M&A-afsluitingsproces | Een complete gids

De koper heeft zijn due diligence-onderzoek voltooid, en jij hebt het jouwe nauwgezet gedaan. Er zijn in grote lijnen overeenstemming bereikt over de voorwaarden van de transactie, inclusief de prijs.

Laten we het nu hebben over de afsluiting. Je bent zo ver gekomen en we zijn goed voorbereid.

Ik hoef mijn bier niet vast te houden...

Hoewel een vlekkeloze afsluiting misschien ongrijpbaar is, kunnen we zeker dichtbij komen. Dit artikel gaat in op potentiële uitdagingen die zich kunnen voordoen in de laatste fase van een transactie en biedt strategieën om deze te beperken, waar zowel kopers als verkopers van profiteren.

Tips voor een succesvolle afsluiting

Anticipeer op last-minute uitdagingen: Als het gaat om het kopen of verkopen van een bedrijf, verwacht dan het onverwachte. Een soepele vaart is een zeldzaamheid bij deze transacties, en problemen kunnen blijven hangen, zelfs nadat de deal is gesloten. Daarom is het van cruciaal belang dat er een sterke werkrelatie tussen de verkoper en de koper wordt onderhouden, zodat ze effectief kunnen samenwerken bij het oplossen van onverwachte problemen.

Vereenvoudig uw overeenkomsten: De sleutel tot een succesvolle zakelijke transactie ligt in eenvoud. Duidelijke, duidelijke juridische documenten zijn niet alleen gemakkelijker te begrijpen, maar ook minder vatbaar voor complicaties en juridische geschillen. Snelle transacties vertalen zich in lagere kosten voor alle betrokken partijen. Duidelijke, ondubbelzinnige documenten verkleinen het risico op misverstanden, verkeerde interpretaties, conflicten of spijt achteraf. In het ongelukkige geval van een rechtszaak kan een rechtbank, jury of arbiter snel de betekenis van het document begrijpen, wat leidt tot snellere procedures en lagere juridische kosten.

Wij raden het volgende aan:

• Blijf uit de buurt van al te formeel taalgebruik: vermijd omslachtige juridische conventies zoals ‘terwijl’, ‘voornoemd’ of ‘tot nu toe’.
• Minimaliseer juridisch en technisch jargon: Gebruik spaarzaam technische juridische termen, alleen als dit absoluut noodzakelijk is.
• Snijd overtollige woordenstroom af: Houd uw document beknopt en gefocust op de essentie. Het is niet mogelijk en ook niet praktisch om elk potentieel scenario te behandelen.

Verplichtingen van de koper voor de sluiting

Start belangrijke kopersacties vroeg in het proces:

Een nieuwe entiteit oprichten: Het is voor de koper van cruciaal belang om vanaf het begin van het proces snel een nieuwe entiteit op te richten, of het nu een bedrijf of een LLC is. Tijdigheid is hier van essentieel belang, aangezien elke vertraging in de vorming van entiteiten de voortgang aanzienlijk kan belemmeren en zelfs kan voorkomen dat de transactie wordt afgerond. Een actieve status voor de entiteit van de koper is een absolute must voor een succesvolle afsluiting.

