I sistemi di gestione dei contenuti (CMS o Content Management System) sono varie applicazioni che aiutano a creare e modificare le informazioni in formato digitale.
Le applicazioni di gestione dei contenuti dispongono solitamente di un insieme di funzioni e strutture che consentono la gestione di documenti, contenuti digitali (immagini, audio, ecc.), in modo collaborativo.
Ad esempio, diversi dipendenti di un'azienda o di diversi reparti possono collaborare secondo determinati stili e processi: prima lavorano i creatori o gli scrittori, poi gli editori, altri manager approvano i contenuti, gli amministratori configurano il sistema, ecc.
Sembra una sciocchezza, lo so! Manteniamolo semplice:
Quello che oggi identifichiamo come sistema di gestione dei contenuti funziona in gran parte sul web: un'applicazione web che consente a varie persone di accedere, aggiungere contenuti, materiali o risorse, ed eventualmente pubblicarli sul web (pubblico) o all'interno di un'azienda, solo per dipendenti o collaboratori (intranet).
In passato esistevano sistemi interni, su grandi reti aziendali o computer, che non erano basati sul web a cui si accedeva tramite un browser, ma erano applicazioni Windows, Linux, ecc., ma nei tempi moderni quasi tutti i CMS sono web- basati su: funzionano in un browser, da un server centrale e sono accessibili da qualsiasi luogo.
Uno dei sistemi di gestione dei contenuti più diffusi è WordPress , che permette di creare siti web , aggiungere post di blog, pagine, testi e pubblicarli sul web. Se parliamo solo di web, WordPress è probabilmente il più diffuso (si stima che quasi il 30% dei siti web su Internet siano gestiti da WordPress) da quando è stato lanciato nel 2003. Inoltre, WordPress è gratuito e "aperto" , permettendo a chiunque di modificarlo ed estenderlo come desidera.
Subito dietro WordPress ci sono Joomla e Drupal, seguiti da molti altri con un pubblico più ristretto.
Struttura di un sistema CMS
Un sistema di gestione dei contenuti è composto da due parti:
- La parte amministrativa è l'applicazione che consente agli utenti di creare risorse, articoli, materiali, pagine e così via. Questa interfaccia si basa su regole aziendali, come un sistema di autorizzazioni, una gerarchia e determinati processi per la creazione e la modifica delle risorse.
- La parte di presentazione è l'interfaccia che presenta le risorse del punto 1 al pubblico di destinazione. Nel caso di un CMS per la gestione di siti web (come WordPress), la parte di presentazione è il sito web pubblico, a cui accedono i visitatori, il pubblico in generale.
Funzioni di un sistema CMS
Un sistema di gestione dei contenuti include un minimo di funzioni che hanno a che fare con l'accesso degli utenti e l'assistenza loro nella creazione, modifica e pubblicazione delle informazioni con cui lavorano.
Accedere alle funzioni
Sistema di accesso: i CMS includono un sistema di accesso per gli utenti. La parte amministrativa deve essere protetta per evitare modifiche non autorizzate, quindi ogni utente ha un account con nome utente o password.
Sistema di autorizzazioni: non tutti gli utenti hanno gli stessi accessi e autorizzazioni. In qualsiasi organizzazione esistono diverse gerarchie e tipologie di dipendenti e creatori di contenuti. In WordPress ci sono utenti regolari, editor e amministratori. Ogni tipo di utente dispone di un diverso insieme di autorizzazioni.
Gli utenti regolari non hanno gli stessi privilegi degli amministratori, che hanno accesso all'intero sistema per la modifica e la configurazione. È importante guardare un sistema attraverso la lente delle autorizzazioni, soprattutto se si dispone di un team di contributori più ampio.
Supporto multilingue: un CMS di tutto rispetto consente l'utilizzo in più lingue. Se la tua squadra è internazionale, questo è essenziale. Gli utenti possono modificare la lingua in cui viene visualizzata l'interfaccia di amministrazione per facilitare la collaborazione.
È possibile utilizzare anche più lingue per la creazione di contenuti: forse hai un team in cui alcuni creatori scrivono articoli in una lingua e altri traducono questo contenuto in un'altra lingua. Un buon CMS ti permette di gestire contenuti in più lingue, contemporaneamente.
Funzioni di gestione dei contenuti
Creazione di contenuti: i CMS hanno la capacità di aggiungere articoli, pagine, post di blog, notizie, immagini e altro ancora. Devono avere un'interfaccia facile da usare e comprendere, molti nascondono funzionalità di modifica del codice sorgente (come HTML) e offrono un editor simile a Microsoft Word o qualcosa di più snello. Pertanto, gli utenti non hanno bisogno di conoscere la programmazione o la formattazione HTML, ma si concentreranno sul contenuto.
