Jahresabschlüsse anpassen: Ein vollständiger Leitfaden

Als typischer Unternehmer haben Sie Ihre Geschäftstätigkeit wahrscheinlich so strukturiert, dass die Steuerlast minimiert wird. Sie haben sich und Ihrer Familie möglicherweise diverse Vergünstigungen gewährt, Verwandte angestellt und betriebliche Ausgaben abgesetzt – all dies führt zu geringeren Gewinnen und mindert somit den Gesamtwert Ihres Unternehmens. Diese und andere Praktiken zielen darauf ab, sowohl Gewinne als auch Steuerlasten minimal zu halten, manchmal sogar künstlich.

Wenn es jedoch darum geht, den Wert Ihres Unternehmens präzise zu ermitteln, ist es unerlässlich, Ihre Finanzberichte zu „normalisieren“ oder die notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Dieser Normalisierungsprozess umfasst verschiedene Änderungen an Ihren Finanzunterlagen, das tatsächliche Ertragspotenzial Ihres Unternehmens aufzudecken

Typische Anpassungen umfassen:

• Ihr Gehalt und Ihre Zusatzleistungen
• Gehälter und Vergünstigungen für Familienmitglieder
• Einnahmen oder Ausgaben, die nach dem Verkauf voraussichtlich nicht mehr bestehen bleiben
• Persönliche Ausgaben, wie z. B. für das eigene Fahrzeug, Versicherungen, Mobiltelefone, Kinderbetreuung, medizinische Versorgung und Reisekosten
• Abschreibung
• Amortisation
• Nicht-operative Erträge oder Aufwendungen im Zusammenhang mit Investitionen oder anderen Aktivitäten
• Zinszahlungen für Geschäftskredite
• Außergewöhnliche einmalige oder nicht wiederkehrende Kosten
• Nicht-operative Erträge

Es ist entscheidend, Vergünstigungen, Vorteile und Ausgaben, die spezifisch für den Eigentümer sind, auszuklammern, um verfügbaren Cashflows Ihres Unternehmens

Durch die Feinabstimmung Ihrer Finanzkennzahlen können Sie Ihr Unternehmen nahtlos mit anderen Unternehmen in Einklang bringen, die den Ermessensspielraum des Verkäufers (SDE) oder das Ergebnis vor Zinsen, Steuern, Abschreibungen und Amortisation (EBITDA) .

Der SDE gilt als maßgeblicher Maßstab für die Bewertung von Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 5 Millionen US-Dollar und wird von erfahrenen Käufern, versierten Unternehmensmaklern und zahlreichen Experten herangezogen. Die EBITDA-Kennzahl hingegen ist führend bei der Bewertung von Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 5 Millionen US-Dollar.

Die Kunst, Ihre Finanzberichte präzise aufzubereiten, ist ein entscheidender Grundstein, wenn Sie Ihr Unternehmen für einen transformativen Verkauf .

Potenzielle Käufer führen einen sorgfältigen Vergleich durch, indem sie entweder die SDE oder EBITDA . Diese umfassende Analyse ermöglicht es ihnen, den Wert eines Unternehmens anhand seines tatsächlichen Gewinns zu erkennen und über die reine Betrachtung des steuerpflichtigen Einkommens hinauszugehen. Das Ergebnis? Ein präziser Vergleich, der das wahre Wesen jedes Unternehmens offenbart.

Also, Ärmel hochkrempeln und lasst uns in die Tiefen dieses transformativen Prozesses eintauchen…

