Strategi Menjaga Kerahasiaan

Dalam hal menjual bisnis Anda, waktu dapat mempermainkan Anda. Ini adalah sekutu Anda sebelum bisnis Anda memasuki pasar, namun bisa menjadi musuh Anda setelah bisnis tersebut dijual.

Semakin lama bisnis Anda bertahan di pasar, semakin besar risiko kebocoran.

Mengapa hal itu menjadi perhatian?

Begitu berita penjualan tersebut tersebar sebelum waktunya, narasinya bisa menjadi tidak terkendali dan menjadi mustahil untuk dikelola. Karyawan yang mengetahui penjualan melalui jalur tidak resmi mungkin akan menjadi skeptis. Pelanggan mungkin mulai mencari di tempat lain, dan pesaing mungkin mencoba memburu staf dan klien Anda.

Namun bukankah perjanjian kerahasiaan (NDA) menjamin kerahasiaan?

Meskipun NDA yang ditandatangani merupakan komponen penting, NDA saja tidak menjamin kerahasiaan, meskipun NDA mencegah kebocoran dalam banyak kasus. Namun, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kesepakatan, semakin tinggi kemungkinan terjadinya pelanggaran.

Tujuan sebenarnya dari perjanjian kerahasiaan adalah untuk mencegah kebocoran, namun hal tersebut tidak boleh menjadi satu-satunya ketergantungan Anda. Perjanjian kerahasiaan yang dibuat dengan baik harus dilengkapi dengan langkah-langkah tambahan untuk menjaga kerahasiaan.

Dalam artikel ini, kami mengungkap serangkaian strategi yang dapat Anda terapkan sebelum dan selama proses penjualan untuk menjaga kerahasiaan penjualan bisnis .

Alasan Menjaga Kerahasiaan

Kerahasiaan sangat penting karena tiga alasan utama:

• Karyawan: Ketika karyawan mengetahui adanya potensi penjualan, hal ini dapat memicu kecemasan tentang keamanan kerja. Beberapa orang mungkin mulai mencari pekerjaan di tempat lain, sementara yang lain bahkan mungkin mempertimbangkan untuk membentuk kelompok kompetitif sebagai respons terhadap perasaan dikhianati.
• Pelanggan: Baik pelanggan saat ini maupun calon pelanggan mungkin mengetahui penjualan yang akan datang dan khawatir bahwa pemilik baru dapat mengubah model bisnis secara drastis atau menaikkan harga. Kekhawatiran ini dapat mengarahkan mereka untuk mencari alternatif dengan pesaing.
• Pesaing: Berbekal pengetahuan tentang penjualan, pesaing dapat memanfaatkan peluang untuk memikat karyawan dan pelanggan perusahaan.

Mari kita pelajari strategi untuk menjaga kerahasiaan secara efektif.

Strategi yang Harus Diimplementasikan Sebelum Penjualan

PERSIAPKAN Penjualan Terlebih Dahulu

Garis waktu penjualan bisnis Anda memainkan peran penting dalam menjaga kerahasiaan. Semakin lama prosesnya, semakin besar kemungkinan terjadinya kebocoran. Untuk menjaga kerahasiaan bisnis Anda, persiapan proaktif adalah kuncinya. Idealnya, Anda harus memulai persiapan bertahun-tahun sebelumnya. Pendekatan ini tidak hanya memfasilitasi transaksi yang lebih lancar dan cepat namun juga secara signifikan mengurangi risiko kebocoran dan potensi dampaknya. Ingat, satu ons pencegahan bernilai satu pon penyembuhan, dan prinsip ini berlaku untuk menjual bisnis Anda.

Kontrol NARASI

Sama seperti permainan “telepon” di masa kanak-kanak, di mana pesan-pesan dengan cepat berubah ketika disebarkan, rumor dapat dengan cepat bermutasi, dan begitu pesan-pesan tersebut menjadi viral, kendali terhadap narasi menjadi hampir mustahil. Rumor, sekali tersebar, ibarat bel yang tidak bisa dihilangkan.

