Sistemele de gestionare a conținutului (CMS sau Content Management System) sunt diverse aplicații care ajută la crearea și modificarea informațiilor în format digital.
Aplicațiile de gestionare a conținutului au de obicei un set de funcții și facilități care permit gestionarea documentelor, a conținutului digital (imagini, audio etc.), într-o manieră colaborativă.
De exemplu, mai mulți angajați dintr-o companie sau din departamente diferite pot colabora în anumite stiluri și procese – creatorii sau scriitorii lucrează mai întâi, apoi editorii, alți manageri aprobă conținutul, administratorii configurează sistemul etc.
Sună a neînțeles, știu! Hai să fim simpli:
Ceea ce identificăm astăzi drept sistem de gestionare a conținutului funcționează în mare parte pe web: o aplicație web care permite diverselor persoane să se conecteze, să adauge conținut, materiale sau resurse și, în cele din urmă, să le publice pe web (public) sau în cadrul unei companii, doar pentru angajați sau colaboratori (intranet).
În trecut, existau sisteme interne, pe rețelele sau computerele mari ale companiilor, care nu erau bazate pe web pentru a fi accesate printr-un browser, ci erau aplicații Windows, Linux etc., dar în timpurile moderne, aproape toate CMS-urile sunt bazate pe web - funcționează într-un browser, de pe un server central și sunt accesibile de oriunde.
Unul dintre cele mai populare sisteme de gestionare a conținutului este WordPress, care vă permite să creați site-uri web, să adăugați articole de blog, pagini, texte și să le publicați pe web. Dacă vorbim doar despre web, WordPress este probabil cel mai răspândit (se estimează că aproape 30% din site-urile web de pe internet sunt gestionate de WordPress) de la lansarea sa în 2003. Mai mult, WordPress este gratuit și „deschis”, permițând oricui să îl modifice și să îl extindă după cum dorește.
Imediat în urma WordPress se află Joomla și Drupal, urmate de multe altele cu un public mai mic.
Structura unui sistem CMS
Un sistem de gestionare a conținutului are două părți:
- Partea de administrare este aplicația care permite utilizatorilor să creeze resurse, articole, materiale, pagini și așa mai departe. Această interfață se bazează pe de business , cum ar fi un sistem de permisiuni, o ierarhie și anumite procese pentru crearea și editarea resurselor.
- Partea de prezentare este interfața care prezintă resursele de la punctul 1 publicului țintă. În cazul unui CMS pentru gestionarea site-urilor web (cum ar fi WordPress), partea de prezentare este site-ul web public, care este accesat de vizitatori, publicul larg.
Funcțiile unui sistem CMS
Un sistem de gestionare a conținutului include un minim de funcții care au legătură cu accesarea utilizatorilor și asistarea acestora în crearea, modificarea și publicarea informațiilor cu care lucrează.
Funcții de acces
Sistem de conectare: Sistemele de gestionare a conținutului (CMS) includ un sistem de conectare pentru utilizatori. Partea de administrare trebuie protejată pentru a preveni modificările neautorizate, astfel încât fiecare utilizator să aibă un cont cu un nume de utilizator sau o parolă.
Sistem de permisiuni: Nu toți utilizatorii au aceleași acces și permisiuni. În orice organizație există diferite ierarhii și tipuri de angajați și creatori de conținut. În WordPress, există utilizatori obișnuiți, editori și administratori. Fiecare tip de utilizator are un set diferit de permisiuni.
Utilizatorii obișnuiți nu au aceleași privilegii ca administratorii, care au acces la întregul sistem pentru editare și configurare. Este important să priviți un sistem prin prisma permisiunilor, mai ales dacă aveți o echipă mai mare de contribuitori.
Suport pentru mai multe limbi: Un CMS respectabil permite utilizarea în mai multe limbi. Dacă echipa dvs. este internațională, acest lucru este esențial. Utilizatorii pot schimba limba în care este afișată interfața de administrare pentru a facilita colaborarea.
Mai multe limbi pot fi folosite și pentru crearea de conținut: poate aveți o echipă în care unii creatori scriu articole într-o limbă, iar alții traduc acest conținut în altă limbă. Un CMS bun vă permite să gestionați conținut în mai multe limbi simultan.
Funcții de gestionare a conținutului
Crearea de conținut: Sistemele de gestionare a conținutului (CMS) au capacități de a adăuga articole, pagini, postări pe blog, știri, imagini și multe altele. Acestea trebuie să aibă o interfață ușor de utilizat și de înțeles, multe ascund funcționalitatea de editare a codului sursă (cum ar fi HTML) și oferă un editor similar cu Microsoft Word sau ceva mai simplificat. Astfel, utilizatorii nu trebuie să cunoască programare sau formatare HTML, ci se vor concentra pe conținut.