Definitionen der Anpassung von Finanzberichten

• Ermessensausgaben umfassen Kosten, die vom Unternehmen getragen werden und dem Inhaber einen persönlichen Vorteil verschaffen. Diese Ausgaben müssen ausschließlich dem Inhaber zugutekommen; Vergünstigungen für das Unternehmen oder seine Mitarbeiter sind ausgeschlossen. Sie müssen vom Unternehmen getätigt und in der Gewinn- und Verlustrechnung klar als Aufwendungen ausgewiesen werden.
• Außerordentliche Ausgaben sind außergewöhnliche, einmalige Ausgaben des Unternehmens, die sorgfältig dokumentiert werden. Beispiele hierfür sind Kosten im Zusammenhang mit Naturkatastrophen, Firmenumzügen oder Gerichtsverfahren. Nicht dazu gehören beispielsweise fehlgeschlagene Marketingkampagnen oder Kosten für die Einstellung eines neuen Managers.
• Außerordentliche Erträge und Aufwendungen gehen über das übliche Geschäftsgeschäft hinaus und umfassen einzigartige Einnahmequellen oder Kosten. Dazu gehören beispielsweise Zinsen aus Kapitalanlagen , Erlöse aus dem Verkauf nicht mehr genutzter Ausrüstung oder Entschädigungen aus Versicherungsfällen. Diese außerordentlichen Posten sollten ebenfalls eliminiert werden.
• Einmalige Einnahmen und Ausgaben umfassen atypische oder einmalige Posten, deren Wiederkehr nicht vorhersehbar ist. Beispiele hierfür sind hohe Anwaltskosten , Umzugskosten oder Ausgaben infolge einer Naturkatastrophe. Beispiele für einmalige Einnahmen sind hingegen Erlöse aus dem Verkauf bedeutender Vermögenswerte oder Versicherungsleistungen.

Liste der Beispielanpassungen

Anpassungen, die im Allgemeinen zulässig sind und vorgenommen werden können.

Optimierung der Anpassungen: Mehr Klarheit in bestimmten Kategorien.

• Buchhaltung: Sämtliche Gebühren, die anfallen, ohne dass sie mit dem Geschäft oder anderen Unternehmen oder persönlichen Angelegenheiten in Zusammenhang stehen.
• Amortisation: Die gesamten Amortisationskosten.
• Tauschgebühren: Gebühren im Zusammenhang mit Tauschgeschäften, einschließlich der damit verbundenen Einnahmen.
• Kinderbetreuung: Zahlungen für Kinderbetreuung, die nicht mit dem Geschäftsbetrieb in Zusammenhang stehen.
• Weiterbildung: Ausgaben für Weiterbildung ohne Bezug zu den Geschäftsfunktionen.
• Warenkosten: Kosten für privat beschaffte Artikel, die nicht für das Unternehmen verwendet werden.
• Abschreibung: Die vollständige Liste der Abschreibungsaufwendungen.
• Unterhaltung: Sämtliche persönlichen Unterhaltungskosten und damit verbundene Ausgaben.
• Versicherung: Ausgaben für persönliche Bedürfnisse, wie Kranken-, Auto-, Zahn- und Lebensversicherung.
• Zinsen: Sämtliche Zinskosten, es sei denn, es besteht eine branchenspezifische Notwendigkeit (z. B. Bodenfinanzierung für Autohändler).
• Rechtliches: Persönliche Anwaltskosten in voller Höhe.
• Mahlzeiten: Sämtliche persönlichen Verpflegungskosten.
• Medizinische Kosten: Alle persönlichen medizinischen Ausgaben.
• Mitgliedschaften: Gebühren für persönliche Mitgliedschaften, die nicht mit geschäftlichen Angelegenheiten zusammenhängen.
• Einmalige Ausgaben: Investitionen in neue Ausrüstung, Anlaufkosten, Ausbaukosten, größere Reparaturen und vereinzelte Anwaltskosten.
• Gehalt des Inhabers: Unternehmen gezahlten Lohnsteuern – ohne Entnahmen oder Gewinnausschüttungen. Dieser Zuschlag wird bei der Berechnung des SDE berücksichtigt, während die EBITDA-Normalisierung Marktpreise .
• Lohnabrechnung (Sonstige): Lohnsteuern im Zusammenhang mit Ihrem Gehalt und dem Ihrer nicht erwerbstätigen Familienmitglieder.
• Private Fahrzeugnutzung: Kosten für Kfz-Ausgaben, Zahlungen, Kraftstoff, Versicherung und Reparaturen für nicht-geschäftliche Zwecke.
• Miete: Anpassung für Eigentumsimmobilien, Normalisierung der Miete auf Marktpreise .
• Reparaturen: Ausgaben für Reparaturen an persönlichem Eigentum oder am Haus.
• Gehalt: Gehälter, die an nicht erwerbstätige Familienmitglieder gerichtet sind.
• Vorräte: Persönliche Artikel, Lebensmittel und ähnliche Dinge.
• Steuern: Sowohl Einkommensteuer für Privatpersonen als auch Einkommensteuer für Unternehmen.
• Telefon: Kosten im Zusammenhang mit der persönlichen Nutzung von Mobiltelefonen.
• Reisekosten: Ausgaben im Zusammenhang mit privaten oder nicht unbedingt notwendigen Reisen.

