Strategieën voor het handhaven van vertrouwelijkheid

Als het gaat om de verkoop van uw bedrijf, kan de tijd u parten spelen. Het is uw bondgenoot voordat uw bedrijf op de markt komt, maar het kan uw tegenstander worden zodra het te koop staat.

Hoe langer uw bedrijf op de markt blijft, hoe groter het risico op een lek.

Waarom is dat een zorg?

Zodra het nieuws over de verkoop voortijdig naar buiten komt, kan het verhaal uit de hand lopen en onmogelijk te beheren worden. Werknemers die via onofficiële kanalen op de hoogte worden gebracht van de verkoop, kunnen sceptisch worden. Klanten kunnen ergens anders gaan zoeken en concurrenten kunnen proberen uw personeel en klanten af ​​te pakken.

Maar waarborgt een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) niet de vertrouwelijkheid?

Hoewel een ondertekende NDA een cruciaal onderdeel is, garandeert deze op zichzelf de vertrouwelijkheid niet, hoewel het in de meeste gevallen wel lekken voorkomt. Hoe meer tijd het echter kost om een ​​deal af te ronden, hoe groter de kans op een inbreuk.

Het ware doel van een vertrouwelijkheidsovereenkomst is het voorkomen van lekken, maar u kunt er niet alleen op vertrouwen. Een goed opgestelde vertrouwelijkheidsovereenkomst moet worden aangevuld met aanvullende maatregelen om de vertrouwelijkheid te handhaven.

In dit artikel onthullen we een reeks strategieën die u zowel vóór als tijdens het verkoopproces kunt implementeren om de geheimhouding van uw bedrijfsverkoop .

Redenen voor het handhaven van vertrouwelijkheid

Vertrouwelijkheid is van cruciaal belang om drie belangrijke redenen:

• Werknemers: Wanneer werknemers lucht krijgen van een mogelijke verkoop, kan dit angst veroorzaken over de baanzekerheid. Sommigen gaan misschien ergens anders op zoek naar een baan, terwijl anderen misschien zelfs overwegen een competitieve groep te vormen als reactie op het gevoel verraden te zijn.
• Klanten: Zowel huidige als potentiële klanten kunnen lucht krijgen van de aanstaande verkoop en zich zorgen maken dat een nieuwe eigenaar het bedrijfsmodel drastisch zou kunnen veranderen of de prijzen zou kunnen verhogen. Deze bezorgdheid kan ertoe leiden dat zij samen met concurrenten alternatieven gaan verkennen.
• Concurrenten: Gewapend met kennis van de verkoop kunnen concurrenten de kans aangrijpen om werknemers en klanten van het bedrijf weg te lokken.

Laten we ons verdiepen in strategieën om de vertrouwelijkheid effectief te handhaven.

Strategieën die vóór de verkoop moeten worden geïmplementeerd

BEREID U vooraf voor op de verkoop

De tijdlijn van de verkoop van uw bedrijf speelt een cruciale rol bij het handhaven van de vertrouwelijkheid. Hoe langer het proces duurt, hoe groter de kans op een lek. Om de vertrouwelijkheid van uw bedrijf te waarborgen, is een proactieve voorbereiding essentieel. Idealiter zou je jaren van tevoren met de voorbereidingen moeten beginnen. Deze aanpak maakt niet alleen een soepelere en snellere transactie mogelijk, maar vermindert ook aanzienlijk het risico op lekken en de mogelijke gevolgen ervan. Vergeet niet dat een greintje preventie een pond genezing waard is, en dit principe geldt ook voor de verkoop van uw bedrijf.

Beheers het VERHAAL

Net als het spelletje 'telefoon' uit de kindertijd, waarbij berichten snel veranderen naarmate ze worden doorgegeven, kunnen geruchten snel muteren, en zodra ze viraal gaan, wordt het beheersen van het verhaal bijna onmogelijk. Geruchten zijn, eenmaal verspreid, als een bel die je niet meer kunt ontluieren.

