Systémy na správu obsahu (CMS alebo Content Management System) sú rôzne aplikácie, ktoré pomáhajú pri vytváraní a úprave informácií v digitálnom formáte.
Aplikácie na správu obsahu majú zvyčajne súbor funkcií a prostriedkov, ktoré umožňujú správu dokumentov, digitálneho obsahu (obrázky, zvuk atď.) kolaboratívnym spôsobom.
Napríklad viacerí zamestnanci v spoločnosti alebo rôznych oddeleniach môžu spolupracovať v určitých štýloch a procesoch – najprv pracujú tvorcovia alebo spisovatelia, potom redaktori, ostatní manažéri schvaľujú obsah, administrátori konfigurujú systém atď.
Znie to ako nezmysel, viem! Povedzme to jednoducho:
To, čo dnes označujeme ako systém správy obsahu, funguje prevažne na webe: je to webová aplikácia, ktorá umožňuje rôznym ľuďom prihlásiť sa, pridávať obsah, materiály alebo zdroje a nakoniec ich publikovať na webe (verejnosť) alebo v rámci spoločnosti, len pre zamestnancov alebo spolupracovníkov (intranet).
V minulosti existovali interné systémy vo veľkých firemných sieťach alebo počítačoch, ktoré neboli webové a nedali sa k nim pristupovať cez prehliadač, ale išlo o aplikácie pre Windows, Linux atď., ale v modernej dobe sú takmer všetky systémy na správu obsahu webové – fungujú v prehliadači, z centrálneho servera a sú prístupné odkiaľkoľvek.
Jedným z najpopulárnejších systémov na správu obsahu je WordPress, ktorý umožňuje vytvárať webové stránky, pridávať blogové príspevky, stránky, texty a publikovať ich na webe. Ak hovoríme len o webe, WordPress je pravdepodobne najrozšírenejší (odhaduje sa, že takmer 30 % webových stránok na internete spravuje WordPress) od svojho spustenia v roku 2003. Navyše, WordPress je bezplatný a „otvorený“, čo umožňuje komukoľvek ho upravovať a rozširovať podľa vlastného uváženia.
Hneď za WordPressom sú Joomla a Drupal, nasledované mnohými ďalšími s menším publikom.
Štruktúra CMS systému
Systém na správu obsahu má dve časti:
- Administračná časť je aplikácia, ktorá umožňuje používateľom vytvárať zdroje, články, materiály, stránky atď. Toto rozhranie je založené na obchodných pravidlách, ako je systém oprávnení, hierarchia a určité procesy na vytváranie a úpravu zdrojov.
- Prezentačná časť je rozhranie, ktoré prezentuje zdroje v bode 1 cieľovej skupine. V prípade CMS na správu webových stránok (ako napríklad WordPress) je prezentačnou časťou verejná webová stránka, ku ktorej majú prístup návštevníci, teda široká verejnosť.
Funkcie CMS systému
Systém správy obsahu obsahuje minimum funkcií, ktoré súvisia s prístupom k používateľom a pomocou pri vytváraní, úprave a publikovaní informácií, s ktorými pracujú.
Prístupové funkcie
Prihlasovací systém: CMS systémy obsahujú prihlasovací systém pre používateľov. Administračná časť musí byť chránená, aby sa zabránilo neoprávneným zmenám, takže každý používateľ má účet s používateľským menom alebo heslom.
Systém oprávnení: Nie všetci používatelia majú rovnaký prístup a oprávnenia. V každej organizácii existujú rôzne hierarchie a typy zamestnancov a tvorcov obsahu. Vo WordPresse existujú bežní používatelia, editori a administrátori. Každý typ používateľa má inú sadu oprávnení.
Bežní používatelia nemajú rovnaké privilégiá ako administrátori, ktorí majú prístup k celému systému na úpravy a konfiguráciu. Je dôležité pozerať sa na systém cez optiku oprávnení, najmä ak máte väčší tím prispievateľov.
Podpora viacerých jazykov: Slušný CMS umožňuje používanie vo viacerých jazykoch. Ak je váš tím medzinárodný, je to nevyhnutné. Používatelia si môžu zmeniť jazyk, v ktorom sa zobrazuje administrátorské rozhranie, aby si uľahčili spoluprácu.
Na tvorbu obsahu je možné použiť aj viacero jazykov: možno máte tím, kde niektorí tvorcovia píšu články v jednom jazyku a iní tento obsah prekladajú do iného jazyka. Dobrý systém pre správu obsahu (CMS) vám umožňuje spravovať obsah vo viacerých jazykoch súčasne.
Funkcie správy obsahu
Tvorba obsahu: CMS systémy umožňujú pridávať články, stránky, blogové príspevky, správy, obrázky a ďalšie. Musia mať ľahko použiteľné a zrozumiteľné rozhranie, mnohé skrývajú funkcie úpravy zdrojového kódu (napríklad HTML) a ponúkajú editor podobný programu Microsoft Word alebo niečo efektívnejšie. Používatelia tak nemusia poznať programovanie alebo formátovanie HTML, ale sústredia sa na obsah.
