Sistem Manajemen Konten (CMS, atau Content Management System) adalah berbagai aplikasi yang membantu dalam membuat dan memodifikasi informasi dalam format digital.
Aplikasi manajemen konten biasanya memiliki serangkaian fungsi dan fasilitas yang memungkinkan pengelolaan dokumen, konten digital (gambar, audio, dll.), secara kolaboratif.
Sebagai contoh, beberapa karyawan di sebuah perusahaan atau departemen yang berbeda dapat berkolaborasi dengan gaya dan proses tertentu – kreator atau penulis bekerja terlebih dahulu, kemudian editor, manajer lain menyetujui konten, administrator mengkonfigurasi sistem, dan sebagainya.
Kedengarannya seperti omong kosong, saya tahu! Mari kita sederhanakan:
Apa yang kita kenal saat ini sebagai sistem manajemen konten sebagian besar beroperasi di web: sebuah aplikasi web yang memungkinkan berbagai orang untuk masuk, menambahkan konten, materi, atau sumber daya, dan akhirnya mempublikasikannya ke web (publik) atau di dalam perusahaan, hanya untuk karyawan atau kolaborator (intranet).
Dahulu, terdapat sistem internal pada jaringan atau komputer perusahaan besar yang bukan berbasis web dan diakses melalui browser, melainkan aplikasi Windows, Linux, dan lain-lain. Namun, di zaman modern ini, hampir semua CMS (Sistem Manajemen Konten) berbasis web – berfungsi di browser, dari server pusat, dan dapat diakses dari mana saja.
Salah satu sistem manajemen konten yang paling populer adalah WordPress, yang memungkinkan Anda membuat situs web, menambahkan postingan blog, halaman, teks, dan mempublikasikannya di web. Jika kita hanya berbicara tentang web, WordPress bisa dibilang yang paling tersebar luas (diperkirakan hampir 30% situs web di internet dikelola oleh WordPress) sejak diluncurkan pada tahun 2003. Terlebih lagi, WordPress gratis dan 'terbuka', memungkinkan siapa pun untuk memodifikasi dan memperluasnya sesuai keinginan mereka.
Tepat di belakang WordPress ada Joomla dan Drupal, diikuti oleh banyak lainnya dengan audiens yang lebih kecil.
Struktur sistem CMS
Sistem manajemen konten memiliki dua bagian:
- Bagian administrasi adalah aplikasi yang memungkinkan pengguna untuk membuat sumber daya, artikel, materi, halaman, dan sebagainya. Antarmuka ini didasarkan pada bisnis , seperti sistem perizinan, hierarki, dan proses tertentu untuk membuat dan mengedit sumber daya.
- Bagian presentasi adalah antarmuka yang menyajikan sumber daya pada poin 1 kepada audiens target. Dalam kasus CMS untuk mengelola situs web (seperti WordPress), bagian presentasi adalah situs web publik, yang diakses oleh pengunjung, yaitu masyarakat umum.
Fungsi-fungsi sistem CMS
Sistem manajemen konten mencakup fungsi-fungsi minimal yang berkaitan dengan akses pengguna dan membantu mereka dalam membuat, memodifikasi, dan mempublikasikan informasi yang mereka kerjakan.
Fungsi akses
Sistem login: CMS menyertakan sistem login untuk pengguna. Bagian administrasi harus dilindungi untuk mencegah perubahan yang tidak sah, sehingga setiap pengguna memiliki akun dengan nama pengguna atau kata sandi.
Sistem perizinan: Tidak semua pengguna memiliki akses dan izin yang sama. Di setiap organisasi terdapat hierarki dan jenis karyawan serta pembuat konten yang berbeda. Di WordPress, terdapat pengguna biasa, editor, dan administrator. Setiap jenis pengguna memiliki serangkaian izin yang berbeda.
