La période de formation et de transition en fusions et acquisitions

Bien que souvent négligée, la phase de transfert de propriété de l’entreprise vers l’acheteur est un moment charnière dans la transaction de vente.

Dans le pire des cas, une formation inadéquate peut entraîner l’échec de l’acheteur, entraînant potentiellement la fermeture de l’entreprise et des pertes financières substantielles. À l’inverse, dans le meilleur des cas, une transition harmonieuse ouvre la voie au succès du nouveau propriétaire.

Ce dernier scénario est sans aucun doute le scénario privilégié. Voici comment nous veillons à ce que le décor soit planté en toute confiance…

Pourquoi la période de formation est-elle importante lors de l’achat ou de la vente d’une entreprise ?

Une période de formation constitue un outil crucial permettant aux acheteurs d’assurer leur succès dans leur nouvelle entreprise en leur fournissant les connaissances et les compétences nécessaires. Dans de nombreuses transactions commerciales, le financement du vendeur est impliqué, ce qui rend le succès de l'acheteur essentiel pour éviter de futurs défauts de paiement.

Cette phase de formation facilite une transition plus fluide pour le nouveau propriétaire d’entreprise. Même si les acheteurs peuvent être enthousiastes à l’égard de leur nouvelle entreprise, ils peuvent ne pas posséder les compétences spécifiques requises pour la gérer efficacement.

Le vendeur possède généralement une connaissance opérationnelle précieuse de l’entreprise. Durant la période de formation, ces connaissances sont transmises, offrant à l'acheteur un aperçu des « ficelles du métier » et des facteurs qui ont contribué au succès de l'entreprise.

Naturellement, chaque nouveau propriétaire cherche à imprimer sa propre identité sur l’entreprise au fil du temps. Cependant, une brève formation sur les aspects fondamentaux de l’entreprise ne peut qu’améliorer son potentiel de réussite.

Rencontrer et concevoir un plan de transition

Avant la clôture, il est impératif que les parties concernées se réunissent et définissent minutieusement les spécificités de la période de formation et de transition à venir. Cette étape préparatoire permet des discussions approfondies sur le processus de transition, garantissant un transfert de responsabilité fluide et bien organisé.

Une communication efficace est de la plus haute importance pendant cette phase. Les parties doivent discuter ouvertement de leurs attentes afin d’éviter tout développement inattendu à l’avenir. Nous avons rencontré des cas où un acheteur a continué son emploi précédent après la clôture, en supposant que le vendeur maintiendrait ses activités commerciales pendant la période de formation. Tenir une réunion avec le vendeur peut atténuer d’éventuels malentendus de cette nature.

Ordre du jour suggéré pour la séance

Au fur et à mesure du déroulement de la période de formation, plusieurs facteurs cruciaux méritent d’être clairement pris en compte :

• Responsabilité opérationnelle : Immédiatement après la clôture, l'acheteur peut ne pas posséder toutes les connaissances et compétences nécessaires pour prendre les rênes de l'entreprise. Il est donc essentiel que les parties déterminent qui supervisera les opérations commerciales pendant cette phase de formation afin d'assurer une transition harmonieuse.
• Engagement envers la transition : L'acheteur doit faire part de son engagement inébranlable à prendre en charge les opérations commerciales dès le premier jour. Cela implique de conclure avec diligence toutes les obligations existantes afin de consacrer pleinement leur attention à l'entreprise après la clôture. Tirer parti des connaissances du vendeur devient primordial, ce qui nécessite une nouvelle liste de responsabilités avant le début de la transition.
• Définir la formation : étant donné que l'acheteur n'est pas familier avec l'entreprise, un effort de collaboration avec le vendeur est essentiel pour définir un programme de formation complet.
• Personnel de formation : les discussions doivent porter sur la personne qui dirigera la formation. Dans de nombreux cas, les employés peuvent jouer un rôle important en facilitant le processus.
• Assistance post-formation : de plus, il est sage de discuter de la disponibilité du vendeur pour répondre à toute question post-formation. Nous recommandons de structurer cette assistance sur une base de conseil horaire, en fonction de la convenance du vendeur. Notre package de clôture comprend un accord de formation standard traitant de ce sujet.