Indexare și căutare: Un CMS bun are funcții pentru indexarea conținutului, organizarea și redescoperirea acestuia prin căutare, filtrare etc. Este crucial, mai ales atunci când lucrezi într-o organizație care produce mult conținut (o companie mare, o redacție de ziar, o agenție de știri), să poți organiza și găsi conținut rapid și ușor. Astfel, motorul de căutare este esențial, precum și posibilitatea de a adăuga informații suplimentare la fiecare articol și conținut, cum ar fi metaetichete, descrieri, cuvinte cheie și proprietăți suplimentare (data adăugării, data publicării, categorii, autor etc.).
Revizuiri și controlul modificărilor: Sistemele CMS mai avansate includ funcții pentru înregistrarea modificărilor aduse conținutului. Pentru fiecare articol sau document, nu este înregistrată doar cea mai recentă versiune, ci și toate versiunile anterioare și modificările efectuate. De asemenea, se stochează cine a efectuat modificarea, ce parte a documentului, când a avut loc modificarea și care era versiunea anterioară.
Aceste capabilități, combinate cu regulile și privilegiile menționate anterior, ajută la crearea unei piste de audit pentru toți cei care au lucrat la un anumit document, precum și la revenirea la o versiune anterioară, dacă se dorește.
Ingerarea și arhivarea documentelor: O altă caracteristică comună în sistemele de gestionare a conținutului este scanarea, importul și arhivarea documentelor tipărite. Se pot încărca diverse formate de documente (imagini, documente Word, Excel etc.) și pot fi organizate pentru o recuperare ulterioară. O bază de date istorică este foarte utilă pentru a ajuta o companie să economisească spațiu, dar să aibă în continuare acces la documente pentru audituri, finanțe etc.
De multe ori, procesul de ingerare include și recunoașterea optică a conținutului (OCR) și indexarea textului respectiv în raport cu fișierele scanate. Așadar, aceste documente nu mai sunt doar imagini, ci pot fi căutate, filtrate etc.
Funcții de publicare: Când vine vorba de publicarea de articole, postări pe blog etc., un sistem de gestionare a conținutului face acest lucru foarte rapid și ușor prin intermediul unei interfețe bazate pe formulare.
Pe site-uri web, nu este responsabilitatea celor care creează conținutul să îl publice și să îl formateze corespunzător pentru publicare. Sistemele CMS au șabloane/șabloane pe care le combină cu articolul în momentul publicării, astfel încât pagina web este compusă automat din acestea, fără intervenția codului.
WordPress include teme care pot fi instalate sau înlocuite pe un întreg site web, astfel încât designul poate fi schimbat complet cu un clic, iar conținutul rămâne același. Șabloanele abstractizează partea de prezentare a conținutului și previn erorile, asigurând consecvența designului de la o pagină la alta. Un alt avantaj este că persoanele care gestionează conținutul nu au nevoie de cunoștințe de programare sau design web.
Funcții de optimizare (SEO): Majoritatea sistemelor de gestionare a conținutului care își propun să publice informații pe internet au cel puțin funcții de bază de optimizare pentru motoarele de căutare. Acestea pot include: adăugarea de metaetichete (cuvinte cheie, descrieri, titluri), etichete ALT la imagini și modificarea adreselor URL ale articolelor.
WordPress are aceste funcții, dar îți permite și extinderea funcționalității prin instalarea de plugin-uri (module) care pot îmbunătăți sau chiar înlocui funcționalitatea, un întreg sistem preluând responsabilitatea. În domeniul SEO, de exemplu, poți instala modulul Yoast, care înlocuiește complet funcțiile legate de SEO ale WordPress, oferind mult mai multe posibilități (analiza conținutului, verificarea densității cuvintelor cheie, generarea sitemap-ului și multe altele).
Funcții specializate
Sistemele de gestionare a conținutului pot oferi și funcții specializate, în funcție de nevoile dumneavoastră. Dacă utilizați WordPress, simpla instalare a sistemului nu oferă aceste funcții, dar trebuie să le instalați prin adăugarea de module (pluginuri).
Așadar, vă puteți transforma aproape complet sistemul adăugând comerț electronic, resurse umane, procesare de imagini, gestionare a evenimentelor, calendar și o multitudine de alte funcții - tot ce trebuie să faceți este să găsiți pluginul potrivit (sau să îl construiți singur).
Deși WordPress nu a fost construit inițial pentru asta, arhitectura pluginului permite oricui să extindă capabilitățile după cum dorește – până la posibilitatea instalării anumitor „framework-uri” (platforme întregi) care încorporează nu doar teme/șabloane, ci și module pentru a construi pagini vizual (vezi Divi, Elementor, Gravity etc.).