Wanneer u het openbaarmakingsproces echter proactief beheert en controleert, krijgt u de overhand. Met deze aanpak kunt u:

• Minimaliseer potentiële schade: Door de informatiestroom te beheersen, verkleint u het risico op schade.
• Vertrouwen behouden: Door de eerste te zijn die uw plannen deelt met de belangrijkste belanghebbenden, kunt u hun vertrouwen behouden.
• Creëer een meeslepend verhaal: Door het verhaal op een samenhangende en boeiende manier vorm te geven, worden uw belangen op één lijn gebracht met die van uw werknemers.

Zodra het nieuws over de verkoop uitlekt, kan het verhaal uit de hand lopen. Werknemers die indirect leren, worden vaak wantrouwig, en het herstellen van hun vertrouwen kan een langdurig proces zijn. Helaas is tijd geen luxe als u bezig bent met de verkoop van uw bedrijf. Als u het vertrouwen van uw team verliest, wordt u tijdens de verkoop aanzienlijk benadeeld, omdat het uw vermogen belemmert om uw werknemers in te zetten als een troef bij het opbouwen van vertrouwen bij de koper. Een gebrek aan vertrouwen tussen eigenaren en werknemers maakt kopers zenuwachtig en kan deals laten ontsporen.

WERKNEMERS informeren

Medewerkers beseffen dat elke ondernemer een punt in zijn reis bereikt waarop het tijd is om de teugels over te dragen. Een verandering van eigenaarschap komt vaak overeen met belangrijke mijlpalen in de levenscyclus van een bedrijf, waardoor nieuwe perspectieven worden gecreëerd voor gemotiveerde werknemers. Voor velen is de persoonlijke carrièregroei nauw verbonden met de groei van het bedrijf. Naarmate sommige bedrijven volwassener worden, kunnen eigenaren zich echter richten op het behouden in plaats van uitbreiden, waardoor de vooruitgang en het enthousiasme van werknemers worden beperkt. Deze situatie kan ontmoedigend zijn voor ambitieuze teamleden. Nieuw eigenaarschap kan nieuwe kansen bieden die onder het vorige regime niet haalbaar waren.

Uiteraard kunnen werknemers die aan het aarzelen zijn, zich ongemakkelijk voelen over mogelijke veranderingen. Sommige kopers hebben gemeld dat ze gevallen hebben ontdekt waarin werknemers een minimale bijdrage leken te leveren, maar toch een volledige vergoeding ontvingen. Een transitie kan dienen als een effectieve manier om het ‘dood gewicht’ van de organisatie kwijt te raken. Het is belangrijk op te merken dat de meerderheid van de werknemers toegewijd en ijverig is, maar zoals bij elke groep kunnen er uitzonderingen zijn.

In het geval van een grotere koper kan een nieuwe eigenaar deuren openen voor werknemers, waardoor mogelijkheden worden geboden voor groei buiten de huidige organisatie. Als een grootmacht als 3M bijvoorbeeld een bedrijf ter waarde van 20 miljoen dollar overneemt, zouden ambitieuze werknemers de vele mogelijkheden binnen de diverse divisies van 3M kunnen overwegen. Bovendien injecteert nieuw eigenaarschap vaak kapitaal om de bedrijfsexpansie te stimuleren, waardoor nieuwe mogelijkheden worden gecreëerd voor opvallende werknemers. Bij vrijwel alle overnames streven kopers naar een aanzienlijke groei na de sluiting en zijn zij bereid berekende risico's te nemen om deze te verwezenlijken. Deze dynamiek biedt uw toptalent veelbelovende vooruitzichten en zorgt ervoor dat zij het toekomstige potentieel benutten.

Stel een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) op

Een ondertekende geheimhoudingsovereenkomst alleen garandeert de vertrouwelijkheid niet, maar speelt wel een cruciale rol. NDA's voorkomen in de meeste gevallen effectief schendingen van de vertrouwelijkheid. Hoe langer het duurt om een ​​transactie af te ronden, hoe groter de kans dat er een lek optreedt. In veel gevallen zijn dergelijke lekken onbedoeld, waarbij de verantwoordelijke partij onbedoeld gevoelige informatie aan anderen openbaar maakt.