Anpassungen, die im Allgemeinen nicht zulässig oder nicht anpassbar sind.

• Miete: Bei Eigentumswohnungen sollte die Miete an die aktuellen Marktpreise angepasst werden. Hierbei stehen die Mietkosten im Vordergrund, nicht die Eigentumskosten.
• Unbezahlte Familienmitglieder: Die Vergütung aktiver Familienmitglieder sollte den marktüblichen Standards entsprechen. Umgekehrt ist eine Wiedereinstellung nicht aktiver Familienmitglieder gerechtfertigt.
• Mitarbeiter: Ungleichheiten beseitigen, indem die Gehälter unterbezahlter Mitarbeiter – insbesondere von Familienmitgliedern – an die gängigen Marktstandards angeglichen werden.

Hier ist eine Liste der möglichen Einstellmöglichkeiten:

• Forderungsausfälle: Ein ausgewogenes Verhältnis ist wichtig. Übermäßige Forderungsausfälle können durch Normalisierung reduziert werden. Denken Sie daran: Mäßigung ist der Schlüssel; ein vollständiger Schuldenerlass ist möglicherweise nicht mit der Vergangenheit und Zukunft Ihres Unternehmens vereinbar.
• Wohltätige Spenden: Unternehmer verknüpfen oft wohltätige Aktivitäten mit ihren Geschäftsaktivitäten und erwarten sich davon einen Nutzen. So profitiert beispielsweise ein Restaurantbesitzer, der ein lokales Team sponsert, von der erhöhten Aufmerksamkeit. Spenden ohne geschäftlichen Bezug finden hingegen einen anderen Platz, etwa private Spenden an die eigene Kirchengemeinde.
• Weiterbildung: Nicht alle Weiterbildungsmaßnahmen müssen gestrichen werden; die Entscheidung liegt im Ermessen des Einzelnen. Private und nicht geschäftsrelevante Ausgaben sollten entfernt werden, während solche, die geschäftlich relevant sind, erhalten bleiben.
• Mitgliedsbeiträge und Abonnements: Private Ausgaben sollten nicht in den geschäftlichen Bereich fallen. Wenn die Vorteile Ihrem Unternehmen nicht zugutekommen, ist es Zeit, getrennte Wege zu gehen.
• Altersvorsorge: Die Sicherung Ihrer Altersvorsorge und der Ihrer Angehörigen bleibt erhalten. Hier gibt es keine Umwege; verzichten Sie auf eine mitarbeiterorientierte Planverwaltung.
• Reisen: Finden Sie den schmalen Grat zwischen notwendigen Geschäftsreisen und privaten Abenteuern. Die Trennung dieser beiden Aspekte sorgt für Klarheit, ohne vom Kurs abzuweichen.

Folgende Ausgaben dürfen nicht gestrichen werden und können nicht angepasst werden:

• Werbung: Die Verlockung der Kostensenkung verleitet Inhaber oft dazu, die Werbeausgaben aufgrund vermeintlich mangelnder Rendite drastisch zu kürzen. Doch eine kluge Betrachtungsweise erkennt, dass erfolgreiche Werbung auf kalkulierten Risiken beruht. Diese Risiken sind Teil des Geschäftsalltags, und ein Misserfolg ist kein Grund, die Werbung einzustellen. Zukünftige Inhaber werden die Verantwortung für die Werbung übernehmen und wissen, dass auch erfolglose Kampagnen zum normalen Geschäftsablauf gehören.
• Bareinnahmen: Verschleierte Bareinnahmen erfordern einen bestätigenden Nachweis über alternative Kanäle.
• Unterhaltung und Mahlzeiten: Die Pflege von Beziehungen findet oft am Restauranttisch statt. Diese Ausgaben lediglich aufgrund ihres optionalen Charakters abzutun, verkennt ihren strategischen Wert.
• Mitgliedschaft: Mitgliedsbeiträge, insbesondere solche, die an optionale Clubs wie Country Clubs gebunden sind, bedürfen einer genauen Prüfung.
• Miete: Die Miete bleibt konstant und unverändert, solange Ihr Mietvertrag über den marktüblichen Werten liegt – es sei denn, es ergeben sich Aussichten auf eine Neuverhandlung.
• Gehalt: Gehälter, ein komplexes Geflecht an Vergütungen, sollten nicht in ein Netz aus Überbezahlung verstrickt werden. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt, um Bereiche zu identifizieren, in denen sinnvolle Einsparungen möglich sind.

Tipps zur Anpassung

Seien Sie gründlich

Denken Sie daran: Kürze und Belegbarkeit sind die Grundpfeiler wirkungsvoller Anpassungen. Die Gesamtheit Ihrer Geschäftsausgaben gewinnt durch sorgfältige und präzise Dokumentation an Stabilität.

Eine einzige übereifrige oder fehlerhafte Anpassung kann die Glaubwürdigkeit Ihrer gesamten Präsentation in den Augen eines Käufers infrage stellen. Dies unterstreicht die Bedeutung der Einbindung eines unabhängigen Dritten wie Morgan & Westfield. Deren Expertise in diesem Bereich gewährleistet präzise Anpassungen und eine genaue Bewertung Ihres SDE oder EBITDA .

Die Tiefe Ihrer Erkenntnisse und die fundierte Dokumentation, die Sie zur Untermauerung Ihrer Spesenabrechnungen vorlegen, bilden die Grundlage für einen schnellen und lukrativen Verkauf Ihres Unternehmens.

Sei konservativ

Beim Verkauf Ihres Unternehmens ist ein umsichtiges Vorgehen bei finanziellen Anpassungen von größter Bedeutung. Zahlreiche Gründe unterstreichen die Wichtigkeit dieser Strategie.

Eine konservative Herangehensweise vermittelt dem Käufer den Eindruck, dass Sie generell umsichtig handeln . Der Due-Diligence -Prozess kann dadurch vereinfacht werden, was das Vertrauen in Ihre Gesamtpräsentation unterstreicht. Umgekehrt kann ein aggressives Vorgehen eine genauere Prüfung und eingehendere Analyse nach sich ziehen.

Wert ist wie ein Tanz mit dem Risiko. Geringeres Risiko erhöht den Wert.

Ein Käufer, der mit einem konservativen Verkäufer verhandelt, erwartet eine Transaktion mit geringerem Risiko. Diese Einschätzung kann dazu führen, dass er bereit ist, einen etwas höheren Bewertungsfaktor als bei einem aggressiven Verkäufer.

Es ist entscheidend zu beachten, dass sich „aggressiv“ im Kontext eines Unternehmensverkaufs auf die Art der gemachten Zusicherungen bezieht.

Eine offensive Darstellung könnte beispielsweise lauten: „Wir werden in den nächsten fünf Jahren
Umsatzwachstum “ Eine konservative Darstellung hingegen könnte lauten: „Wir haben in den letzten drei Jahren ein kontinuierliches Umsatzwachstum zwischen 18 und 22 % erreicht und streben an, diesen Kurs beizubehalten. Wir sind uns jedoch des sich ständig verändernden wirtschaftlichen und wettbewerbsorientierten Umfelds , und unsere Prognosen bleiben genau das – Prognosen.“

Sollte Ihre Vorgehensweise zu nachsichtig sein, können Käufer Klauseln über „Zusicherungen und Gewährleistungen“ in den Kaufvertrag , um ihre Interessen nach dem Abschluss zu sichern.

Solche Klauseln könnten Ihre Zusicherung beinhalten, dass Ihre Angaben nach bestem Wissen und Gewissen gemacht wurden. Sollten sich diese Zusicherungen später als unrichtig erweisen, können sie weiterhin Folgen haben und möglicherweise auch nach Vertragsabschluss noch negative Auswirkungen nach sich ziehen. Rechtsstreitigkeiten oder die Verrechnung von Verlusten mit zukünftigen Zahlungen könnten die Folge sein.