• Beveilig een werkgeversidentificatienummer (EIN): Het EIN wordt een vereiste bij de omgang met derde partijen zoals escrow-agenten, voor taken zoals het opzetten van bankrekeningen en licentieverlening. Het verkrijgen van een EIN zou dus een van de eerste acties van de koper moeten zijn om het proces te stroomlijnen.
• Verkrijg de benodigde bedrijfslicentie: het overdragen van de bedrijfslicentie is een cruciaal onderdeel van het verkoopproces. Afhankelijk van het rechtsgebied kan de koper de licentie mogelijk vóór de sluiting of pas nadat de transactie is afgerond, aanvragen. Timing is de sleutel.
• Verkrijg essentiële licenties en vergunningen: het is de taak van de verkoper om een ​​uitgebreide lijst met vergunningen en licenties samen te stellen die de koper moet veiligstellen. Nogmaals, timing speelt een cruciale rol, omdat deze moeten worden gecoördineerd met andere afsluitingstaken, zoals het instellen van bankrekeningen.
• Zorg voor een ‘Doing Business As’-naam (DBA): Als de koper van plan is onder dezelfde handelsnaam te opereren, moet hij een DBA verwerven door een fictieve bedrijfsnaamverklaring (FBNS) in te dienen. Het proces voor het overdragen van een DBA kan per rechtsgebied verschillen, dus het begrijpen van de lokale regelgeving is van cruciaal belang.
• Een zakelijke bankrekening openen: Voorafgaand aan de sluiting moet de koper een zakelijke bankrekening openen. De meeste banken vereisen dat de koper over de benodigde licenties beschikt, waaronder een DBA- en bedrijfslicentie, en dat hij de entiteit heeft gevormd voordat ze de accountconfiguratie op naam van het bedrijf kunnen starten.
• Handelaarsaccounts regelen: Om een ​​nieuw verkopersaccount aan te vragen, moet de koper over de juiste licenties en bankrekeningen beschikken. Deze voorwaarden onderstrepen het belang van proactieve voorbereiding in de vroege stadia van het proces.

Vóór de sluiting

Hier is een beknopte checklist met cruciale stappen die zowel de koper als de verkoper met vertrouwen moeten ondernemen voordat ze aan de slottafel komen:

• Toewijzing van de aankoopprijs: Vroegtijdige overeenstemming over de toewijzing van de aankoopprijs helpt vertragingen veroorzaakt door meningsverschillen later te voorkomen.
• Berekening van werk in uitvoering (WIP): bereid een WIP-spreadsheet voor om pro rata bij afsluiting te vergemakkelijken.
• Inspectie van apparatuur: Inspecteer vóór sluitingstijd alle apparatuur grondig om verrassingen op het laatste moment te voorkomen en voldoende tijd te geven voor noodzakelijke reparaties of vervangingen.
• Voorlopige voorraadtelling: Voer een vroege voorraadtelling uit om onverwachte problemen te elimineren.
• Entiteitsstatus van de verkoper: Zorg ervoor dat de entiteit van de verkoper een goede reputatie heeft, aangezien een afsluiting niet anders kan plaatsvinden, wat mogelijk aanzienlijke vertragingen kan veroorzaken.
• Belastingverrekeningen: Verkrijg essentiële belastingverklaringen, waaronder:
  • Loonbelastingverrekening: Bevestig de betaling van de loonbelasting van de verkoper vóór sluiting.
  • Verrekening van omzetbelasting: zorg, indien van toepassing, voor een goedkeuringscertificaat om eventuele openstaande omzetbelasting te voldoen.
  • Andere belastingverklaringen: Afhankelijk van de lokale regelgeving kan toestemming van overheidsinstanties nodig zijn voor andere belastingen.
• Betrokkenheid van derden:
  • Financieringsdocumenten: Als er sprake is van financiering door derden, wees dan voorbereid op aanvullende documentatievereisten, zoals bedrijfsplannen en projecties. Escrow verzorgt vaak het afsluitingsproces.
  • Goedkeuring franchisegever: Verkrijg, indien van toepassing, goedkeuring van de franchisegever. Dit kan gepaard gaan met koperstraining en ondertekening van de franchiseovereenkomst voorafgaand aan de sluiting.
  • Huurtoewijzing: Als goedkeuring van de verhuurder nodig is voor een huuroverdracht, neem dan vroeg in het proces proactief contact op met de verhuurder om onverwachte hindernissen te voorkomen.+

Koopovereenkomst

Navigeer vol vertrouwen door de componenten van een koopovereenkomst:

