Sistem Manajemen Konten (CMS, atau Sistem Manajemen Konten) adalah berbagai aplikasi yang membantu dalam membuat dan memodifikasi informasi dalam format digital.
Aplikasi pengelolaan konten biasanya memiliki serangkaian fungsi dan fasilitas yang memungkinkan pengelolaan dokumen, konten digital (gambar, audio, dll), secara kolaboratif.
Misalnya, beberapa karyawan di sebuah perusahaan atau departemen berbeda dapat berkolaborasi dalam gaya dan proses tertentu – pembuat atau penulis bekerja terlebih dahulu, kemudian editor, manajer lain menyetujui konten, administrator mengonfigurasi sistem, dll.
Kedengarannya seperti omong kosong, saya tahu! Mari kita sederhanakan:
Apa yang kami identifikasi saat ini sebagai sistem manajemen konten sebagian besar berfungsi di web: aplikasi web yang memungkinkan berbagai orang untuk masuk, menambahkan konten, materi, atau sumber daya, dan pada akhirnya mempublikasikannya ke web (publik) atau di dalam perusahaan, hanya untuk karyawan atau kolaborator (intranet).
Dulu, ada sistem internal, di jaringan atau komputer perusahaan besar, yang tidak berbasis web untuk diakses melalui browser, melainkan aplikasi Windows, Linux, dll, namun di zaman modern, hampir semua CMS adalah web- berbasis – mereka bekerja di browser, dari server pusat, dan dapat diakses dari mana saja.
Salah satu sistem manajemen konten paling populer adalah WordPress , yang memungkinkan Anda membuat situs web , menambahkan postingan blog, halaman, teks, dan mempublikasikannya di web. Kalau kita bicara soal web saja, WordPress bisa dibilang yang paling luas (diperkirakan hampir 30% website di internet dikelola oleh WordPress) sejak diluncurkan pada tahun 2003. Terlebih lagi, WordPress gratis dan 'terbuka'. , memungkinkan siapa pun untuk memodifikasi dan memperluasnya sesuai keinginan.
Tepat di belakang WordPress adalah Joomla dan Drupal, diikuti oleh banyak lainnya dengan audiens yang lebih kecil.
Struktur sistem CMS
Sistem manajemen konten memiliki dua bagian:
- Bagian administrasi adalah aplikasi yang memungkinkan pengguna membuat sumber daya, artikel, materi, halaman, dan sebagainya. Antarmuka ini didasarkan pada aturan bisnis, seperti sistem izin, hierarki, dan proses tertentu untuk membuat dan mengedit sumber daya.
- Bagian presentasi merupakan antarmuka yang menyajikan sumber daya pada poin 1 kepada audiens sasaran. Dalam hal CMS untuk mengelola website (seperti WordPress), bagian presentasinya adalah website publik yang diakses oleh pengunjung, masyarakat umum.
Fungsi sistem CMS
Sistem manajemen konten mencakup fungsi minimum yang berkaitan dengan mengakses pengguna dan membantu mereka dalam membuat, memodifikasi, dan menerbitkan informasi yang mereka gunakan.
Akses fungsi
Sistem login: CMS menyertakan sistem login untuk pengguna. Bagian administrasi harus dilindungi untuk mencegah perubahan yang tidak sah, sehingga setiap pengguna memiliki akun dengan nama pengguna atau kata sandi.
Sistem izin: Tidak semua pengguna memiliki akses dan izin yang sama. Di organisasi mana pun terdapat hierarki dan jenis karyawan serta pembuat konten yang berbeda. Di WordPress, ada pengguna biasa, editor, dan administrator. Setiap jenis pengguna memiliki serangkaian izin yang berbeda.
Pengguna biasa tidak memiliki hak istimewa yang sama dengan administrator, yang memiliki akses ke seluruh sistem untuk mengedit dan mengkonfigurasi. Penting untuk melihat sistem dari sudut pandang izin, terutama jika Anda memiliki tim kontributor yang lebih besar.
Dukungan berbagai bahasa: CMS terhormat memungkinkan penggunaan dalam berbagai bahasa. Jika tim Anda bersifat internasional, ini penting. Pengguna dapat mengubah bahasa tampilan antarmuka admin untuk mempermudah kolaborasi.
Berbagai bahasa juga dapat digunakan untuk pembuatan konten: mungkin Anda memiliki tim di mana beberapa pembuat konten menulis artikel dalam satu bahasa dan yang lain menerjemahkan konten ini ke bahasa lain. CMS yang baik memungkinkan Anda mengelola konten dalam berbagai bahasa secara bersamaan.
Fungsi manajemen konten
Pembuatan konten: CMS memiliki kemampuan untuk menambahkan artikel, halaman, postingan blog, berita, gambar, dan lainnya. Mereka harus memiliki antarmuka yang mudah digunakan dan dipahami, banyak yang menyembunyikan fungsi pengeditan kode sumber (seperti HTML), dan menawarkan editor yang mirip dengan Microsoft Word atau sesuatu yang lebih sederhana. Dengan demikian, pengguna tidak perlu mengetahui pemrograman atau format HTML, tetapi akan fokus pada konten.