Hoewel het primaire doel van een vertrouwelijkheidsovereenkomst het voorkomen van inbreuken is, is het essentieel om deze aan te vullen met aanvullende maatregelen om de vertrouwelijkheid te waarborgen. Wanneer u bijvoorbeeld zeer gevoelige informatie met concurrenten deelt, is het verstandig om een ​​afzonderlijke overeenkomst of een meerdelige NDA te overwegen die is toegesneden op de openbaarmaking van dergelijke specifieke informatie.

Strategieën om te gebruiken tijdens de verkoop

Bepaal WAT en WANNEER informatie wordt vrijgegeven

Het effectief beheren van de vrijgave van informatie is een hoeksteen van het handhaven van de vertrouwelijkheid tijdens een bedrijfsverkoop. Hier zijn verschillende robuuste strategieën voor het controleren van zowel de inhoud als de timing van informatie die met potentiële kopers wordt gedeeld:

• Informatie redigeren of aggregeren: Wanneer u te maken heeft met zeer gevoelige gegevens, kunt u overwegen deze in samengevatte vorm te delen, waarbij cruciale details zoals de namen van klanten of werknemers worden geredigeerd.
• Informatie in fasen vrijgeven: Verstrek geleidelijk informatie aan kopers naarmate de verkoop vordert en er aan specifieke transactiemijlpalen wordt voldaan, zoals het voltooien van een financieel due diligence-onderzoek. Zorg er in elke fase voor dat de koper de voltooiing van die fase formeel erkent. Het openbaar maken van belangrijke namen van klanten of werknemers mag bijvoorbeeld alleen plaatsvinden tegen het einde van het due diligence-onderzoek of na het finaliseren van een definitieve overeenkomst.
• Op maat gemaakte strategieën voor verschillende informatiecategorieën: Voor uitzonderlijk gevoelige informatie die kwetsbaar kan zijn voor misbruik door de koper, kunt u opties overwegen zoals samenvatten, delen met neutrale derde partijen of slechts beperkte informatie aan de koper verstrekken. Wees uiterst voorzichtig, vooral als het gaat om onbeschermde bedrijfsgeheimen en niet-geregistreerd intellectueel eigendom.
• Maak gebruik van een elektronische dealroom: Wanneer u gelijktijdig met meerdere partijen onderhandelt en due diligence uitvoert, kan het verstandig zijn om een ​​elektronische dataroom te gebruiken. Dergelijke platforms volgen de toegang tot informatie en geven u controle, zoals het beperken van de mogelijkheden van kopers om gegevens te downloaden of af te drukken.
• Documenteren via e-mail: Om een ​​duidelijk papieren spoor op te bouwen, communiceert u zoveel mogelijk informatie via e-mail. Deze gedocumenteerde geschiedenis kan een aanzienlijke hefboomwerking bieden in geval van mogelijke rechtszaken. Het hebben van uitgebreide documentatie kan de balans in uw voordeel doen doorslaan bij het beoordelen van de merites van een juridische actie, aangezien verkopers doorgaans de bewijslast dragen in vertrouwelijkheidsovereenkomsten.

Controle aan WIE-informatie wordt vrijgegeven aan

Bij het omgaan met zeer gevoelige informatie is het van cruciaal belang om strikte controle te hebben over wie er toegang toe krijgt. Hier zijn verschillende effectieve strategieën om precies dat te bereiken:

• Schermkopers: Voer grondige financiële screenings uit voor alle potentiële kopers. Geef extra controle aan directe concurrenten. Houd er rekening mee dat due diligence een wederzijds proces is. Voordat u gevoelige gegevens deelt, moet u tijdens een due diligence-onderzoek de financiële positie van uw koper verifiëren. Informeer naar hun overnamegeschiedenis en vraag om gesprekken met CEO's over hun eerdere overnames. Als er rode vlaggen opduiken, doe dan een stap terug en duik dieper. In gevallen waarbij particulieren met vermeend vermogen betrokken zijn, kunt u overwegen een kredietrapport aan te vragen of een privé-detective in te huren voor antecedentenonderzoek als er vermoedens ontstaan. Hoewel dergelijke gevallen zeldzaam zijn, moet u op uw instinct vertrouwen en verder onderzoek doen als er twijfels naar boven komen.
• Betrek neutrale derde partijen: Voor zeer gevoelige informatie kunt u overwegen externe entiteiten aan te stellen om de gegevens te beoordelen en een samenvattend rapport op te stellen dat aan de koper kan worden gepresenteerd. Bij een belangrijke transactie, waarbij wij de verkoper vertegenwoordigden, vertegenwoordigden twee klanten 40% van de jaaromzet. De koper maakte zich zorgen vanwege de omzetconcentratie, maar de verkoper aarzelde om de koper rechtstreeks met de klanten te laten communiceren. We hebben een extern bedrijf ingeschakeld om klantonderzoeken uit te voeren en een beknopt rapport op te stellen ter beoordeling door de koper.
• Beperk informatie tot specifieke partijen: U kunt de informatie ook beperken tot aangewezen personen of afdelingen binnen de organisatie van de koper, zoals hun CPA, advocaat of CFO. In dergelijke gevallen is het raadzaam dat de derde partij ook een geheimhoudingsverklaring tekent, hoewel wijzigingen in de voorwaarden van de overeenkomst noodzakelijk kunnen zijn.

“De Koper erkent dat geselecteerd evaluatiemateriaal uitsluitend zal worden gedeeld met de externe adviseurs van de Koper en verbindt zich ertoe dergelijke informatie niet bekend te maken aan werknemers binnen de marketing-, onderzoeks- en ontwikkelings-, technologie- of financiële afdelingen.”

• Maak gebruik van het advocaat-cliënt-privilege: sluit documenten uit die onder het advocaat-cliënt-privilege vallen, uit de dataroom, vooral als deze relevant zijn voor lopende rechtszaken. Als u midden in een gerechtelijke procedure zit, mag u alle documenten die verband houden met de zaak uitsluitend via uw advocaat openbaar maken. Houd er rekening mee dat in het geval van een succesvolle transactie de koper een gemeenschappelijk belang met u kan delen als hij/zij een “opvolger gedaagde” wordt. Dit privilege is echter niet gegarandeerd, vooral niet als de transactie mislukt. Daarom is het een verstandige zet om procesgevoelige details uitsluitend via uw advocaat in vertrouwen te nemen, om de vertrouwelijkheid tussen advocaat en cliënt te behouden.

Handel inbreuken onmiddellijk af

Schending van de vertrouwelijkheid leidt zelden tot blijvende schade. Vaker wel dan niet zijn dergelijke schendingen het gevolg van onbedoelde openbaarmakingen, en snelle herstelmaatregelen kunnen doorgaans eventuele problemen oplossen.

Mocht zich toch een inbreuk voordoen, dan is het verstandig om direct contact op te nemen met de verantwoordelijke partij. Beoordeel hun reactie en gedrag; luister naar hun kant van het verhaal voordat u drastische maatregelen overweegt. In veel gevallen zal de andere partij spijt betuigen en onmiddellijk corrigerende maatregelen nemen, zoals het ontslaan van de betrokken medewerker of het bespreken van de situatie met de getroffen klant om het verhaal te verduidelijken.

Wanneer de aard van de inbreuk onduidelijk is, kan een telefoontje ertoe bijdragen dat de andere partij zich bewust wordt van het probleem, en doorgaans zal de kwestie snel verdwijnen. Na het gesprek is het verstandig om een ​​beknopte e-mail te sturen met een samenvatting van het gesprek en eventueel afgesproken acties. Deze documentatie legt een record vast voor het geval een rechtszaak in de toekomst noodzakelijk wordt.

Conclusie

Het bewaren van de vertrouwelijkheid is een fundamenteel aspect van het verkoopproces van een bedrijf. Hoewel een vertrouwelijkheidsovereenkomst essentieel is, moet deze een aanvulling vormen op de hierboven geschetste strategieën om de voortdurende bescherming van gevoelige informatie tijdens de verkoop .