Pengguna biasa tidak memiliki hak akses yang sama dengan administrator, yang memiliki akses ke seluruh sistem untuk pengeditan dan konfigurasi. Penting untuk melihat sistem dari sudut pandang izin akses, terutama jika Anda memiliki tim kontributor yang lebih besar.
Dukungan multibahasa: CMS yang baik memungkinkan penggunaan dalam berbagai bahasa. Jika tim Anda internasional, ini sangat penting. Pengguna dapat mengubah bahasa yang ditampilkan pada antarmuka admin untuk mempermudah kolaborasi.
Berbagai bahasa juga dapat digunakan untuk pembuatan konten: mungkin Anda memiliki tim di mana beberapa pembuat konten menulis artikel dalam satu bahasa dan yang lain menerjemahkan konten ini ke bahasa lain. CMS yang baik memungkinkan Anda untuk mengelola konten dalam berbagai bahasa secara bersamaan.
Fungsi manajemen konten
Pembuatan konten: CMS memiliki kemampuan untuk menambahkan artikel, halaman, posting blog, berita, gambar, dan banyak lagi. CMS harus memiliki antarmuka yang mudah digunakan dan dipahami, banyak yang menyembunyikan fungsi pengeditan kode sumber (seperti HTML), dan menawarkan editor yang mirip dengan Microsoft Word atau sesuatu yang lebih sederhana. Dengan demikian, pengguna tidak perlu mengetahui pemrograman atau pemformatan HTML, tetapi akan fokus pada konten.
Pengindeksan dan pencarian: CMS yang baik memiliki fungsi untuk mengindeks konten, mengatur, dan menemukannya kembali melalui pencarian, penyaringan, dll. Hal ini sangat penting, terutama ketika Anda bekerja di organisasi yang menghasilkan banyak konten (perusahaan besar, kantor redaksi surat kabar, kantor berita), untuk dapat mengatur dan menemukan konten dengan cepat dan mudah. Oleh karena itu, mesin pencari sangatlah penting, begitu pula kemampuan untuk menambahkan informasi tambahan ke setiap artikel dan konten, seperti tag meta, deskripsi, kata kunci , dan properti tambahan (tanggal ditambahkan, tanggal diterbitkan, kategori, penulis, dll.).
Revisi dan kontrol perubahan: Sistem CMS yang lebih canggih mencakup fungsi untuk merekam perubahan pada konten. Untuk setiap artikel atau dokumen, tidak hanya versi terbaru yang direkam, tetapi juga semua versi sebelumnya dan perubahan yang telah dilakukan. Sistem ini juga menyimpan siapa yang melakukan perubahan, bagian dokumen mana, kapan perubahan terjadi, dan versi sebelumnya.
Kemampuan ini, dikombinasikan dengan aturan dan hak akses yang disebutkan sebelumnya, membantu menciptakan jejak audit dari setiap orang yang telah mengerjakan dokumen tertentu, serta memungkinkan untuk kembali ke versi sebelumnya jika diinginkan.
Pengunggahan dan pengarsipan dokumen: Fitur umum lainnya dalam sistem manajemen konten adalah pemindaian, pengimporan, dan pengarsipan dokumen cetak. Berbagai format dokumen dapat diunggah (gambar, dokumen Word, Excel, dll.), dan diatur untuk pengambilan kembali di kemudian hari. Basis data historis sangat berguna dalam membantu perusahaan menghemat ruang tetapi tetap memiliki akses ke dokumen untuk audit, keuangan, dll.
Seringkali, proses pemasukan data juga mencakup pengenalan konten optik (OCR) dan pengindeksan teks terhadap file yang dipindai. Jadi, dokumen-dokumen ini bukan lagi sekadar gambar, tetapi dapat dicari, difilter, dan sebagainya.
Fungsi penerbitan: Saat tiba waktunya untuk menerbitkan artikel, postingan blog, dan lain sebagainya, sistem manajemen konten membuat proses ini sangat cepat dan mudah melalui antarmuka berbasis formulir.