Pengindeksan dan pencarian: CMS yang baik memiliki fungsi untuk mengindeks konten, mengatur dan menemukannya kembali melalui pencarian, pemfilteran, dll. Ini sangat penting, terutama ketika Anda bekerja di organisasi yang menghasilkan banyak konten (perusahaan besar, kantor redaksi surat kabar , kantor berita), untuk dapat mengatur dan menemukan konten dengan cepat dan mudah. Oleh karena itu, mesin pencari sangat penting, serta kemampuan untuk menambahkan informasi tambahan ke setiap artikel dan konten, seperti tag meta, deskripsi, kata kunci, dan properti tambahan (tanggal ditambahkan, tanggal penerbitan, kategori, penulis, dll.) .
Revisi dan kontrol perubahan: Sistem CMS yang lebih canggih mencakup fungsi untuk mencatat perubahan pada konten. Untuk setiap artikel atau dokumen, tidak hanya versi terbaru yang dicatat, tetapi juga semua versi sebelumnya dan perubahan yang dilakukan. Ini juga menyimpan siapa yang melakukan perubahan, bagian mana dari dokumen, kapan perubahan terjadi dan versi sebelumnya.
Kemampuan ini, dikombinasikan dengan aturan dan hak istimewa yang disebutkan sebelumnya, membantu membuat jejak audit dari setiap orang yang telah mengerjakan dokumen tertentu, serta memutar kembali ke versi sebelumnya jika diinginkan.
Penyerapan dan pengarsipan dokumen: Fitur umum lainnya dalam sistem manajemen konten adalah pemindaian, impor, dan pengarsipan dokumen cetak. Berbagai format dokumen dapat diunggah (gambar, dokumen Word, Excel, dll.), dan diatur untuk diambil nanti. Database historis sangat berguna dalam membantu perusahaan menghemat ruang namun tetap memiliki akses ke dokumen untuk audit, keuangan, dll.
Seringkali, proses penyerapan juga mencakup pengenalan konten optik (OCR) dan mengindeks teks tersebut terhadap file yang dipindai. Jadi dokumen-dokumen tersebut bukan lagi sekedar gambar, tapi bisa dicari, difilter, dan sebagainya.
Fungsi penerbitan: Ketika tiba waktunya untuk mempublikasikan artikel, postingan blog, dll., sistem manajemen konten menjadikannya sangat cepat dan mudah melalui antarmuka berbasis formulir.
Di situs web, pembuat konten tidak bertanggung jawab untuk mempublikasikannya dan memformatnya dengan baik untuk publikasi. Sistem CMS memiliki templat/templat, yang digabungkan dengan artikel pada saat publikasi, sehingga halaman web secara otomatis dibuat darinya, tanpa campur tangan kode.
WordPress menyertakan tema, yang dapat dipasang atau diganti di seluruh situs web, sehingga desain dapat diubah sepenuhnya dengan satu klik dan kontennya tetap sama. Templat mengabstraksi bagian presentasi konten dan mencegah kesalahan, memastikan konsistensi desain dari halaman ke halaman. Keuntungan lainnya adalah orang yang mengelola konten tidak memerlukan pengetahuan pemrograman atau desain web.
Fungsi pengoptimalan (SEO): Sebagian besar sistem manajemen konten yang bertujuan untuk mempublikasikan informasi di internet setidaknya memiliki fungsi dasar pengoptimalan mesin pencari. Ini mungkin termasuk: menambahkan tag meta (kata kunci, deskripsi, judul), tag ALT ke gambar dan memodifikasi URL artikel.
WordPress memiliki fungsi-fungsi ini tetapi juga memungkinkan Anda untuk memperluas fungsionalitas dengan menginstal plugin (modul) yang dapat meningkatkan atau bahkan mengganti fungsionalitas dengan seluruh sistem mengambil alih tanggung jawab. Di bidang SEO, misalnya, Anda dapat menginstal modul Yoast, yang sepenuhnya menggantikan fungsi terkait SEO di WordPress, menawarkan lebih banyak kemungkinan (analisis konten, pemeriksaan kepadatan kata kunci, pembuatan peta situs, dan banyak lagi).
Fungsi khusus
Sistem manajemen konten juga dapat menawarkan fungsi khusus, bergantung pada kebutuhan Anda. Jika Anda menggunakan WordPress, instalasi sistem yang sederhana tidak menawarkan fungsi-fungsi ini, tetapi Anda harus menginstalnya dengan menambahkan modul (plugin).
Jadi Anda hampir dapat mengubah sistem Anda sepenuhnya dengan menambahkan e-commerce, SDM, pemrosesan gambar, manajemen acara, kalender, dan segudang fitur lainnya – yang perlu Anda lakukan hanyalah menemukan plugin yang tepat (atau membuatnya sendiri).
Meskipun WordPress awalnya tidak dibuat untuk ini, arsitektur plugin memungkinkan siapa saja untuk memperluas kemampuan sesuai keinginan mereka – hingga kemungkinan memasang “kerangka kerja” tertentu (seluruh platform) yang tidak hanya menggabungkan tema/templat, tetapi juga modul untuk membuat halaman secara visual (lihat Divi, Elementor , Gravity, dll.).
