est gratuit et libre, ce qui permet à chacun de le modifier et de l'étendre à sa guise.
Juste derrière WordPress se trouvent Joomla et Drupal, suivis de nombreux autres systèmes ayant un public plus restreint.
Structure d'un système CMS
Un système de gestion de contenu comporte deux parties :
- La partie administration est l'application qui permet aux utilisateurs de créer des ressources, des articles, des documents, des pages, etc. Cette interface repose sur métier , telles qu'un système d'autorisations, une hiérarchie et des processus spécifiques de création et de modification des ressources.
- La partie présentation correspond à l'interface qui met en valeur les ressources mentionnées au point 1 auprès du public cible. Dans le cas d'un système de gestion de contenu (comme WordPress), cette partie présentation est le site web public, accessible aux visiteurs, c'est-à-dire au grand public.
Fonctions d'un système de gestion de contenu (CMS)
Un système de gestion de contenu comprend un minimum de fonctions permettant d'accéder aux utilisateurs et de les aider à créer, modifier et publier les informations qu'ils utilisent.
Fonctions d'accès
Système d'authentification : Les CMS intègrent un système d'authentification pour les utilisateurs. La partie administration doit être protégée afin d'empêcher toute modification non autorisée ; chaque utilisateur dispose donc d'un compte avec un identifiant et un mot de passe.
Système de permissions : Tous les utilisateurs ne disposent pas des mêmes accès et permissions. Dans toute organisation, il existe différentes hiérarchies et différents types d’employés et de créateurs de contenu. Sur WordPress, on distingue les utilisateurs, les éditeurs et les administrateurs. Chaque type d’utilisateur possède un ensemble de permissions spécifique.
Les utilisateurs réguliers n'ont pas les mêmes privilèges que les administrateurs, qui ont accès à l'ensemble du système pour l'édition et la configuration. Il est important d’examiner un système sous l’angle des autorisations, surtout si vous disposez d’une plus grande équipe de contributeurs.
Prise en charge multilingue : Un CMS de qualité permet une utilisation en plusieurs langues. Si votre équipe est internationale, c’est essentiel. Les utilisateurs peuvent ainsi modifier la langue d’affichage de l’interface d’administration pour faciliter la collaboration.
Il est également possible d'utiliser plusieurs langues pour la création de contenu : par exemple, au sein d'une équipe, certains rédacteurs écrivent des articles dans une langue tandis que d'autres les traduisent dans une autre. Un bon système de gestion de contenu (CMS) permet de gérer simultanément du contenu multilingue.
fonctions de gestion de contenu
Création de contenu : Les CMS permettent d’ajouter des articles, des pages, des billets de blog, des actualités, des images, etc. Ils doivent posséder une interface intuitive et facile à utiliser. Nombre d’entre eux masquent les fonctionnalités d’édition du code source (comme le HTML) et proposent un éditeur similaire à Microsoft Word ou une version plus simple. Ainsi, les utilisateurs n’ont pas besoin de connaître la programmation ou la mise en forme HTML et peuvent se concentrer sur le contenu.
Indexation et recherche : Un bon CMS dispose de fonctions permettant d'indexer le contenu, de l'organiser et de le retrouver grâce à la recherche, au filtrage, etc. Il est crucial, surtout pour une organisation produisant beaucoup de contenu (grande entreprise, rédaction de journal, agence de presse), de pouvoir organiser et retrouver du contenu rapidement et facilement. Le moteur de recherche est donc essentiel, tout comme la possibilité d'ajouter des informations complémentaires à chaque article et contenu, telles que des métabalises, des descriptions, des mots-clés et des propriétés supplémentaires (date d'ajout, date de publication, catégories, auteur, etc.).
Gestion des révisions et des modifications : Les systèmes de gestion de contenu (SGC) les plus avancés intègrent des fonctions d’enregistrement des modifications apportées au contenu. Pour chaque article ou document, non seulement la version la plus récente est enregistrée, mais aussi toutes les versions précédentes et les modifications effectuées. Le système conserve également la trace de l’auteur de la modification, de la partie du document concernée, de la date et de l’heure de la modification, ainsi que de la version précédente.
