Contentmanagementsystemen (CMS, of Content Management System) zijn diverse applicaties die helpen bij het creëren en bewerken van informatie in digitale vorm.
Applicaties voor contentbeheer beschikken doorgaans over een reeks functies en mogelijkheden waarmee documenten en digitale content (afbeeldingen, audio, enz.) op een collaboratieve manier beheerd kunnen worden.
Een voorbeeld hiervan is dat verschillende medewerkers binnen een bedrijf of verschillende afdelingen op bepaalde manieren en volgens bepaalde processen kunnen samenwerken: makers of schrijvers werken eerst, daarna redacteuren, andere managers keuren de inhoud goed, beheerders configureren het systeem, enzovoort.
Het klinkt misschien als onzin, ik weet het! Laten we het simpel houden:
Wat we tegenwoordig een contentmanagementsysteem noemen, werkt grotendeels via het web: een webapplicatie waarmee verschillende mensen kunnen inloggen, content, materialen of bronnen kunnen toevoegen en deze uiteindelijk kunnen publiceren op het web (openbaar) of binnen een bedrijf, alleen voor medewerkers of samenwerkingspartners (intranet).
In het verleden waren er interne systemen op grote bedrijfsnetwerken of computers die niet webgebaseerd waren en via een browser toegankelijk, maar gebruik maakten van Windows-, Linux- of andere besturingssystemen. Tegenwoordig zijn echter bijna alle CMS'en webgebaseerd: ze werken in een browser, vanaf een centrale server, en zijn overal toegankelijk.
Een van de populairste contentmanagementsystemen is WordPress, waarmee je websites kunt maken, blogberichten, pagina's en teksten kunt toevoegen en deze online kunt publiceren. Als we het alleen over het web hebben, is WordPress wellicht het meest wijdverspreide systeem (naar schatting wordt bijna 30% van de websites op internet beheerd door WordPress) sinds de lancering in 2003. Bovendien is WordPress gratis en 'open source', waardoor iedereen het naar eigen inzicht kan aanpassen en uitbreiden.
Direct na WordPress volgen Joomla en Drupal, en daarna nog vele andere met een kleiner publiek.
Structuur van een CMS-systeem
Een contentmanagementsysteem bestaat uit twee onderdelen:
- Het beheerdersgedeelte is de applicatie waarmee gebruikers bronnen, artikelen, materialen, pagina's, enzovoort kunnen aanmaken. Deze interface is gebaseerd op bedrijfsregels , zoals een toegangsrechtensysteem, een hiërarchie en bepaalde processen voor het aanmaken en bewerken van bronnen.
- Het presentatiegedeelte is de interface die de in punt 1 genoemde bronnen aan de doelgroep presenteert. In het geval van een CMS voor het beheren van websites (zoals WordPress) is het presentatiegedeelte de openbare website, die toegankelijk is voor bezoekers, het algemene publiek.
Functies van een CMS-systeem
Een contentmanagementsysteem omvat minimaal de functies die te maken hebben met toegang tot gebruikers en het ondersteunen van hen bij het creëren, wijzigen en publiceren van de informatie waarmee ze werken.
Toegang tot functies
Inlogsysteem: CMS'en bevatten een inlogsysteem voor gebruikers. Het beheerdersgedeelte moet beveiligd zijn om ongeautoriseerde wijzigingen te voorkomen, daarom heeft elke gebruiker een account met een gebruikersnaam of wachtwoord.
Toegangsrechtensysteem: Niet alle gebruikers hebben dezelfde toegang en rechten. In elke organisatie bestaan verschillende hiërarchieën en typen medewerkers en contentmakers. In WordPress zijn er gewone gebruikers, redacteuren en beheerders. Elk type gebruiker heeft een andere set rechten.
Reguliere gebruikers hebben niet dezelfde rechten als beheerders, die toegang hebben tot het volledige systeem voor bewerking en configuratie. Het is belangrijk om een systeem te bekijken vanuit het perspectief van toegangsrechten, vooral als je een groter team van medewerkers hebt.
Ondersteuning voor meerdere talen: Een degelijk CMS biedt ondersteuning voor meerdere talen. Als uw team internationaal is, is dit essentieel. Gebruikers kunnen de taal van de beheerdersinterface wijzigen om de samenwerking te vergemakkelijken.
Ook bij het creëren van content kunnen meerdere talen worden gebruikt: misschien heb je een team waarin sommige auteurs artikelen in de ene taal schrijven en anderen deze content naar een andere taal vertalen. Een goed CMS stelt je in staat om content in meerdere talen tegelijk te beheren.
Inhoudsbeheerfuncties
Contentcreatie: CMS'en bieden mogelijkheden om artikelen, pagina's, blogberichten, nieuws, afbeeldingen en meer toe te voegen. Ze moeten een gebruiksvriendelijke en begrijpelijke interface hebben. Veel CMS'en verbergen de functionaliteit voor het bewerken van broncode (zoals HTML) en bieden een editor die vergelijkbaar is met Microsoft Word of een gestroomlijnder alternatief. Zo hoeven gebruikers geen HTML-programmeerkennis of opmaakvaardigheden te bezitten en kunnen ze zich volledig richten op de content.