Sistem CMS yang lebih terspesialisasi menyertakan fungsi ini secara langsung (jika Anda berencana melakukannya, atau jika perusahaan ingin membuat CMS mereka sendiri dan memiliki kontrol penuh atas fitur dan cara kerjanya), atau dapat berkembang seiring waktu sesuai kebutuhan.
Misalnya, sistem CMS saya (CCIDESQ) dimulai secara sederhana pada tahun 2002 sebagai platform untuk mengelola database produk, pengendalian stok, dan catatan pelanggan untuk distributor buku. Saya mulai mengembangkannya karena saat itu WordPress belum ada dan sistem lain yang tersedia di pasaran sangat terbatas. Sebagai orang yang cenderung membuat alat yang saya perlukan sendiri, saya mulai belajar dan bekerja. Situs tempat Anda membaca artikel ini menjalankan CCIDESQ , bukan WordPress!
Saat sistem digunakan dan diadopsi, banyak ide untuk perluasan muncul, dan seiring berjalannya waktu saya menambahkan banyak sekali fungsi dan modul dengan kemampuan baru: pesanan, pelanggan, pembuatan faktur, keranjang belanja, manajemen SDM, pemasok, fungsi pajak (log PPN , laporan manajemen), integrasi dengan sistem POS, layanan pos, dan masih banyak lagi!
Dalam beberapa tahun, CCIDESQ telah menjadi lebih dari sekadar sistem manajemen konten – CCIDESQ telah menjadi hampir keseluruhan platform ERP. Tak lama kemudian, ia berkembang ke bidang-bidang baru: manajemen firma hukum, pengarsipan dokumen, real estat, penjadwalan, acara, media sosial, blogging, dan banyak lagi.
Fungsi transfer informasi
Platform CMS modern tidak dapat bekerja sendirian . Baik Anda ingin mempublikasikan konten di web (satu situs web atau lebih), mendistribusikan konten pada platform agregasi, atau ingin sistem berinteraksi dengan sistem dan aplikasi lain, tidak butuh waktu lama sebelum Anda sampai pada kesimpulan bahwa Anda memerlukan sebuah cara untuk "membuka" sistem.
Solusinya adalah dengan menambahkan API ke sistem.
Dalam kasus sistem CCIDESQ saya, setelah beberapa tahun berjalan secara terisolasi, di satu negara, untuk satu pelanggan, muncul kebutuhan agar sistem dapat bekerja di banyak negara, dan tidak hanya itu, untuk berkomunikasi dengan salinan lain dari sistem yang diinstal. secara internasional.
Saat mengembangkan situs e-niaga untuk klien dengan operasi internasional, wajar jika perlu bertukar informasi (informasi produk, stok, harga, terjemahan, artikel, dan lainnya) untuk mengurangi pekerjaan yang berulang dan memfasilitasi komunikasi serta menyederhanakan operasi.
Oleh karena itu, timbul kebutuhan untuk mengembangkan API (Application Programming Interface), yang memungkinkan sistem untuk “berbicara satu sama lain”.
API juga diperlukan untuk mendukung komunikasi dengan aplikasi seluler (iOS, Android, dll.) sehingga dapat digunakan oleh agen atau pelanggan tanpa akses ke komputer dan untuk memungkinkan pelanggan membuat akun, membeli produk, melacak status pesanan, langsung dari ponsel mereka. Saya akan membahas lebih lanjut tentang CCIDESQ di artikel selanjutnya.
API adalah bagian dari lapisan pertukaran data dan menyediakan fungsionalitas tingkat lanjut bagi mereka yang ingin berkolaborasi dengan perusahaan Anda. Misalnya, jika perusahaan ingin membangun sistem sinkronisasi stok dengan situs web atau database yang dikelola oleh sistem CMS Anda, API standar memungkinkan perusahaan tersebut memformat data dengan cara standar dan mengirimkannya, dan API akan menerimanya. , memahaminya, dan menyimpannya di sistem – semuanya tanpa perubahan pada CMS.
Semua aplikasi terdistribusi saat ini menggunakan API untuk berkomunikasi. Aplikasi modern tidak lagi bersifat monolitik (satu aplikasi raksasa yang menggabungkan semua fungsi di satu tempat), namun bersifat terpisah, terdistribusi, modular, dan dapat diskalakan. Komunikasi antara semua komponen yang berbeda ini dilakukan melalui API dan protokol REST.
Dalam konteks ini, fungsi CMS tidak ada batasnya! Perbatasan baru adalah CMS tanpa kepala (tidak ada antarmuka yang ditentukan sebelumnya) tetapi hanya dengan database dan API yang memungkinkan penambahan, pencarian, modifikasi dan pengambilan data secara transparan. Dengan CMS tanpa kepala, tim yang bekerja dengan data tidak lagi dibatasi pada satu antarmuka administrasi, namun dengan menggunakan API, yaitu protokol yang dibuat dalam CMS tanpa kepala, mereka dapat membangun antarmuka mereka sendiri dan menggunakan data dengan cara apa pun yang mereka inginkan.