• Overdracht van contracten: Alle contracten die bij de verkoop betrokken zijn, moeten duidelijk worden toegewezen.
• Verkoopakte: Bij de verkoop van activa draagt ​​de verkoopakte formeel het eigendom van de activa over tijdens de afsluiting.
• Openbaarmakingsverklaring van de koper: Kopers kunnen de nodige schriftelijke bekendmakingen doen met behulp van dit document.
• Adviesovereenkomsten: Wanneer de verkoper de koper bijstaat tijdens een overgangsperiode, is een adviesovereenkomst essentieel.
• Bedrijfsresolutie: Zowel de koper als de verkoper moeten een bedrijfsresolutie ondertekenen, waarin zij de bevoegdheid krijgen om namens hun entiteit op te treden.
• Apparatuurlijst: Een inventaris van activa, een integraal onderdeel van de aankoopprijs, moet bij de verkoopakte worden gevoegd.
• Holdback Agreement: gebruikelijk bij all-cash deals, waarbij een derde partij een deel van de aankoopprijs vasthoudt totdat aan bepaalde voorwaarden is voldaan.
• Overdracht van intellectueel eigendom: Documenteer en draag alle intellectuele eigendommen (octrooien, auteursrechten, handelsmerken) over die bij de verkoop bij de sluiting betrokken zijn.
• Niet-concurrentiebeding: Bij het sluiten tekent de verkoper doorgaans een niet-concurrentiebeding, waarbij hij zich gedurende een bepaalde periode onthoudt van concurrentie met de koper.
• Promesse: Wanneer er financiering door de verkoper in het spel is, is een promesse noodzakelijk. Bij kleinere transacties gaat het vaak om persoonlijke garanties van de koper.
• Beveiligingsovereenkomst: Stelt de koper in staat bedrijfsmiddelen te gebruiken als onderpand voor de verkopersbon totdat deze volledig is betaald. Dit voorkomt ongeoorloofde verkoop van activa of lasten zonder toestemming van de verkoper.
• Openbaarmakingsverklaring van de verkoper: Verkopers kunnen met behulp van deze verklaring essentiële schriftelijke openbaarmakingen verstrekken.

Door met vertrouwen door deze componenten te navigeren, wordt een robuuste en goed gedocumenteerde koopovereenkomst gegarandeerd, waar alle betrokken partijen profijt van hebben.

Escrow en het sluitingsproces

Een escrow-agent, een vertrouwde derde partij, vervult de cruciale rol van het beschermen van fondsen en documenten totdat aan alle escrow-voorwaarden is voldaan. Voor het soepel afsluiten van kleinere transacties raden wij u ten zeerste aan een escrow-agent in te schakelen.

Tijdens de afsluiting moeten vaak talloze aanpassingen en proraties worden georkestreerd – waarbij aspecten als leasebetalingen, nutsvoorzieningen, onroerendgoedbelasting en debiteuren aan bod komen – om de timingverschillen tussen factuurbetalingen en de eigendomsoverdracht te verzoenen. Escrow- services blinken uit in het beheren van deze ingewikkelde afsluitingsaanpassingen en proraties.

In gevallen waarbij financiering door derden betrokken is, zoals bankleningen, wordt escrow een noodzaak. Het speelt een cruciale rol in de zakelijke verkoop door verschillende cruciale taken uit te voeren, waaronder:

• Bewaring van deposito's van serieus geld: het veiligstellen van deposito's van serieus geld , doorgaans verstrekt door individuele kopers (niet door zakelijke kopers).
• Zorgen voor een duidelijke eigendomsoverdracht: Uitvoeren van UCC en andere zoekopdrachten om de naadloze overdracht van eigendom van activa bij afsluiting te garanderen.
• Kennisgevingen aan crediteuren indienen (in 13 staten waar vereist).
• Kosten pro rata: vakkundig omgaan met de pro rata van uitgaven zoals onroerendgoedbelasting en andere financiële verplichtingen.
• Fungeren als derdepartij-clearinghouse: faciliteren van de betaling van pandrechten, schulden en openstaande rekeningen.
• Veilig beheren en uitbetalen van fondsen: vakkundig omgaan met de bewaring en vrijgave van fondsen volgens de overeengekomen voorwaarden.