Namun, ketika Anda secara proaktif mengelola dan mengendalikan proses pengungkapan, Anda akan lebih unggul. Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk:

• Meminimalkan Potensi Kerusakan: Dengan mengendalikan arus informasi, Anda mengurangi risiko bahaya.
• Pertahankan Kepercayaan: Menjadi orang pertama yang membagikan rencana Anda dengan pemangku kepentingan utama akan membantu mempertahankan kepercayaan mereka.
• Ciptakan Narasi yang Menarik: Membentuk cerita dengan cara yang kohesif dan menarik akan menyelaraskan minat Anda dengan minat karyawan Anda.

Begitu berita tentang penjualan tersebut bocor, narasinya bisa menjadi tidak terkendali. Karyawan yang belajar secara tidak langsung sering kali menjadi tidak percaya, dan membangun kembali kepercayaan mereka membutuhkan proses yang panjang. Sayangnya, waktu bukanlah sebuah kemewahan ketika Anda sedang menjual bisnis Anda. Kehilangan kepercayaan dari tim Anda menempatkan Anda pada posisi yang sangat dirugikan selama penjualan, karena hal itu menghalangi kemampuan Anda untuk memanfaatkan karyawan Anda sebagai aset dalam membangun kepercayaan dengan pembeli. Kurangnya kepercayaan antara pemilik dan karyawan membuat pembeli gelisah dan dapat menggagalkan kesepakatan.

Informasikan kepada KARYAWAN

Karyawan menyadari bahwa setiap pengusaha mencapai suatu titik dalam perjalanan mereka di mana inilah saatnya untuk menyerahkan kendali. Perubahan kepemilikan sering kali sejalan dengan tonggak penting dalam siklus hidup bisnis, sehingga menciptakan prospek baru bagi karyawan yang termotivasi. Bagi banyak orang, pertumbuhan karier pribadi terkait erat dengan pertumbuhan perusahaan. Namun, seiring dengan matangnya beberapa bisnis, pemilik mungkin berfokus pada mempertahankan daripada memperluas, sehingga membatasi kemajuan dan antusiasme karyawan. Situasi ini dapat mengecewakan anggota tim yang ambisius. Kepemilikan baru dapat memberikan peluang baru yang tidak mungkin dilakukan pada rezim sebelumnya.

Tentu saja, karyawan yang telah keluar dari perusahaan mungkin merasa tidak nyaman dengan potensi perubahan. Beberapa pembeli telah melaporkan menemukan contoh di mana karyawan tampaknya memberikan kontribusi minimal namun menerima kompensasi penuh. Transisi dapat berfungsi sebagai cara yang efektif untuk melepaskan “beban mati” organisasi apa pun. Penting untuk dicatat bahwa sebagian besar karyawan berdedikasi dan rajin, namun, seperti kelompok mana pun, mungkin ada pengecualian.

Dalam kasus pembeli yang lebih besar, kepemilikan baru dapat membuka pintu bagi karyawan, memberikan jalur pertumbuhan di luar organisasi saat ini. Misalnya, jika perusahaan besar seperti 3M mengakuisisi perusahaan senilai $20 juta, karyawan yang ambisius mungkin akan mempertimbangkan berbagai peluang di berbagai divisi 3M. Selain itu, kepemilikan baru sering kali memberikan suntikan modal untuk mendorong ekspansi bisnis, sehingga menciptakan peluang baru bagi karyawan yang menonjol. Di hampir semua akuisisi, pembeli menargetkan pertumbuhan signifikan pasca-penutupan dan siap mengambil risiko yang telah diperhitungkan untuk mencapainya. Dinamika ini memberikan prospek yang menjanjikan kepada talenta terbaik Anda—memastikan mereka memahami potensi di masa depan.

Draf Perjanjian Kerahasiaan (NDA)

Perjanjian kerahasiaan yang ditandatangani saja tidak menjamin kerahasiaan, namun memainkan peran penting. NDA secara efektif mencegah pelanggaran kerahasiaan dalam banyak kasus. Namun, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu transaksi, semakin besar kemungkinan terjadinya kebocoran. Dalam banyak kasus, kebocoran tersebut tidak disengaja, dimana pihak yang bertanggung jawab secara tidak sengaja mengungkapkan informasi sensitif kepada orang lain.