Indexeren en zoeken: Een goed CMS biedt functies voor het indexeren, ordenen en herontdekken van content door middel van zoeken, filteren, enz. Vooral bij organisaties die veel content produceren (zoals grote bedrijven, krantenredacties en persbureaus) is het cruciaal om content snel en gemakkelijk te kunnen ordenen en vinden. Een zoekmachine is daarom essentieel, evenals de mogelijkheid om extra informatie toe te voegen aan elk artikel en elk stukje content, zoals metatags, beschrijvingen, trefwoorden en aanvullende eigenschappen (datum van toevoeging, publicatiedatum, categorieën, auteur, enz.).
Revisies en wijzigingsbeheer: Geavanceerdere CMS-systemen bevatten functies voor het vastleggen van wijzigingen in de inhoud. Voor elk artikel of document wordt niet alleen de meest recente versie opgeslagen, maar ook alle voorgaande versies en aangebrachte wijzigingen. Ook wordt vastgelegd wie de wijziging heeft aangebracht, welk deel van het document, wanneer de wijziging plaatsvond en wat de vorige versie was.
Deze mogelijkheden, in combinatie met de eerder genoemde regels en privileges, helpen bij het creëren van een auditspoor van iedereen die aan een bepaald document heeft gewerkt, en maken het bovendien mogelijk om indien gewenst terug te keren naar een eerdere versie.
Documenten importeren en archiveren: Een andere veelvoorkomende functie in contentmanagementsystemen is het scannen, importeren en archiveren van geprinte documenten. Diverse documentformaten kunnen worden geüpload (afbeeldingen, Word-documenten, Excel, enz.) en georganiseerd voor later gebruik. Een historische database is erg handig om ruimte te besparen en tegelijkertijd toegang te houden tot documenten voor audits, financiële doeleinden, enz.
Vaak omvat het importproces ook optische tekstherkenning (OCR) en het indexeren van de tekst aan de hand van gescande bestanden. Deze documenten zijn dus niet langer alleen afbeeldingen, maar kunnen worden doorzocht, gefilterd, enzovoort.
Publicatiefuncties: Wanneer het tijd is om artikelen, blogberichten, enzovoort te publiceren, maakt een contentmanagementsysteem dit zeer snel en eenvoudig via een op formulieren gebaseerde interface.
Op websites is het niet de verantwoordelijkheid van de contentmakers om de content ook te publiceren en netjes op te maken voor publicatie. CMS-systemen beschikken over sjablonen die ze combineren met het artikel op het moment van publicatie, zodat de webpagina automatisch wordt samengesteld, zonder tussenkomst van code.
WordPress bevat thema's die op een hele website kunnen worden geïnstalleerd of vervangen, waardoor het ontwerp met één klik volledig kan worden aangepast zonder dat de inhoud verandert. Templates abstraheren het presentatiegedeelte van de content en voorkomen fouten, waardoor de consistentie van het ontwerp van pagina tot pagina gewaarborgd blijft. Een ander voordeel is dat de mensen die de content beheren geen kennis van programmeren of webdesign nodig hebben.
Optimalisatiefuncties (SEO): De meeste contentmanagementsystemen die bedoeld zijn om informatie op internet te publiceren, beschikken over ten minste basisfuncties voor zoekmachineoptimalisatie. Deze kunnen onder andere bestaan uit: het toevoegen van metatags (trefwoorden, beschrijvingen, titels), ALT-tags aan afbeeldingen en het aanpassen van artikel-URL's.
WordPress beschikt over deze functies, maar biedt ook de mogelijkheid om de functionaliteit uit te breiden door plugins (modules) te installeren. Deze plugins kunnen de functionaliteit verbeteren of zelfs volledig vervangen, waardoor een compleet systeem de verantwoordelijkheid overneemt. Op het gebied van SEO kun je bijvoorbeeld de Yoast-module installeren, die de SEO-gerelateerde functies van WordPress volledig vervangt en veel meer mogelijkheden biedt (contentanalyse, controle van de zoekwoorddichtheid, sitemapgeneratie en meer).
Gespecialiseerde functies
Contentmanagementsystemen kunnen, afhankelijk van uw behoeften, ook gespecialiseerde functies bieden. Als u WordPress gebruikt, biedt de standaardinstallatie van het systeem deze functies niet, maar moet u ze installeren door modules (plugins) toe te voegen.
Je kunt je systeem dus bijna volledig transformeren door e-commerce, HR, beeldbewerking, evenementenbeheer, een agenda en talloze andere functies toe te voegen – je hoeft alleen maar de juiste plugin te vinden (of er zelf een te bouwen).