Ces fonctionnalités, combinées aux règles et privilèges mentionnés précédemment, permettent de créer une piste d'audit de toutes les personnes ayant travaillé sur un document particulier, ainsi que de revenir à une version antérieure si nécessaire.
Ingestion et archivage de documents : Une autre fonctionnalité courante des systèmes de gestion de contenu est la numérisation, l’importation et l’archivage de documents imprimés. Différents formats de documents peuvent être importés (images, documents Word, Excel, etc.) et organisés pour une consultation ultérieure. Une base de données historique est très utile pour permettre à une entreprise de gagner de l’espace tout en conservant l’accès aux documents nécessaires aux audits, à la finance, etc.
Bien souvent, le processus d'ingestion comprend également la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'indexation du texte par rapport aux fichiers numérisés. Ainsi, ces documents ne sont plus de simples images, mais peuvent être recherchés, filtrés, etc.
Fonctionnalités de publication : Lorsqu’il s’agit de publier des articles, des billets de blog, etc., un système de gestion de contenu rend cette opération très rapide et facile grâce à une interface basée sur des formulaires.
Sur les sites web, il n'incombe pas aux créateurs de contenu de le publier et de le mettre en forme correctement. Les systèmes de gestion de contenu (CMS) utilisent des modèles qui se combinent à l'article lors de sa publication, de sorte que la page web est automatiquement composée à partir de ces modèles, sans intervention sur le code.
WordPress propose des thèmes, installables et remplaçables sur l'ensemble d'un site web. Ainsi, le design peut être entièrement modifié en un clic, tandis que le contenu reste inchangé. Les modèles (templates) simplifient la présentation du contenu et préviennent les erreurs, garantissant ainsi une cohérence visuelle d'une page à l'autre. Autre avantage : la gestion du contenu ne requiert aucune connaissance en programmation ni en webdesign.
Fonctions d'optimisation (SEO) : La plupart des systèmes de gestion de contenu destinés à la publication d'informations sur Internet disposent au moins de fonctions d'optimisation pour les moteurs de recherche (SEO) de base. Celles-ci peuvent inclure : l'ajout de balises méta (mots-clés, descriptions, titres), de balises ALT aux images et la modification des URL des articles.
WordPress possède ces fonctionnalités, mais vous permet également de les étendre grâce à l'installation d'extensions (modules) qui peuvent améliorer, voire remplacer, certaines fonctionnalités par un système complet prenant en charge l'ensemble du processus. Dans le domaine du référencement (SEO), par exemple, vous pouvez installer le module Yoast, qui remplace intégralement les fonctions SEO de WordPress et offre de nombreuses possibilités supplémentaires (analyse de contenu, vérification de la densité des mots-clés, génération du sitemap, etc.).
Fonctions spécialisées
Les systèmes de gestion de contenu peuvent également proposer des fonctionnalités spécialisées, selon vos besoins. Si vous utilisez WordPress, l'installation de base du système ne propose pas ces fonctionnalités ; vous devez les installer en ajoutant des modules (extensions).
Vous pouvez ainsi transformer presque entièrement votre système en ajoutant le commerce électronique, les RH, le traitement d'images, la gestion d'événements, un calendrier et une myriade d'autres fonctionnalités – il vous suffit de trouver le bon plugin (ou de le créer vous-même).
Bien que WordPress n'ait pas été conçu à l'origine pour cela, son architecture de plugins permet à chacun d'étendre ses fonctionnalités à sa guise, jusqu'à la possibilité d'installer certains « frameworks » (plateformes complètes) qui intègrent non seulement des thèmes/modèles, mais aussi des modules pour construire des pages visuellement (voir Divi, Elementor, Gravity, etc.).
Les systèmes CMS plus spécialisés incluent cette fonctionnalité nativement (si vous le prévoyez, ou si une entreprise souhaite créer son propre CMS et avoir un contrôle total sur les fonctionnalités et son fonctionnement), ou peuvent évoluer au fil du temps selon les besoins.
