Sistemele de management al conținutului (CMS sau Content Management System) sunt diverse aplicații care ajută la crearea și modificarea informațiilor în format digital.
Aplicațiile de gestionare a conținutului au de obicei un set de funcții și facilități care permit gestionarea documentelor, a conținutului digital (imagini, audio etc.), într-o manieră colaborativă.
De exemplu, mai mulți angajați dintr-o companie sau din diferite departamente pot colabora în anumite stiluri și procese – creatorii sau scriitorii lucrează mai întâi, apoi editorii, alți manageri aprobă conținutul, administratorii configurează sistemul etc.
Sună a farfurie, știu! Să rămânem simplu:
Ceea ce identificăm astăzi ca un sistem de management al conținutului funcționează în mare măsură pe web: o aplicație web care permite diverselor persoane să se conecteze, să adauge conținut, materiale sau resurse și, eventual, să le publice pe web (public) sau în cadrul unei companii, doar pentru a angajați sau colaboratori (intranet).
În trecut, existau sisteme interne, pe rețele sau computere mari ale companiilor, care nu erau bazate pe web pentru a fi accesate printr-un browser, ci erau aplicații Windows, Linux etc., dar în timpurile moderne, aproape toate CMS-urile sunt web- bazate – funcționează într-un browser, de pe un server central și sunt accesibile de oriunde.
Unul dintre cele mai populare sisteme de management al conținutului este WordPress , care vă permite să creați site-uri web , să adăugați postări de blog, pagini, texte și să le publicați pe web. Dacă vorbim doar de web, WordPress este, fără îndoială, cel mai răspândit (se estimează că aproape 30% dintre site-urile de pe internet sunt gestionate de WordPress) de când a fost lansat în 2003. În plus, WordPress este gratuit și „deschis” , permițând oricui să o modifice și să o extindă după cum dorește.
Chiar în spatele WordPress sunt Joomla și Drupal, urmate de multe altele cu audiențe mai mici.
Structura unui sistem CMS
Un sistem de management al conținutului are două părți:
- Partea de administrare este aplicația care permite utilizatorilor să creeze resurse, articole, materiale, pagini și așa mai departe. Această interfață se bazează pe de afaceri , cum ar fi un sistem de permisiuni, o ierarhie și anumite procese pentru crearea și editarea resurselor.
- Partea de prezentare este interfața care prezintă resursele de la punctul 1 publicului țintă. În cazul unui CMS pentru gestionarea site-urilor web (cum ar fi WordPress), partea de prezentare este site-ul public, care este accesat de vizitatori, publicul larg.
Funcțiile unui sistem CMS
Un sistem de management al conținutului include un minim de funcții care au legătură cu accesarea utilizatorilor și asistarea acestora în crearea, modificarea și publicarea informațiilor cu care lucrează.
Funcții de acces
Sistem de conectare: CMS-urile includ un sistem de conectare pentru utilizatori. Partea de administrare trebuie protejată pentru a preveni modificările neautorizate, astfel încât fiecare utilizator are un cont cu nume de utilizator sau parolă.
Sistem de permisiuni: nu toți utilizatorii au același acces și permisiuni. În orice organizație există diferite ierarhii și tipuri de angajați și creatori de conținut. În WordPress, există utilizatori obișnuiți, editori și administratori. Fiecare tip de utilizator are un set diferit de permisiuni.
Utilizatorii obișnuiți nu au aceleași privilegii ca și administratorii, care au acces la întregul sistem pentru editare și configurare. Este important să priviți un sistem prin prisma permisiunilor, mai ales dacă aveți o echipă mai mare de colaboratori.
Suport în mai multe limbi: un CMS respectabil permite utilizarea în mai multe limbi. Dacă echipa ta este internațională, acest lucru este esențial. Utilizatorii pot schimba limba în care este afișată interfața de administrare pentru a facilita colaborarea.
Mai multe limbi pot fi, de asemenea, folosite pentru crearea de conținut: poate aveți o echipă în care unii creatori scriu articole într-o limbă, iar alții traduc acest conținut într-o altă limbă. Un CMS bun vă permite să gestionați conținutul în mai multe limbi, simultan.
Funcții de gestionare a conținutului
Crearea de conținut: CMS-urile au capabilități de a adăuga articole, pagini, postări pe blog, știri, imagini și multe altele. Ei trebuie să aibă o interfață ușor de utilizat și de înțeles, mulți ascund funcționalitatea de editare a codului sursă (cum ar fi HTML) și să ofere un editor similar cu Microsoft Word sau ceva mai eficient. Astfel, utilizatorii nu trebuie să cunoască programarea sau formatarea HTML, ci se vor concentra pe conținut.