Indexovanie a vyhľadávanie: Dobrý CMS má funkcie na indexovanie obsahu, jeho organizovanie a opätovné objavovanie prostredníctvom vyhľadávania, filtrovania atď. Je nevyhnutné, najmä ak pracujete v organizácii, ktorá produkuje veľa obsahu (veľká spoločnosť, redakcia novín, tlačová agentúra), aby ste dokázali obsah rýchlo a jednoducho organizovať a nájsť. Preto je vyhľadávač nevyhnutný, rovnako ako možnosť pridať ku každému článku a časti obsahu ďalšie informácie, ako sú metaznačky, popisy, kľúčové slová a ďalšie vlastnosti (dátum pridania, dátum publikovania, kategórie, autor atď.).
Revízie a kontrola zmien: Pokročilejšie systémy CMS zahŕňajú funkcie na zaznamenávanie zmien obsahu. Pre každý článok alebo dokument sa zaznamenáva nielen najnovšia verzia, ale aj všetky predchádzajúce verzie a vykonané zmeny. Ukladá sa tiež, kto zmenu vykonal, ktorá časť dokumentu, kedy k zmene došlo a aká bola predchádzajúca verzia.
Tieto možnosti v kombinácii s pravidlami a oprávneniami uvedenými vyššie pomáhajú vytvoriť audítorskú stopu pre všetkých, ktorí na konkrétnom dokumente pracovali, a v prípade potreby sa vrátiť k predchádzajúcej verzii.
Príjem a archivácia dokumentov: Ďalšou bežnou funkciou v systémoch správy obsahu je skenovanie, import a archivácia tlačených dokumentov. Je možné nahrať rôzne formáty dokumentov (obrázky, dokumenty Word, Excel atď.) a usporiadať ich pre neskoršie vyhľadávanie. Historická databáza je veľmi užitočná pri pomoci spoločnosti ušetriť miesto a zároveň mať prístup k dokumentom pre audity, financie atď.
Proces príjmu často zahŕňa aj optické rozpoznávanie obsahu (OCR) a indexovanie tohto textu oproti skenovaným súborom. Tieto dokumenty teda už nie sú len obrázkami, ale dajú sa vyhľadávať, filtrovať atď.
Funkcie publikovania: Keď príde čas na publikovanie článkov, blogových príspevkov atď., systém správy obsahu to veľmi urýchli a zjednoduší prostredníctvom rozhrania založeného na formulároch.
Na webových stránkach nie je zodpovednosťou tých, ktorí tvoria obsah, aj ho publikovať a pekne ho formátovať na publikovanie. CMS systémy majú šablóny/predlohy, ktoré v čase publikovania kombinujú s článkom, takže webová stránka sa z nich automaticky zostaví bez zásahu kódu.
WordPress obsahuje témy, ktoré je možné nainštalovať alebo nahradiť na celej webovej stránke, takže dizajn je možné úplne zmeniť jedným kliknutím a obsah zostáva rovnaký. Šablóny abstrahujú prezentačnú časť obsahu a zabraňujú chybám, čím zabezpečujú konzistentnosť dizajnu na jednotlivých stránkach. Ďalšou výhodou je, že ľudia spravujúci obsah nepotrebujú žiadne znalosti programovania ani webdizajnu.
Optimalizačné funkcie (SEO): Väčšina systémov na správu obsahu, ktorých cieľom je publikovať informácie na internete, má aspoň základné funkcie optimalizácie pre vyhľadávače. Tieto môžu zahŕňať: pridávanie metaznačiek (kľúčové slová, popisy, názvy), značky ALT k obrázkom a úpravu URL adries článkov.
WordPress má tieto funkcie, ale umožňuje vám tiež rozšíriť funkčnosť inštaláciou pluginov (modulov), ktoré môžu vylepšiť alebo dokonca nahradiť funkcionalitu, pričom celý systém preberá zodpovednosť. V oblasti SEO si napríklad môžete nainštalovať modul Yoast, ktorý úplne nahradí funkcie WordPressu súvisiace s SEO a ponúkne oveľa viac možností (analýza obsahu, kontrola hustoty kľúčových slov, generovanie súborov sitemap a ďalšie).
Špecializované funkcie
Systémy na správu obsahu môžu tiež ponúkať špecializované funkcie v závislosti od vašich potrieb. Ak používate WordPress, jednoduchá inštalácia systému tieto funkcie neponúka, ale musíte si ich nainštalovať pridaním modulov (pluginov).
Takže môžete takmer úplne transformovať svoj systém pridaním elektronického obchodu, HR, spracovania obrázkov, správy udalostí, kalendára a množstva ďalších funkcií – stačí nájsť ten správny doplnok (alebo si ho vytvoriť sami).