Hoewel WordPress hier oorspronkelijk niet voor ontworpen was, maakt de plugin-architectuur het voor iedereen mogelijk om de functionaliteit naar wens uit te breiden – tot aan de mogelijkheid om bepaalde "frameworks" (complete platforms) te installeren die niet alleen thema's/templates bevatten, maar ook modules om pagina's visueel op te bouwen (zie Divi, Elementor, Gravity, enz.).
Meer gespecialiseerde CMS-systemen bieden deze functionaliteit standaard aan (als u dat wilt, of als een bedrijf een eigen CMS wil bouwen en volledige controle wil hebben over de functies en de werking ervan), of kunnen in de loop der tijd naar behoefte worden uitgebreid.
Mijn CMS-systeem (CCIDESQ) begon bijvoorbeeld heel eenvoudig in 2002 als een platform voor het beheren van een productdatabase, voorraadbeheer en klantgegevens voor een boekendistributeur. Ik begon het te ontwikkelen omdat WordPress toen nog niet bestond en de andere systemen op de markt zeer beperkt waren. Omdat ik graag zelf de tools bouw die ik nodig heb, ben ik aan de slag gegaan met leren en werken. De website waarop u dit artikel leest, draait op CCIDESQ, niet op WordPress!
Naarmate het systeem werd gebruikt en geaccepteerd, ontstonden er veel ideeën voor uitbreiding. Gaandeweg heb ik talloze functies en modules met nieuwe mogelijkheden toegevoegd: bestellingen, klanten, facturering, winkelwagen, HR-management, leveranciers, fiscale functies (btw-registratie, managementrapporten), integratie met kassasystemen, postdiensten en nog veel meer!
In een paar jaar tijd CCIDESQ veel meer geworden dan een contentmanagementsysteem – het is vrijwel een compleet ERP-platform. Al snel werd het uitgebreid naar nieuwe gebieden: beheer van advocatenkantoren, documentarchivering, vastgoed, planning, evenementen, sociale media, bloggen en meer.
Informatieoverdrachtsfuncties
Een modern CMS-platform kan niet op zichzelf staan . Of u nu content op het web wilt publiceren (op één of meerdere websites), content wilt distribueren via aggregatieplatforms, of wilt dat het systeem communiceert met andere systemen en applicaties, u komt al snel tot de conclusie dat u een manier nodig hebt om het systeem te "openen".
De oplossing is om API's aan het systeem toe te voegen.
In het geval van mijn CCIDESQ-systeem ontstond na een aantal jaren van geïsoleerde werking in één land, voor één klant, de behoefte dat het systeem in meerdere landen zou werken, en niet alleen dat, maar ook zou communiceren met andere exemplaren die internationaal waren geïnstalleerd.
Bij het ontwikkelen van e-commercewebsites voor een klant met internationale activiteiten is het heel normaal om informatie uit te wisselen (productinformatie, voorraad, prijzen, vertalingen, artikelen en meer) om repetitief werk te verminderen, de communicatie te vergemakkelijken en de bedrijfsvoering te stroomlijnen.
Daarom ontstond de behoefte om een API (Application Programming Interface) te ontwikkelen, waarmee systemen met elkaar kunnen communiceren.
Er was ook behoefte aan een API die communicatie met mobiele apps (iOS, Android, enz.) ondersteunde, zodat deze gebruikt konden worden door agenten of klanten zonder toegang tot een computer en zodat klanten rechtstreeks vanaf hun mobiele telefoon een account konden aanmaken, producten konden kopen en de orderstatus konden volgen. Ik zal in een later artikel meer over CCIDESQ vertellen.
De API maakt deel uit van de data-uitwisselingslaag en biedt geavanceerde functionaliteit aan diegenen die met uw bedrijf willen samenwerken. Als een bedrijf bijvoorbeeld een voorraadsynchronisatiesysteem wil bouwen met een website of database die wordt beheerd door uw CMS-systeem, stelt een gestandaardiseerde API dat bedrijf in staat om de gegevens op een gestandaardiseerde manier te formatteren en te verzenden. De API accepteert, interpreteert en slaat de gegevens vervolgens op in het systeem – allemaal zonder dat er wijzigingen in het CMS nodig zijn.
Alle gedistribueerde applicaties gebruiken tegenwoordig API's voor communicatie. Moderne apps zijn niet langer monolithisch (één gigantische app die alle functionaliteit op één plek integreert), maar zijn losgekoppeld, gedistribueerd, modulair en schaalbaar. De communicatie tussen al deze verschillende componenten verloopt via API's en REST-protocollen.
In deze context kent de functionaliteit van een CMS geen grenzen! De nieuwe grens is het headless CMS (zonder vooraf gedefinieerde interface), maar uitsluitend met een database en een API waarmee data transparant kan worden toegevoegd, gezocht, gewijzigd en opgehaald. Met een headless CMS is het team dat met de data werkt niet langer gebonden aan één enkele beheerinterface. Dankzij de API en de protocollen die in het headless CMS zijn ontwikkeld, kunnen ze hun eigen interface bouwen en de data op elke gewenste manier gebruiken.