Dagen vóór de sluiting

In de dagen voorafgaand aan de sluiting moeten zowel de verkoper als de koper de volgende beslissende stappen ondernemen:

• Laatste voorraadtelling: Voor bedrijven met een aanzienlijke voorraad is het uitvoeren van een definitieve voorraadtelling van cruciaal belang. Deze taak moet idealiter worden uitgevoerd op de dag vóór de sluiting, waarbij beide partijen betrokken zijn of waarbij de hulp wordt ingeroepen van een professionele inventariswaarderingsdienst. Bij de sluiting vergoedt de koper de verkoper doorgaans contant voor de inventaris, op basis van de oorspronkelijke kosten. Eventuele verouderde inventaris kan worden aangepakt, onder voorbehoud van goedkeuring van de koper.
• Laatste doorloop: Een laatste doorloop van het bedrijf door zowel koper als verkoper zorgt voor een soepele afsluiting zonder onvoorziene verrassingen.
• Escrow-geldoverdracht: Bij transacties waarbij een escrow betrokken is, moet de koper de overdracht van het slotgeld via een cheque of bankoverschrijving drie volledige werkdagen vóór de sluitingsdatum initiëren. Overboekingen kunnen soms vertraging oplopen, waardoor de verkoop mogelijk wordt vertraagd als deze op de dag van sluiting wordt uitgevoerd. Om dit risico te beperken, raden wij aan om het geld ten minste drie dagen vóór de sluiting over te maken naar een escrow. Het is van cruciaal belang dat u vooraf contact opneemt met uw bank, aangezien sommige instellingen dagelijkse limieten kunnen opleggen aan overboekingen. Houd er rekening mee dat borggelden naar de verkopende entiteit moeten worden gestuurd, en niet naar de verkoper persoonlijk. In gevallen waarin geen gebruik wordt gemaakt van de borgsom, kan de koper de dag vóór of op de dag van sluiting geld overmaken. Het is echter vermeldenswaard dat veel escrow-bedrijven geen cheques accepteren vanwege recente frauduleuze activiteiten.

Ondertekening en de officiële 'Sluiting'

Sluitingsformaten: Sluitingen kunnen plaatsvinden in twee primaire formaten: virtueel of persoonlijk. In het huidige landschap komen virtuele sluitingen steeds vaker voor als gevolg van technologische vooruitgang. In dergelijke gevallen worden afsluitingsdocumenten vaak via een koerier naar de partijen gestuurd voor fysieke handtekeningen of elektronisch ondertekend, waarbij de escrow-agent toezicht houdt op de vrijgave op de sluitingsdatum.

Ondertekenaars: Hoewel niet alle eigenaren elk document afzonderlijk hoeven te ondertekenen, moeten zij wel toestemming geven om een ​​aangewezen ‘ondertekenaar’ te machtigen om namens hen op te treden. Als het bedrijf uitsluitend eigendom is van een getrouwde persoon in een rechtsgebied van gemeenschap van goederen, moeten beide echtgenoten alle sluitingsdocumenten ondertekenen. Het is raadzaam dat alle functionarissen ondertekenen, maar als deze niet beschikbaar zijn, kan een bedrijfsresolutie volstaan.

Harde kopieën versus elektronische documenten: De Uniform Commercial Code (UCC) verplichtte ooit schriftelijke en ondertekende beveiligingsovereenkomsten, vaak geïnterpreteerd als papieren exemplaren. Het UCC accepteert nu echter elektronische documenten als beveiligingsovereenkomsten. Niettemin kunnen lokale vereisten nog steeds papieren exemplaren vereisen, en veel escrow-bedrijven blijven fysieke handtekeningen vereisen.