Di situs web, bukan tanggung jawab pembuat konten untuk juga mempublikasikannya dan memformatnya dengan baik untuk publikasi. Sistem CMS memiliki templat/template, yang mereka gabungkan dengan artikel pada saat publikasi, sehingga halaman web secara otomatis tersusun dari templat tersebut, tanpa campur tangan kode.
WordPress menyertakan tema, yang dapat diinstal atau diganti di seluruh situs web, sehingga desain dapat diubah sepenuhnya hanya dengan sekali klik dan konten tetap sama. Template menyederhanakan bagian presentasi konten dan mencegah kesalahan, memastikan konsistensi desain dari halaman ke halaman. Keuntungan lainnya adalah orang yang mengelola konten tidak memerlukan pengetahuan tentang pemrograman atau desain web.
Fungsi optimasi (SEO): Sebagian besar sistem manajemen konten yang bertujuan untuk mempublikasikan informasi di internet memiliki setidaknya fungsi optimasi mesin pencari dasar. Ini mungkin termasuk: menambahkan meta tag (kata kunci, deskripsi, judul), tag ALT pada gambar, dan memodifikasi URL artikel.
WordPress memiliki fungsi-fungsi ini, tetapi juga memungkinkan Anda untuk memperluas fungsionalitasnya dengan menginstal plugin (modul) yang dapat meningkatkan atau bahkan menggantikan fungsionalitas tersebut dengan sistem lengkap yang mengambil alih tanggung jawab. Di bidang SEO, misalnya, Anda dapat menginstal modul Yoast, yang sepenuhnya menggantikan fungsi-fungsi terkait SEO dari WordPress, menawarkan lebih banyak kemungkinan (analisis konten, pengecekan kepadatan kata kunci, pembuatan sitemap, dan banyak lagi).
Fungsi khusus
Sistem manajemen konten juga dapat menawarkan fungsi khusus, tergantung pada kebutuhan Anda. Jika Anda menggunakan WordPress, instalasi sederhana sistem tersebut tidak menawarkan fungsi-fungsi ini, tetapi Anda harus menginstalnya dengan menambahkan modul (plugin).
Jadi, Anda hampir bisa sepenuhnya mengubah sistem Anda dengan menambahkan e-commerce, SDM, pemrosesan gambar, manajemen acara, kalender, dan berbagai fitur lainnya – yang perlu Anda lakukan hanyalah menemukan plugin yang tepat (atau membuatnya sendiri).
Meskipun WordPress awalnya tidak dibangun untuk tujuan ini, arsitektur plugin memungkinkan siapa pun untuk memperluas kemampuannya sesuai keinginan – bahkan hingga kemungkinan menginstal "framework" tertentu (seluruh platform) yang tidak hanya menggabungkan tema/template, tetapi juga modul untuk membangun halaman secara visual (lihat Divi, Elementor, Gravity, dll.).
Sistem CMS yang lebih khusus menyertakan fungsionalitas ini secara langsung (jika Anda berencana untuk melakukannya, atau jika sebuah perusahaan ingin membangun CMS mereka sendiri dan memiliki kendali penuh atas fitur dan cara kerjanya), atau dapat berkembang seiring waktu sesuai kebutuhan.
Sebagai contoh, sistem CMS saya (CCIDESQ) awalnya cukup sederhana pada tahun 2002 sebagai platform untuk mengelola basis data produk, kontrol stok, dan catatan pelanggan untuk distributor buku. Saya mulai mengembangkannya karena pada saat itu WordPress belum ada dan sistem lain yang tersedia di pasaran sangat terbatas. Sebagai orang yang cenderung membangun sendiri alat yang saya butuhkan, saya mulai belajar dan bekerja. Situs tempat Anda membaca artikel ini menggunakan CCIDESQ, bukan WordPress!
Seiring dengan penggunaan dan adopsi sistem ini, banyak ide untuk pengembangan muncul, dan di sepanjang jalan saya menambahkan banyak sekali fungsi dan modul dengan kemampuan baru: pesanan, pelanggan, faktur, keranjang belanja, manajemen SDM, pemasok, fungsi pajak (catatan PPN, laporan manajemen), integrasi dengan sistem POS, layanan pos, dan masih banyak lagi!