Meskipun tujuan utama perjanjian kerahasiaan adalah untuk mencegah pelanggaran, penting untuk melengkapi perjanjian tersebut dengan langkah-langkah tambahan untuk menjaga kerahasiaan. Misalnya, ketika berbagi informasi yang sangat sensitif dengan pesaing, sebaiknya pertimbangkan perjanjian terpisah atau NDA multi-bagian yang disesuaikan untuk menangani pengungkapan informasi spesifik tersebut.

Strategi untuk Mempekerjakan Selama Penjualan

Kontrol APA dan KAPAN Informasi Dirilis

Mengelola pengungkapan informasi secara efektif merupakan landasan menjaga kerahasiaan selama penjualan bisnis. Berikut beberapa strategi ampuh untuk mengontrol konten dan waktu informasi yang dibagikan kepada calon pembeli:

• Redaksi atau Informasi Agregat: Saat menangani data yang sangat sensitif, pertimbangkan untuk membagikannya dalam bentuk ringkasan, dengan detail penting seperti nama pelanggan atau karyawan disunting.
• Rilis Informasi Secara Bertahap: Berikan informasi secara bertahap kepada pembeli seiring kemajuan penjualan dan pencapaian transaksi tertentu terpenuhi, seperti menyelesaikan uji tuntas keuangan. Pada setiap tahap, pastikan pembeli secara resmi mengakui telah selesainya tahap tersebut. Misalnya, pengungkapan nama pelanggan atau karyawan utama hanya boleh dilakukan menjelang akhir uji tuntas atau setelah penyelesaian perjanjian definitif.
• Strategi yang Disesuaikan untuk Berbagai Kategori Informasi: Untuk informasi yang sangat sensitif yang rentan disalahgunakan oleh pembeli, pertimbangkan opsi seperti ringkasan, berbagi dengan pihak ketiga yang netral, atau hanya memberikan informasi terbatas kepada pembeli. Berhati-hatilah, terutama terhadap rahasia dagang yang tidak dilindungi dan kekayaan intelektual yang tidak terdaftar.
• Memanfaatkan Ruang Kesepakatan Elektronik: Saat bernegosiasi dan melakukan uji tuntas dengan banyak pihak secara bersamaan, menggunakan ruang data elektronik adalah tindakan yang bijaksana. Platform semacam itu melacak akses informasi dan memberi Anda kendali, seperti membatasi kemampuan pembeli untuk mengunduh atau mencetak data.
• Dokumen melalui Email: Untuk membuat jejak kertas yang jelas, komunikasikan informasi sebanyak mungkin melalui email. Riwayat yang terdokumentasi ini dapat memberikan pengaruh yang besar jika terjadi kemungkinan litigasi. Memiliki dokumentasi yang komprehensif dapat memberikan keuntungan bagi Anda saat mengevaluasi manfaat suatu tindakan hukum, karena penjual biasanya memikul beban pembuktian dalam perjanjian kerahasiaan.

Kontrol Informasi Kepada WHO Dirilis

Saat menangani informasi yang sangat sensitif, sangat penting untuk memiliki kontrol ketat terhadap siapa yang dapat mengakses informasi tersebut. Berikut adalah beberapa strategi efektif untuk mencapai hal tersebut:

• Pembeli Layar: Lakukan pemeriksaan keuangan menyeluruh untuk semua calon pembeli. Berikan pengawasan ekstra kepada pesaing langsung. Ingatlah bahwa uji tuntas adalah proses yang saling menguntungkan. Sebelum membagikan data sensitif, verifikasi kondisi keuangan pembeli Anda selama uji tuntas. Tanyakan tentang riwayat akuisisi mereka dan mintalah percakapan dengan CEO tentang akuisisi mereka sebelumnya. Jika ada tanda bahaya yang muncul, mundurlah selangkah dan selidiki lebih dalam. Dalam kasus yang melibatkan individu dengan kekayaan yang diklaim, pertimbangkan untuk meminta laporan kredit atau menyewa penyelidik swasta untuk pemeriksaan latar belakang jika timbul kecurigaan. Meskipun kejadian seperti itu jarang terjadi, percayalah pada insting Anda dan selidiki lebih lanjut ketika keraguan muncul.
• Libatkan Pihak Ketiga yang Netral: Untuk informasi yang sangat sensitif, pertimbangkan untuk menunjuk entitas pihak ketiga untuk menilai data dan menyusun laporan ringkasan untuk dipresentasikan kepada pembeli. Dalam transaksi penting, di mana kami mewakili penjual, dua pelanggan mewakili 40% pendapatan tahunan. Pembeli mempunyai kekhawatiran karena konsentrasi pendapatan, namun penjual ragu untuk membiarkan pembeli terlibat langsung dengan pelanggan. Kami melibatkan perusahaan pihak ketiga untuk melakukan survei pelanggan dan menghasilkan laporan ringkas untuk ditinjau pembeli.
• Batasi Informasi hanya pada Pihak Tertentu: Alternatifnya, batasi informasi hanya pada individu atau departemen yang ditunjuk dalam organisasi pembeli, seperti CPA, pengacara, atau CFO mereka. Dalam kasus seperti ini, disarankan bagi pihak ketiga untuk juga menandatangani perjanjian kerahasiaan, meskipun mungkin diperlukan modifikasi terhadap ketentuan perjanjian.

“Pembeli mengakui bahwa materi evaluasi terpilih akan dibagikan secara eksklusif kepada penasihat eksternal Pembeli dan berkomitmen untuk tidak mengungkapkan informasi tersebut kepada karyawan di departemen pemasaran, penelitian dan pengembangan, teknologi, atau keuangan.”

• Memanfaatkan Hak Istimewa Pengacara-Klien: Kecualikan dokumen yang tunduk pada hak istimewa pengacara-klien dari ruang data, terutama yang relevan dengan litigasi yang sedang berlangsung. Intinya, jika Anda sedang menjalani proses hukum, ungkapkan dokumen apa pun yang terkait dengan kasus tersebut hanya melalui pengacara Anda. Perhatikan bahwa jika transaksi berhasil, pembeli dapat memiliki kepentingan yang sama dengan Anda jika mereka menjadi “tergugat penerus”. Namun, hak istimewa ini tidak dijamin, terutama jika transaksi tersebut gagal. Oleh karena itu, merupakan langkah yang bijaksana untuk menceritakan rincian sensitif litigasi secara eksklusif melalui pengacara Anda untuk menjaga hak istimewa pengacara-klien.

Tangani PELANGGARAN Segera

Pelanggaran kerahasiaan jarang mengakibatkan kerugian yang berkepanjangan. Seringkali, pelanggaran tersebut berasal dari pengungkapan yang tidak disengaja, dan tindakan perbaikan yang cepat biasanya dapat menyelesaikan potensi masalah apa pun.

Jika terjadi pelanggaran, disarankan untuk segera menghubungi pihak yang bertanggung jawab. Nilai tanggapan dan sikap mereka—dengarkan cerita dari sisi mereka sebelum mempertimbangkan tindakan drastis. Dalam banyak kasus, pihak lain akan menyatakan penyesalannya dan segera mengambil langkah perbaikan, seperti memberhentikan karyawan yang terlibat atau menangani situasi dengan pelanggan yang terkena dampak untuk memperjelas narasinya.

Jika sifat pelanggarannya tidak jelas, panggilan telepon dapat meningkatkan kesadaran pihak lain mengenai masalah tersebut, dan biasanya masalah tersebut akan hilang dengan cepat. Setelah percakapan, sebaiknya kirimkan email singkat yang merangkum diskusi dan tindakan apa pun yang disepakati. Dokumentasi ini membuat catatan jika litigasi diperlukan di masa depan.

Kesimpulan

Menjaga kerahasiaan adalah aspek mendasar dari proses penjualan bisnis. Meskipun perjanjian kerahasiaan sangat penting, perjanjian ini harus melengkapi strategi yang diuraikan di atas untuk menjamin perlindungan berkelanjutan terhadap informasi sensitif selama penjualan .