Indexare și căutare: Un CMS bun are funcții de indexare a conținutului, organizare și redescoperire a acestuia prin căutare, filtrare etc. Este crucial, mai ales când lucrezi într-o organizație care produce mult conținut (companie mare, redacție ziar). , agenție de știri), pentru a putea organiza și găsi conținut rapid și ușor. Astfel, motorul de căutare este esențial, precum și capacitatea de a adăuga informații suplimentare fiecărui articol și conținut, precum meta-etichete, descrieri, cuvinte cheie și proprietăți suplimentare (data adăugată, data publicării, categorii, autor etc.) .
Revizuirile și controlul modificărilor: sistemele CMS mai avansate includ funcții pentru înregistrarea modificărilor la conținut. Pentru fiecare articol sau document, se înregistrează nu numai cea mai recentă versiune, ci și toate versiunile anterioare și modificările efectuate. De asemenea, stochează cine a făcut modificarea, ce parte a documentului, când a avut loc modificarea și care a fost versiunea anterioară.
Aceste capabilități, combinate cu regulile și privilegiile menționate mai devreme, ajută la crearea unei de audit a tuturor celor care au lucrat la un anumit document, precum și la revenirea la o versiune anterioară, dacă se dorește.
Ingerarea și arhivarea documentelor: O altă caracteristică comună în sistemele de management al conținutului este scanarea, importul și arhivarea documentelor tipărite. Pot fi încărcate diverse formate de documente (imagini, documente Word, Excel etc.) și organizate pentru a fi recuperate ulterioare. O bază de date istorică este foarte utilă pentru a ajuta o companie să economisească spațiu dar să aibă totuși acces la documente pentru audit, finanțe etc.
De multe ori, procesul de asimilare include și recunoașterea optică a conținutului (OCR) și indexarea acelui text față de fișierele scanate. Deci aceste documente nu mai sunt doar imagini, ci pot fi căutate, filtrate etc.
Funcții de publicare: Când vine timpul să publicați articole, postări pe blog etc., un sistem de gestionare a conținutului face acest lucru foarte rapid și ușor printr-o interfață bazată pe formulare.
Pe site-uri web, nu este responsabilitatea celor care creează conținutul să îl publice și să îl formateze frumos pentru publicare. Sistemele CMS au şabloane/şabloane, pe care le combină cu articolul în momentul publicării, astfel încât pagina web să fie compusă automat din acestea, fără intervenţia codului.
WordPress include teme, care pot fi instalate sau înlocuite pe un întreg site web, astfel încât designul poate fi schimbat complet cu un clic și conținutul rămâne același. Șabloanele retrag partea de prezentare a conținutului și previn erorile, asigurând coerența designului de la o pagină la alta. Un alt avantaj este că persoanele care gestionează conținutul nu au nevoie de cunoștințe de programare sau web design .
Funcții de optimizare (SEO): Majoritatea sistemelor de management de conținut care au ca scop publicarea informațiilor pe internet au cel puțin funcții de bază de optimizare a motoarelor de căutare. Acestea pot include: adăugarea de metaetichete (cuvinte cheie, descrieri, titluri), etichete ALT la imagini și modificarea adreselor URL ale articolelor.
WordPress are aceste funcții dar vă permite și extinderea funcționalității instalând plugin-uri (module) care pot îmbunătăți sau chiar înlocui funcționalitatea cu un întreg sistem care preia responsabilitatea. În zona SEO, de exemplu, puteți instala modulul Yoast, care înlocuiește complet funcțiile legate de SEO ale WordPress, oferind mult mai multe posibilități (analiza conținutului, verificarea densității cuvintelor cheie, generarea sitemapului și nu numai).
Funcții specializate
Sistemele de management de conținut pot oferi și funcții specializate, în funcție de nevoile dumneavoastră. Daca folosesti WordPress, simpla instalare a sistemului nu ofera aceste functii, dar trebuie sa le instalezi adaugand module (plugin-uri).
Așa că vă puteți transforma aproape complet sistemul adăugând comerț electronic, HR, procesare de imagini, management de evenimente, calendar și o multitudine de alte funcții – tot ce trebuie să faceți este să găsiți pluginul potrivit (sau să îl construiți singur).
Deși WordPress nu a fost creat inițial pentru acest lucru, arhitectura pluginului permite oricui să extindă capacitățile după cum dorește – până la posibilitatea de a instala anumite „cadre” (platforme întregi) care încorporează nu numai teme/șabloane, ci și module pentru construiți pagini vizual (vezi Divi, Elementor , Gravity etc.).