Dalam beberapa tahun, CCIDESQ telah menjadi lebih dari sekadar sistem manajemen konten – ia hampir menjadi platform ERP yang lengkap. Tak lama kemudian, ia berkembang ke bidang-bidang baru: manajemen firma hukum, pengarsipan dokumen, real estat, penjadwalan, acara, media sosial, blogging, dan banyak lagi.
Fungsi transfer informasi
Platform CMS modern tidak dapat bekerja secara terisolasi . Baik Anda ingin mempublikasikan konten di web (satu situs web atau lebih), mendistribusikan konten di platform agregasi, atau ingin sistem berinteraksi dengan sistem dan aplikasi lain, tidak butuh waktu lama sebelum Anda sampai pada kesimpulan bahwa Anda membutuhkan cara untuk "membuka" sistem tersebut.
Solusinya adalah menambahkan API ke sistem.
Dalam kasus sistem CCIDESQ saya, setelah beberapa tahun berjalan secara terisolasi, di satu negara, untuk satu pelanggan, muncul kebutuhan agar sistem tersebut dapat berfungsi di berbagai negara, dan tidak hanya itu, tetapi juga berkomunikasi dengan salinan lain yang terpasang secara internasional.
Saat mengembangkan situs e-commerce untuk klien dengan operasi internasional, sangat wajar untuk perlu bertukar informasi (informasi produk, stok, harga, terjemahan, artikel, dan lainnya) untuk mengurangi pekerjaan berulang dan memfasilitasi komunikasi serta menyederhanakan operasi.
Oleh karena itu, muncul kebutuhan untuk mengembangkan API (Application Programming Interface), yang memungkinkan sistem untuk "berkomunikasi satu sama lain".
Selain itu, API juga dibutuhkan untuk mendukung komunikasi dengan aplikasi seluler (iOS, Android, dll.) sehingga dapat digunakan oleh agen atau pelanggan tanpa akses ke komputer dan memungkinkan pelanggan untuk membuat akun, membeli produk, melacak status pesanan, langsung dari ponsel mereka. Saya akan membahas lebih lanjut tentang CCIDESQ dalam artikel selanjutnya.
API merupakan bagian dari lapisan pertukaran data dan menyediakan fungsionalitas canggih bagi mereka yang ingin berkolaborasi dengan perusahaan Anda. Misalnya, jika sebuah perusahaan ingin membangun sistem sinkronisasi stok dengan situs web atau basis data yang dikelola oleh sistem CMS Anda, API standar memungkinkan perusahaan tersebut untuk memformat data dengan cara standar dan mengirimkannya, dan API akan menerimanya, memahaminya, dan menyimpannya dalam sistem – semuanya tanpa perubahan pada CMS.
Semua aplikasi terdistribusi saat ini menggunakan API untuk berkomunikasi. Aplikasi modern tidak lagi monolitik (satu aplikasi raksasa yang menggabungkan semua fungsi di satu tempat), tetapi terpisah, terdistribusi, modular, dan dapat diskalakan. Komunikasi antara semua komponen yang berbeda ini dilakukan melalui API dan protokol REST.
Dalam konteks ini, fungsionalitas CMS tidak memiliki batasan! Batasan baru adalah headless CMS (tanpa antarmuka yang telah ditentukan sebelumnya) tetapi hanya dengan basis data dan API yang memungkinkan penambahan, pencarian, modifikasi, dan pengambilan data secara transparan. Dengan headless CMS, tim yang bekerja dengan data tidak lagi dibatasi pada satu antarmuka administrasi, tetapi dengan menggunakan API, protokol yang dibuat dalam headless CMS, mereka dapat membangun antarmuka mereka sendiri dan mengonsumsi data dengan cara apa pun yang mereka inginkan.