Ein effizienter Anpassungsprozess sorgt für einwandfreie Finanzdaten, wenn Sie übergeben . Ein umfassender Blick auf Ihre Gewinn- und Verlustrechnung ist aussagekräftig, insbesondere im Hinblick auf das Gesamtvolumen der vorgenommenen Anpassungen. Weniger Anpassungen bedeuten eine günstigere Ausgangslage.

Beim ersten Blick auf Ihre Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) wird die Anzahl der Anpassungen zu einem der Faktoren, die einen potenziellen Käufer bei der Bewertung Ihres Unternehmens als mögliche Übernahme beeinflussen. Eine übersichtliche GuV mit minimalen Anpassungen deutet auf eine effiziente und kostengünstige Due-Diligence- Prüfung hin und steigert somit die Attraktivität Ihres Unternehmens.

Um Ihre Finanzdaten zu optimieren, sollten Sie Anpassungen unter 500 US-Dollar weglassen. Ziel ist es nicht nur, die Summe zu reduzieren, sondern auch die Anzahl der einzelnen Anpassungen zu minimieren. Obwohl Änderungen unter 500 US-Dollar den Cashflow kaum beeinflussen, sorgen sie für eine übersichtlichere Gewinn- und Verlustrechnung. Dieses übersichtliche Bild wirkt positiv auf potenzielle Käufer, ermöglicht eine reibungslosere Due-Diligence-Prüfung und kann unter Umständen eine höhere Bewertung .

Durch die Minimierung von Anpassungen positionieren Sie sich als Geschäftspartner – jemand, der transparent und integer handelt. Diese Maßnahmen schaffen Vertrauen, reduzieren Risiken und maximieren den Wert Ihres Unternehmens beim Verkauf. Unter Umständen lässt sich sogar der Aufwand für die Due-Diligence- Prüfung reduzieren.

Der Höhepunkt dieser Strategie ist das Ziel, idealerweise zwei bis drei Jahre vor dem Verkauf keine Anpassungen mehr vorzunehmen. Dieser strategische Schritt steigert den Wert Ihres Unternehmens und erhöht die Chancen auf eine erfolgreiche Finanzierung für den Käufer. So kann sich eine Situation, in der nach dem Verkauf noch Schulden entstehen, in einen erfolgreichen Verkaufsabschluss verwandeln .

Für diejenigen, die den Kaufpreis maximieren möchten, bietet sich ein cleverer Schachzug an. Man sollte bei den Anpassungen eine konservative Haltung einnehmen, aber gleichzeitig einen hohen Bewertungsfaktor anstreben. Dieser Schritt erfordert eine fundierte Position, die durch stichhaltige Argumente untermauert ist, um die höhere Bewertungsmethode zu rechtfertigen.

Ein Vergleich der Auswirkungen von Anpassungen auf die Bewertung: Ein konservativer und ein aggressiver Ansatz im Vergleich
	Geschäft A	Geschäft B
Nettoeinkommen	$1,000,000	$1,000,000
Anpassungen	$500,000	$300,000
EBITDA (Nettoergebnis + Anpassungen)	$1,500,000	$1,300,000
Mehrere	3.0	3.5
Angebotspreis (EBITDA x Vielfaches)	$4,500,000	$4,550,000

Der Weg zu einem höheren Multiplikator (Unternehmen B) führt oft darüber, Ihr Unternehmen als Vorbild für geringes Risiko zu präsentieren. Ein zweigleisiger Ansatz ist ratsam: Ihr Unternehmen muss nicht nur risikoarme Eigenschaften aufweisen, sondern Ihr Auftreten sollte auch Zurückhaltung und Bescheidenheit widerspiegeln. Doch wie bei einem gekonnten Tanz gilt es, Übertreibungen zu vermeiden. Verleihen Sie Ihrem Auftreten einen konservativen Optimismus, denn übertriebene Bescheidenheit kann sich als zweischneidig erweisen.