Par exemple, mon système de gestion de contenu (CCIDESQ) a vu le jour en 2002, de manière assez simple, comme plateforme de gestion de base de données produits, de gestion des stocks et de dossiers clients pour un distributeur de livres. J'ai commencé son développement car, à cette époque, WordPress n'existait pas et les autres systèmes disponibles sur le marché étaient très limités. Étant de nature à créer moi-même les outils dont j'avais besoin, je me suis mis à apprendre et à travailler. Le site sur lequel vous lisez cet article utilise CCIDESQ, et non WordPress !
Au fur et à mesure que le système était utilisé et adopté, de nombreuses idées d'expansion ont émergé, et j'ai ajouté de nombreuses fonctions et modules avec de nouvelles capacités : commandes, clients, facturation, panier d'achat, gestion des RH, fournisseurs, fonctions fiscales (registres de TVA, rapports de gestion), intégration avec les systèmes de point de vente, les services postaux et bien d'autres encore !
En quelques années, CCIDESQ est devenu bien plus qu'un simple système de gestion de contenu : il s'est transformé en une plateforme ERP quasi complète. Très vite, il s'est étendu à de nouveaux domaines : gestion de cabinets d'avocats, archivage de documents, immobilier, planification, événements, réseaux sociaux, blogs, etc.
fonctions de transfert d'informations
Une plateforme CMS moderne ne peut fonctionner de manière isolée . Que vous souhaitiez publier du contenu sur le web (un ou plusieurs sites web), le diffuser sur des plateformes d'agrégation ou faire interagir le système avec d'autres systèmes et applications, vous vous rendrez vite compte de la nécessité de l'« ouvrir ».
La solution consiste à ajouter des API au système.
Dans le cas de mon système CCIDESQ, après quelques années de fonctionnement isolé, dans un seul pays, pour un seul client, le besoin s'est fait sentir que le système puisse fonctionner dans plusieurs pays, et pas seulement, qu'il puisse communiquer avec d'autres copies installées à l'international.
Lors du développement de sites de commerce électronique pour un client ayant des activités internationales, il est tout à fait normal d'avoir besoin d'échanger des informations (informations sur les produits, stocks, prix, traductions, articles, etc.) afin de réduire le travail répétitif, de faciliter la communication et de rationaliser les opérations.
Ainsi, le besoin s’est fait sentir de développer une API (Interface de Programmation d’Applications), permettant aux systèmes de « communiquer entre eux ».
Il était également nécessaire que l'API prenne en charge la communication avec les applications mobiles (iOS, Android, etc.) afin que les agents et les clients puissent les utiliser sans ordinateur et permettre aux clients de créer un compte, d'acheter des produits et de suivre l'état de leurs commandes directement depuis leur téléphone mobile. J'aborderai plus en détail CCIDESQ dans un prochain article.
L'API fait partie de la couche d'échange de données et offre des fonctionnalités avancées aux partenaires de votre entreprise. Par exemple, si une entreprise souhaite créer un système de synchronisation boursière avec un site web ou une base de données gérée par votre système de gestion de contenu (CMS), une API standardisée lui permet de formater les données de manière standardisée et de les transmettre. L'API se chargera ensuite de les accepter, de les interpréter et de les stocker dans le système, sans aucune modification du CMS.
Aujourd'hui, toutes les applications distribuées utilisent des API pour communiquer. Les applications modernes ne sont plus monolithiques (une seule application regroupant toutes les fonctionnalités), mais sont décentralisées, distribuées, modulaires et évolutives. La communication entre ces différents composants s'effectue via des API et des protocoles REST.
Dans ce contexte, les fonctionnalités d'un CMS sont illimitées ! La nouvelle frontière est celle du CMS headless (sans interface prédéfinie), doté uniquement d'une base de données et d'une API permettant d'ajouter, de rechercher, de modifier et de récupérer des données de manière transparente. Avec un CMS headless, l'équipe en charge des données n'est plus contrainte à une interface d'administration unique. Grâce à l'API et aux protocoles créés au sein du CMS, elle peut concevoir sa propre interface et exploiter les données comme elle le souhaite.