Indicizzazione e ricerca: Un buon CMS dispone di funzioni per indicizzare i contenuti, organizzarli e riscoprirli tramite ricerche, filtri, ecc. È fondamentale, soprattutto quando si lavora in un'organizzazione che produce molti contenuti (grande azienda, redazione di giornali , agenzia di stampa), per poter organizzare e trovare i contenuti in modo semplice e veloce. Pertanto, il motore di ricerca è essenziale, così come la possibilità di aggiungere informazioni aggiuntive a ciascun articolo e contenuto, come meta tag, descrizioni, parole chiave e proprietà aggiuntive (data di aggiunta, data di pubblicazione, categorie, autore, ecc.) .
Revisioni e controllo delle modifiche: i sistemi CMS più avanzati includono funzioni per la registrazione delle modifiche ai contenuti. Per ogni articolo o documento viene registrata non solo la versione più recente, ma anche tutte le versioni precedenti e le modifiche apportate. Memorizza anche chi ha apportato la modifica, quale parte del documento, quando è avvenuta la modifica e quale era la versione precedente.
Queste funzionalità, combinate con le regole e i privilegi menzionati in precedenza, aiutano a creare una traccia di controllo di tutti coloro che hanno lavorato su un particolare documento, nonché a ripristinare una versione precedente, se lo si desidera.
Inserimento e archiviazione di documenti: un'altra caratteristica comune nei sistemi di gestione dei contenuti è la scansione, l'importazione e l'archiviazione dei documenti stampati. È possibile caricare diversi formati di documenti (immagini, documenti Word, Excel, ecc.) e organizzarli per un successivo recupero. Un database storico è molto utile per aiutare un'azienda a risparmiare spazio ma ad avere comunque accesso ai documenti per audit, finanza, ecc.
Molte volte, il processo di acquisizione include anche il riconoscimento ottico del contenuto (OCR) e l'indicizzazione del testo rispetto ai file scansionati. Quindi questi documenti non sono più solo immagini, ma possono essere ricercati, filtrati, ecc.
Funzioni di pubblicazione: quando arriva il momento di pubblicare articoli, post di blog, ecc., un sistema di gestione dei contenuti lo rende molto semplice e veloce attraverso un'interfaccia basata su moduli.
Sui siti Web, non è responsabilità di chi crea il contenuto pubblicarlo e formattarlo correttamente per la pubblicazione. I sistemi CMS dispongono di template/template, che combinano con l'articolo al momento della pubblicazione, in modo che la pagina web venga composta automaticamente da questi, senza intervento di codice.
WordPress include temi che possono essere installati o sostituiti su un intero sito web, quindi il design può essere completamente cambiato con un clic e il contenuto rimane lo stesso. I modelli astraggono la parte di presentazione del contenuto e prevengono errori, garantendo la coerenza del design da una pagina all'altra. Un altro vantaggio è che le persone che gestiscono i contenuti non necessitano di alcuna conoscenza di programmazione o web design.
Funzioni di ottimizzazione (SEO): la maggior parte dei sistemi di gestione dei contenuti che mirano a pubblicare informazioni su Internet dispongono almeno di funzioni di ottimizzazione di base per i motori di ricerca. Questi possono includere: aggiunta di meta tag (parole chiave, descrizioni, titoli), tag ALT alle immagini e modifica degli URL degli articoli.
WordPress ha queste funzioni ma consente anche di estendere la funzionalità installando plugin (moduli) che possono migliorare o addirittura sostituire la funzionalità con un intero sistema che se ne assume la responsabilità. Nell’area SEO, ad esempio, puoi installare il modulo Yoast, che sostituisce completamente le funzioni legate alla SEO di WordPress, offrendo molte più possibilità (analisi dei contenuti, controllo della densità delle parole chiave, generazione della mappa del sito e altro).
Funzioni specializzate
I sistemi di gestione dei contenuti possono anche offrire funzioni specializzate, a seconda delle vostre esigenze. Se utilizzi WordPress, la semplice installazione del sistema non offre queste funzioni, ma devi installarle aggiungendo moduli (plugin).
Quindi puoi trasformare quasi completamente il tuo sistema aggiungendo e-commerce, risorse umane, elaborazione di immagini, gestione di eventi, calendario e una miriade di altre funzionalità: tutto ciò che devi fare è trovare il plug-in giusto (o crearlo tu stesso).