Die oben beschriebenen Strategien bieten einen taktischen Vorteil: Sie halten mögliche Anpassungen in Reserve und können diese bei Bedarf einsetzen. Bewahren Sie diese Anpassungen im Hinterkopf, ihre Existenz ist Ihnen bewusst, aber Sie sprechen nicht darüber, bis die Notwendigkeit ihren Einsatz erfordert.

Sollten im Rahmen der Due-Diligence- Prüfung Herausforderungen auftauchen, nutzen Sie die Gelegenheit für einen offenen Dialog. Setzen Sie sich mit dem Käufer zusammen, überprüfen Sie die Kosten, die Sie bewusst nicht angepasst haben, und erläutern Sie Ihre Gründe für diese Zurückhaltung. Betonen Sie dabei Ihr Bestreben nach konservativer Genauigkeit. Diese Transparenz kann entscheidend sein, Bedingungen neu definieren und die Ergebnisse maßgeblich beeinflussen.

Tatsächlich birgt die Verbindung von Konservatismus und Demut ihre eigenen Vorteile und unterstreicht die Weisheit dieses strategischen Weges.

Wie man ganz einfach eine detaillierte Liste der Anpassungen erstellt

Die Erstellung einer umfassenden Liste von Anpassungen gelingt mühelos. Exportieren Sie zunächst Ihre vollständige Gewinn- und Verlustrechnung (oder Ihr Hauptbuch) aus Ihrer Buchhaltungssoftware in ein vielseitiges Programm wie Microsoft Excel . QuickBooks-Nutzer können die Vorteile der „ GuV-Detailansicht “ nutzen. Dieser Export vergrößert jede einzelne Transaktion Ihrer GuV-Rechnung und bietet so einen umfassenden Überblick.

Sobald diese Daten in Excel vorliegen, bietet sich eine einfache, aber effektive Methode an: ein einfaches „X“ oder das Markieren relevanter Zeilen. Der Vorteil dieser Methode liegt in ihrer sorgfältigen Organisation, die einen detaillierten, gut strukturierten Bericht liefert, der für die Due-Diligence- .

Präsentieren Sie diesen Bericht potenziellen Käufern und erleben Sie, wie sich Klarheit vor ihren Augen schafft. Die Verknüpfung von Anpassungen mit spezifischen Einträgen in Ihrer Buchhaltungssoftware wird zu einem nahtlosen Ganzen. Der Bericht vermittelt Transparenz, dennoch ist es ratsam, Anfragen nach Belegen einzuplanen. Halten Sie gegebenenfalls detaillierte Rechnungen oder Quittungen bereit – ein Beweis für Ihre Vorbereitung und Ihr Engagement für eine lückenlose Buchführung.

Wann sollte ich den Käufern eine auf das laufende Jahr bereinigte Gewinn- und Verlustrechnung zur Verfügung stellen?

Unsere strategische Beratung empfiehlt, potenziellen Käufern die Bruttoumsatzzahlen des laufenden Jahres zur Verfügung zu stellen. Der Vorteil liegt in einem pragmatischen Ansatz: Finanzielle Anpassungen des laufenden Jahres sollten erst in konkreten Verhandlungen mit ernsthaften Käufern erfolgen. So vermeiden Sie die Notwendigkeit, Ihre Finanzberichte im laufenden Jahr wiederholt zu aktualisieren.

Es genügt in der Regel, Käufern die Bruttoumsatzzahlen des laufenden Jahres zu präsentieren. Werten Sie Ihre Präsentation jedoch auf, indem Sie zusätzlich einen Jahresvergleich anbieten – eine unschätzbare Perspektive. Ein Beispiel: Angenommen, es ist September, präsentieren Sie dem Käufer die Bruttoumsatzzahlen von Januar bis August des Vorjahres und des laufenden Jahres.

Diese durchdachte Geste ermöglicht es dem Käufer, die Entwicklung Ihres Unternehmens im Vergleich zu den Vorjahren zu erkennen und so eine fundierte Prognose für das laufende Jahr zu erstellen. Dieser Ansatz basiert auf der Annahme einer stabilen Kostenstruktur und vergleicht Vergangenheit und Gegenwart für eine aussagekräftige Bewertung.