Hoci WordPress nebol pôvodne na to vytvorený, architektúra pluginov umožňuje komukoľvek rozšíriť si možnosti podľa vlastného uváženia – až po možnosť inštalácie určitých „frameworkov“ (celých platforiem), ktoré obsahujú nielen témy/šablóny, ale aj moduly na vizuálne vytváranie stránok (pozri Divi, Elementor, Gravity atď.).
Špecializované systémy CMS zahŕňajú túto funkcionalitu ihneď po vybalení (ak to plánujete alebo ak si spoločnosť chce vytvoriť vlastný CMS a mať plnú kontrolu nad funkciami a fungovaním), alebo sa môžu časom podľa potreby rozširovať.
Napríklad môj CMS systém (CCIDESQ) vznikol v roku 2002 celkom jednoducho ako platforma na správu databázy produktov, kontrolu zásob a záznamov o zákazníkoch pre distribútora kníh. Začal som ho vyvíjať, pretože v tom čase WordPress neexistoval a ostatné systémy dostupné na trhu boli veľmi obmedzené. Keďže som mal sklon vytvárať si nástroje, ktoré som potreboval sám, pustil som sa do učenia a práce. Stránka, na ktorej čítate tento článok, používa CCIDESQ, nie WordPress!
Ako sa systém používal a zavádzal, vynáralo sa veľa nápadov na rozšírenie a popri tom som pridal mnoho, mnoho funkcií a modulov s novými možnosťami: objednávky, zákazníci, fakturácia, nákupný košík, riadenie ľudských zdrojov, dodávatelia, daňové funkcie (evidenčné listy DPH, manažérske reporty), integrácia s POS systémami, poštové služby a mnoho, mnoho ďalších!
Za pár rokov CCIDESQ stal oveľa viac než len systémom na správu obsahu – stal sa takmer kompletnou ERP platformou. Zakrátko sa rozšíril do nových oblastí: riadenie právnických firiem, archivácia dokumentov, nehnuteľnosti, plánovanie, podujatia, sociálne médiá, blogovanie a ďalšie.
Funkcie prenosu informácií
Moderná platforma CMS nemôže fungovať izolovane . Či už chcete publikovať obsah na webe (na jednej webovej stránke alebo viacerých), distribuovať obsah na agregačných platformách alebo chcete, aby systém interagoval s inými systémami a aplikáciami, netrvá dlho a dospejete k záveru, že potrebujete spôsob, ako systém „otvoriť“.
Riešením je pridať do systému API.
V prípade môjho systému CCIDESQ, po niekoľkých rokoch prevádzky v izolácii, v jednej krajine, pre jedného zákazníka, vznikla potreba, aby systém fungoval vo viacerých krajinách, a nielen to, aby komunikoval s ďalšími jeho kópiami nainštalovanými v zahraničí.
Pri vývoji e-commerce stránok pre klienta s medzinárodnými operáciami je celkom bežné, že je potrebné vymieňať si informácie (informácie o produktoch, skladové zásoby, ceny, preklady, články a ďalšie), aby sa znížila opakujúca sa práca, uľahčila komunikácia a zefektívnili operácie.
Preto vznikla potreba vyvinúť API (Application Programming Interface), ktoré by systémom umožnilo „medzi sebou komunikovať“.
Taktiež bolo potrebné, aby API podporovalo komunikáciu s mobilnými aplikáciami (iOS, Android atď.), aby ich mohli používať agenti alebo zákazníci bez prístupu k počítaču a aby zákazníci mohli vytvoriť si účet, nakupovať produkty a sledovať stav objednávky priamo z mobilného telefónu. Viac o CCIDESQ budem hovoriť v neskoršom článku.
API je súčasťou vrstvy výmeny údajov a poskytuje pokročilé funkcie tým, ktorí chcú s vašou spoločnosťou spolupracovať. Napríklad, ak chce spoločnosť vytvoriť systém synchronizácie akcií s webovou stránkou alebo databázou, ktorú spravuje váš systém CMS, štandardizované API umožňuje tejto spoločnosti formátovať údaje štandardným spôsobom a prenášať ich, pričom API ich prijme, pochopí a uloží do systému – to všetko bez zmien v systéme CMS.
Všetky distribuované aplikácie dnes používajú na komunikáciu rozhrania API. Moderné aplikácie už nie sú monolitické (jedna obrovská aplikácia zahŕňajúca všetky funkcie na jednom mieste), ale sú samostatné, distribuované, modulárne a škálovateľné. Komunikácia medzi všetkými týmito rôznorodými komponentmi sa uskutočňuje prostredníctvom rozhraní API a protokolov REST.
V tomto kontexte funkčnosť CMS nemá žiadne obmedzenia! Novou hranicou je headless CMS (bez preddefinovaného rozhrania), ale iba s databázou a API, ktoré umožňuje transparentné pridávanie, vyhľadávanie, úpravu a načítavanie údajov. S headless CMS už tím pracujúci s údajmi nie je obmedzený na jedno administračné rozhranie, ale pomocou API, protokolov vytvorených v headless CMS, si môže vytvoriť vlastné rozhranie a využívať údaje ľubovoľným spôsobom.