Sistemele CMS mai specializate includ această funcționalitate din cutie (dacă intenționați acest lucru sau dacă o companie dorește să-și construiască propriul CMS și să aibă control deplin asupra caracteristicilor și a modului în care funcționează) sau pot crește în timp, după cum este necesar.
De exemplu, sistemul meu CMS (CCIDESQ) a început pur și simplu în 2002 ca o platformă pentru gestionarea unei baze de date de produse, controlul stocurilor și evidența clienților pentru un distribuitor de cărți. Am început să-l dezvolt pentru că la acea vreme WordPress nu exista, iar celelalte sisteme disponibile pe piață erau foarte limitate. Fiind o persoană înclinată să construiască singură instrumentele de care aveam nevoie, m-am apucat de învățat și de lucrat. Site-ul pe care citești acest articol rulează CCIDESQ, nu WordPress!
Pe măsură ce sistemul a fost utilizat și adoptat, au apărut multe idei de extindere și, pe parcurs, am adăugat foarte multe funcții și module cu noi capabilități: comenzi, clienți, facturare, coș de cumpărături, managementul resurselor umane, furnizori, funcții fiscale (jurnale TVA, rapoarte de management), integrare cu sisteme POS, servicii poștale și multe, multe altele!
În câțiva ani, CCIDESQ a devenit mult mai mult decât un sistem de gestionare a conținutului – a devenit aproape o platformă ERP completă. În scurt timp, s-a extins în noi domenii: managementul firmelor de avocatură, arhivarea documentelor, imobiliare, programare, evenimente, social media, blogging și multe altele.
Funcții de transfer de informații
O platformă CMS modernă nu poate funcționa izolat . Indiferent dacă doriți să publicați conținut pe web (un site web sau mai multe), să distribuiți conținut pe platforme de agregare sau doriți ca sistemul să interacționeze cu alte sisteme și aplicații, nu durează mult până când ajungeți la concluzia că aveți nevoie de o modalitate de a „deschide” sistemul.
Soluția este adăugarea API-urilor în sistem.
În cazul sistemului meu CCIDESQ, după câțiva ani de funcționare izolată, într-o singură țară, pentru un singur client, a apărut nevoia ca sistemul să funcționeze în mai multe țări și nu numai atât, ci să comunice cu alte copii ale acestuia instalate la nivel internațional.
Atunci când se dezvoltă site-uri de comerț electronic pentru un client cu operațiuni internaționale, este destul de normal să fie nevoie să se facă schimb de informații (informații despre produse, stoc, prețuri, traduceri, articole și multe altele) pentru a reduce munca repetitivă, a facilita comunicarea și a eficientiza operațiunile.
Astfel, a apărut nevoia de a dezvolta o API (Interfață de Programare a Aplicațiilor), care să permită sistemelor să „comunică între ele”.
De asemenea, a fost nevoie ca API-ul să suporte comunicarea cu aplicațiile mobile (iOS, Android etc.), astfel încât acestea să poată fi utilizate de agenți sau clienți fără acces la un computer și să permită clienților să își creeze un cont, să achiziționeze produse, să urmărească starea comenzilor direct de pe telefonul mobil. Voi discuta mai multe despre CCIDESQ într-un articol ulterior.
API-ul face parte din stratul de schimb de date și oferă funcționalități avansate celor care doresc să colaboreze cu compania dumneavoastră. De exemplu, dacă o companie dorește să construiască un sistem de sincronizare a stocurilor cu un site web sau o bază de date gestionată de sistemul dumneavoastră CMS, un API standardizat permite acelei companii să formateze datele într-un mod standard și să le transmită, iar API-ul le va accepta, le va înțelege și le va stoca în sistem - toate acestea fără modificări la CMS.
Toate aplicațiile distribuite de astăzi utilizează API-uri pentru a comunica. Aplicațiile moderne nu mai sunt monolitice (o aplicație gigantică care încorporează toate funcționalitățile într-un singur loc), ci sunt detașate, distribuite, modulare și scalabile. Comunicarea dintre toate aceste componente disparate se face prin API-uri și protocoale REST.
În acest context, funcționalitatea unui CMS nu are limite! Noua frontieră este CMS-ul headless (fără interfață predefinită), ci doar cu o bază de date și un API care permite adăugarea, căutarea, modificarea și recuperarea datelor în mod transparent. Cu un CMS headless, echipa care lucrează cu datele nu mai este constrânsă la o singură interfață de administrare, ci folosind API-ul, protocoalele create în CMS-ul headless, își pot construi propria interfață și pot consuma datele în orice mod doresc.