Feitelijke sluiting: De koopovereenkomst vertegenwoordigt de bindende verbintenis tot de verkoop, terwijl de “sluiting” de daadwerkelijke eigendomsoverdracht van verkoper naar koper betekent. Dit gebeurt wanneer beide partijen de verkoopakte ondertekenen (voor de verkoop van activa) en de koper de betalingstransactie voltooit. Alleen wanneer beide acties zijn voltooid, kan de verkoop als ‘gesloten’ worden beschouwd. Indien deze acties op verschillende dagen plaatsvinden, is de sluitingsdatum de dag van de latere actie.

Feitelijke eigendomsoverdracht: De eigendomsoverdracht hangt niet af van de fysieke levering van de koopakte, maar van de wederzijdse ondertekening van het document door beide partijen. Zodra de koopakte is ondertekend, wordt het eigendom effectief overgedragen, ongeacht of het document fysiek is uitgewisseld.

Voertuigoverdrachten: Voertuigen en eigendommen met een titel moeten worden opgenomen in de activalijst die bij de definitieve koopovereenkomst is gevoegd. Wanneer beide partijen de verkoopakte ondertekenen, verschuift de juridische eigendom van alle vermelde activa, inclusief voertuigen, van de verkoper naar de koper. Het is vermeldenswaard dat, hoewel de juridische eigendom verandert bij ondertekening, de daadwerkelijke overdracht van de voertuigregistratie bij de DMV dagen of weken kan duren. In sommige gevallen, als de verkoop niet onmiddellijk wordt geregistreerd, kunnen derden de verkoper als eigenaar blijven erkennen. Om dit scenario aan te pakken, bevat de koopovereenkomst vaak een 'clausule over economisch eigendom', waarbij de verkoper wordt verplicht eventuele voordelen door te geven aan de koper als deze door derden nog steeds als eigenaar wordt behandeld.

Documenten die moeten worden ondertekend bij of vóór sluiting: Verschillende cruciale documenten moeten vóór of tijdens de sluiting worden ondertekend:

• Koopovereenkomst: Deze kan vóór of tijdens de sluiting worden uitgevoerd. Hoewel de koopovereenkomst en de bijbehorende schema's juridisch bindend worden bij ondertekening, vindt de daadwerkelijke overdracht van de juridische eigendom van het bedrijf plaats bij ondertekening van de verkoopakte (voor de verkoop van activa) of aandelencertificaten (voor de verkoop van aandelen).
• Schema's: deze worden doorgaans gelijktijdig met de definitieve koopovereenkomst (DPA) ondertekend. Maar ook al worden ze juridisch effectief na ondertekening, de juridische eigendom van het bedrijf verandert pas wanneer de verkoopakte wordt ondertekend.
• Bewijsstukken (verkoopakte): De verkoopakte en, indien van toepassing, de huurovereenkomst worden als bijlage bij de koopovereenkomst gevoegd en worden uitsluitend bij de afsluiting ondertekend. Het feitelijke juridische eigendom en bezit van het bedrijf gaat over op de koper op het moment dat de koopakte wordt ondertekend. Normaal gesproken ondertekent de verkoper de koopakte zodra de koper de overeengekomen betaling heeft gedaan en eventuele onvoorziene problemen naar tevredenheid van beide partijen zijn opgelost. Tot de sluiting behoudt de verkoper de volledige eigendom en verantwoordelijkheid voor het bedrijf.

Onmiddellijk na ondertekening

Zodra de afsluiting is voltooid, moeten zowel de verkoper als de koper onmiddellijk het volgende ondernemen:

Overgang klantenlijst: De verkoper moet de koper onmiddellijk voorzien van een uitgebreide lijst van zijn gewaardeerde klanten of cliënten. Deze gezamenlijke inspanning zorgt voor een soepele overgang van deze vitale relaties.