Sistemele CMS mai specializate includ această funcționalitate imediată (dacă intenționați să o faceți sau dacă o companie dorește să-și construiască propriul CMS și să aibă control deplin asupra funcțiilor și modului în care funcționează), sau pot crește în timp, după cum este necesar.
De exemplu, sistemul meu CMS (CCIDESQ) a început pur și simplu în 2002 ca o platformă pentru gestionarea unei baze de date de produse, controlul stocurilor și evidențele clienților pentru un distribuitor de cărți. Am început să-l dezvolt pentru că la acea vreme WordPress nu exista și celelalte sisteme disponibile pe piață erau foarte limitate. Fiind o persoană înclinată să-mi construiesc instrumentele de care aveam nevoie, m-am apucat să învăț și să lucrez. Site-ul pe care citiți acest articol rulează CCIDESQ , nu WordPress!
Pe măsură ce sistemul a fost folosit și adoptat, au apărut multe idei de extindere, iar pe parcurs am adăugat multe, multe funcții și module cu capabilități noi: comenzi, clienți, facturare, coș de cumpărături, management HR, furnizori, funcții fiscale (jurnal de TVA). , rapoarte de management), integrare cu sisteme POS, servicii poștale și multe, multe altele!
În câțiva ani, CCIDESQ a devenit mult mai mult decât un sistem de management al conținutului – a devenit aproape o întreagă platformă ERP. În scurt timp, s-a extins în noi domenii: managementul firmelor de avocatură, arhivarea documentelor, imobiliare, programare, evenimente, social media , blogging și multe altele.
Funcții de transfer de informații
O platformă CMS modernă nu poate funcționa izolat . Indiferent dacă doriți să publicați conținut pe web (un site sau mai multe), să distribuiți conținut pe de agregare sau dacă doriți ca sistemul să interacționeze cu alte sisteme și aplicații, nu durează mult până ajungeți la concluzia că aveți nevoie de un modalitate de a „deschide” sistemul.
Soluția este să adăugați API-uri în sistem.
În cazul sistemului meu CCIDESQ, după câțiva ani de funcționare izolat, într-o țară, pentru un client, a apărut nevoia ca sistemul să funcționeze în mai multe țări, și nu numai, să comunice cu alte copii ale acestuia instalate pe plan internațional.
Când dezvoltați site-uri de comerț electronic pentru un client cu operațiuni internaționale, este destul de normal să aveți nevoie de schimb de informații (informații despre produs, stoc, prețuri, traduceri, articole și multe altele) pentru a reduce munca repetitivă și a facilita comunicarea și eficientizarea operațiunilor.
Astfel, a apărut necesitatea dezvoltării unui API (Application Programming Interface), care să permită sistemelor să „vorbească între ele”.
De asemenea, era nevoie ca API-ul să susțină comunicarea cu aplicațiile mobile (iOS, Android etc.), astfel încât acestea să poată fi utilizate de agenți sau clienți fără acces la un computer și să permită clienților să-și creeze un cont, să cumpere produse, să urmărească starea comenzii, direct de pe telefonul lor mobil. Voi discuta mai multe despre CCIDESQ într-un articol ulterior.
API-ul face parte din stratul de schimb de date și oferă funcționalități avansate celor care doresc să colaboreze cu compania dvs. De exemplu, dacă o companie dorește să construiască un sistem de sincronizare a stocurilor cu un site web sau o bază de date care este gestionată de sistemul dvs. CMS, un API standardizat îi permite companiei respective să formateze datele într-un mod standard și să le transmită, iar API-ul le va accepta. , înțelegeți-l și stocați-l în sistem - totul fără modificări la CMS.
Toate aplicațiile distribuite astăzi folosesc API-uri pentru a comunica. Aplicațiile moderne nu mai sunt monolitice (o aplicație uriașă care încorporează toate funcționalitățile într-un singur loc), ci sunt detașate, distribuite, modulare și scalabile. Comunicarea între toate aceste componente disparate se realizează prin intermediul API-urilor și protocoalelor REST.
În acest context, funcționalitatea unui CMS nu are limite! Noua frontieră este CMS-ul fără cap (fără interfață predefinită), dar numai cu o bază de date și un API care permite adăugarea, căutarea, modificarea și preluarea datelor în mod transparent. Cu un CMS headless, echipa care lucrează cu datele nu mai este constrânsă la o singură interfață de administrare, dar folosind API-ul, protocoalele create în CMS-ul headless, își pot construi propria interfață și consuma datele în orice mod doresc.