Sebbene WordPress non sia stato originariamente creato per questo, l'architettura dei plugin consente a chiunque di estendere le funzionalità come desidera, fino alla possibilità di installare determinati "framework" (intere piattaforme) che incorporano non solo temi/modelli, ma anche moduli per costruire pagine visivamente (vedi Divi, Elementor , Gravity, ecc.).
I sistemi CMS più specializzati includono questa funzionalità pronta all'uso (se lo desideri o se un'azienda desidera creare il proprio CMS e avere il pieno controllo sulle funzionalità e sul suo funzionamento), oppure possono crescere nel tempo in base alle esigenze.
Ad esempio, il mio sistema CMS (CCIDESQ) è iniziato semplicemente nel 2002 come piattaforma per la gestione di un database di prodotti, controllo delle scorte e record dei clienti per un distributore di libri. Ho iniziato a svilupparlo perché a quel tempo WordPress non esisteva e gli altri sistemi disponibili sul mercato erano molto limitati. Essendo una persona incline a costruire io stesso gli strumenti di cui avevo bisogno, ho iniziato a imparare e a lavorare. Il sito su cui stai leggendo questo articolo esegue CCIDESQ , non WordPress!
Man mano che il sistema veniva utilizzato e adottato, sono emerse molte idee di espansione e lungo il percorso ho aggiunto molte, molte funzioni e moduli con nuove capacità: ordini, clienti, fatturazione, carrello, gestione delle risorse umane, fornitori, funzioni fiscali (registri IVA , report gestionali), integrazione con sistemi POS, servizi postali e molto, molto altro ancora!
In pochi anni CCIDESQ è diventato molto più di un sistema di gestione dei contenuti: è diventato quasi un'intera piattaforma ERP. In breve tempo si espanse in nuove aree: gestione di studi legali, archiviazione di documenti, settore immobiliare, pianificazione, eventi, social media, blog e altro ancora.
Funzioni di trasferimento delle informazioni
Una moderna piattaforma CMS non può funzionare in modo isolato . Sia che tu voglia pubblicare contenuti sul web (uno o più siti web), distribuire contenuti su piattaforme di aggregazione o desideri che il sistema interagisca con altri sistemi e applicazioni, non ci vuole molto prima di giungere alla conclusione che hai bisogno di un modo per “aprire” il sistema.
La soluzione è aggiungere API al sistema.
Nel caso del mio sistema CCIDESQ, dopo alcuni anni di funzionamento in isolamento, in un paese, per un cliente, è nata la necessità che il sistema funzionasse in più paesi, e non solo, per comunicare con altre copie installate a livello internazionale.
Quando si sviluppano siti e-commerce per un cliente con attività internazionali, è abbastanza normale avere la necessità di scambiare informazioni (informazioni sui prodotti, stock, prezzi, traduzioni, articoli e altro) per ridurre il lavoro ripetitivo e facilitare la comunicazione e snellire le operazioni.
Nasce così l’esigenza di sviluppare una API (Application Programming Interface), che permetta ai sistemi di “parlare tra loro”.
Era inoltre necessario che l'API supportasse la comunicazione con le app mobili (iOS, Android, ecc.) in modo che potessero essere utilizzate da agenti o clienti senza accesso a un computer e per consentire ai clienti di creare un account, acquistare prodotti, monitorare stato dell'ordine, direttamente dal proprio cellulare. Discuterò di più su CCIDESQ in un articolo successivo.
L'API fa parte del livello di interscambio dati e fornisce funzionalità avanzate a coloro che desiderano collaborare con la tua azienda. Ad esempio, se un'azienda desidera creare un sistema di sincronizzazione delle azioni con un sito Web o un database gestito dal sistema CMS, un'API standardizzata consente all'azienda di formattare i dati in modo standard e trasmetterli e l'API li accetterà , comprenderlo e archiviarlo nel sistema, il tutto senza modifiche al CMS.
Tutte le applicazioni distribuite oggi utilizzano le API per comunicare. Le app moderne non sono più monolitiche (un’unica app gigante che incorpora tutte le funzionalità in un unico posto), ma sono indipendenti, distribuite, modulari e scalabili. La comunicazione tra tutti questi componenti disparati avviene tramite API e protocolli REST.
In questo contesto la funzionalità di un CMS non ha limiti! La nuova frontiera è il CMS headless (senza interfaccia predefinita) ma solo con un database e un'API che permette di aggiungere, cercare, modificare e recuperare i dati in modo trasparente. Con un CMS headless, il team che lavora con i dati non è più vincolato a un'unica interfaccia di amministrazione, ma utilizzando l'API, i protocolli creati nel CMS headless, può costruire la propria interfaccia e utilizzare i dati nel modo desiderato.