Betrokkenheid van medewerkers: Het is van cruciaal belang dat de koper en de verkoper een bijeenkomst beleggen om de verandering in eigendom aan de werknemers te communiceren. De aanpak van deze communicatie varieert afhankelijk van de bestaande relatie van de verkoper met het personeel. Wij adviseren de koper ten zeerste om een ​​overtuigende en optimistische visie voor de toekomst van het bedrijf te presenteren, waarbij de werkzekerheid voor alle werknemers opnieuw wordt bevestigd. Deze bijeenkomst moet positiviteit uitstralen, vertrouwen wekken en elk teamlid geruststellen over hun voortdurende rol binnen de organisatie.

Na sluiting

Prioriteiten na sluiting voor verkoper en koper:

Na de sluiting moeten zowel de verkoper als de koper de volgende zaken op een duidelijke en ongecompliceerde manier aanpakken:

• Debiteuren: Als de verkoper het eigendom van debiteuren behoudt, is het van cruciaal belang om zijn entiteit en bankrekening te behouden voor het innen van openstaande vorderingen. Een ontmoeting tussen koper en verkoper is raadzaam om de incassostrategieën na de sluiting en klantmeldingen te bespreken. Normaal gesproken blijft de verkoper klanten factureren via het bedrijfsadres, terwijl de koper de betalingen beheert en doorstuurt naar de verkoper. Dit proces kan worden gestroomlijnd als beide partijen tijdens de trainingsperiode op het bedrijf aanwezig zijn.
• Telefoondiensten: Zorg voor een vlotte overdracht van telefoondiensten vóór de sluitingsdatum.
• Training en transitie: voltooi gezamenlijk de trainings- en transitiefase en documenteer dit proces in een trainingslogboek om potentiële geschillen in de toekomst te beperken.
• Sleutelactiva overdragen: Bij de sluiting moet de verkoper essentiële activa overhandigen, waaronder computertoegangscodes, kluiscombinaties, alarmcodes, sleutels van archiefkasten, gebouwen en voertuigen, evenals gebruikershandleidingen, instructiehandleidingen en garantie-informatie.
• Overdracht van apparatuurlease: Als er sprake is van lease van apparatuur, zorg dan voor een correcte overdracht van verkoper naar koper.
• Overdrachtscontracten van derden: Deze categorie omvat overeenkomsten zoals advertentiecontracten en leases van apparatuur.
• Sleutelrelaties overdragen: Organiseer gezamenlijke bijeenkomsten met belangrijke klanten, leveranciers en andere essentiële contacten om hen te verzekeren van een naadloze overgang onder de nieuwe eigenaar.
• Telefoondienst overzetten: Geef prioriteit aan een soepele overdracht van telefoondiensten en coördineer deze verandering effectief.
• Nutsvoorzieningen overdragen: Neem contact op met nutsbedrijven om de overdracht van diensten van de verkoper naar de koper te vergemakkelijken.
• Leveranciersaccounts overdragen: werk na de sluiting samen met leveranciers en leveranciers om hen op de hoogte te stellen van de verandering in eigendom.
• Digitale activa overdragen: werk samen om digitale activa over te dragen, waaronder websites, domeinnamen, telefoonnummers en andere technologische bronnen.
• UCC-financieringsverklaring: Als er een verkopersnota bestaat, zorg dan voor naleving door de benodigde kennisgeving of retentierecht in te dienen bij het juiste archiefkantoor.

Maanden na de sluiting

In de maanden na de sluiting is het absoluut noodzakelijk om de volgende taken op een eenvoudige manier uit te voeren:

• Toewijzing van de aankoopprijs : zorg voor de juiste documentatie door aan het einde van het belastingjaar IRS-formulier 8594
• IRS-checklist: werk samen met uw accountant om de sluiting van entiteiten te stroomlijnen zodra alle debiteuren met succes zijn geïnd.

Door deze stappen te volgen, behoudt u duidelijkheid en efficiëntie in de fase na de afsluiting.