Avec une approche confiante de ces éléments, la phase de formation devient un atout stratégique pour une transition réussie.

Le plan de formation écrit

L’efficacité de la phase de formation repose sur une approche systématique :

Rédaction du plan de formation : le vendeur doit commencer à décrire le plan de formation pendant la période de diligence raisonnable. Cela permet à l’acheteur de demander des éclaircissements sur les opérations commerciales, qui peuvent servir de base au programme de formation.

Se concentrer sur les connaissances essentielles : le contrat de formation doit être soigneusement conçu pour doter l'acheteur des connaissances et des compétences essentielles requises pour une gestion efficace de l'entreprise. Alors que les employés couvrent souvent les aspects techniques, les conseils du vendeur sont essentiels dans les tâches de gestion, notamment dans des domaines tels que le marketing et la gestion des fournisseurs/clients. Cette période présente également l'opportunité pour l'acheteur d'établir des relations avec des employés clés.

Formation post-introduction : à la fin de la phase initiale, une partie importante de la formation peut passer aux interactions par courrier électronique et par téléphone. Il est crucial de définir la durée du support auquel l'acheteur peut s'attendre, ainsi que les éventuelles limites et attentes.

Adaptation aux spécificités : chaque contrat d'achat et de formation est unique, reflétant la nature distincte de chaque entreprise et de chaque acheteur. Des compétences et des niveaux d'expérience variés influencent également les spécificités du contrat de formation.

En fin de compte, l’objectif est de préparer l’acheteur au succès, en favorisant un résultat mutuellement bénéfique pour les deux parties. Une liste bien structurée de sujets critiques à aborder pendant la période de formation facilite une transition en douceur et aide à déterminer la durée nécessaire de la formation.

Pour garantir une transition fluide, envisagez de documenter les éléments suivants :

1. Sujets de formation complets : dressez une liste de tous les sujets essentiels pour la période de formation, couvrant des domaines tels que le service client, les tâches de bureau, la comptabilité, les questions juridiques et la gestion des employés, y compris l'embauche, l'intégration et la formation.
2. Programme de formation structuré : élaborez un programme bien organisé qui décrit les procédures, les outils et les compétences que l'acheteur doit maîtriser. Cet agenda sert de feuille de route pour le processus de formation.
3. Des délais pour plus de clarté : établissez des délais clairs non seulement pour le processus de formation global, mais également pour chaque étape individuelle de celui-ci. Cela aide à rester concentré et garantit le suivi des progrès.
4. Définition des priorités : hiérarchisez les points de l'ordre du jour pour guider l'acheteur sur ce qui nécessite une attention immédiate et ce qui peut être abordé plus tard au cours de la formation.
5. Méthode de formation : définissez les méthodes de formation, que ce soit par le biais d'une documentation écrite, d'instructions en personne ou de didacticiels vidéo enregistrés pour des processus complexes, permettant à l'acheteur de les référencer selon ses besoins.
6. Responsabilité et documentation : Tenir à jour une feuille de calcul de formation bien structurée, en marquant les éléments comme terminés pour suivre les progrès. Conservez ce dossier comme référence en cas de problèmes futurs. De plus, l’acheteur doit conserver tous les supports de formation fournis par le vendeur pour référence pendant la transition.

Un plan de formation clairement défini favorise l’efficacité et garantit une transmission réussie des responsabilités.

Quelle doit être la durée de la période de formation ?

La durée du stage est variable, en fonction de la complexité de l'entreprise et des besoins spécifiques du repreneur.

Pour des opérations relativement simples, quelques semaines de formation peuvent suffire. En revanche, les entreprises plus complexes peuvent nécessiter plusieurs mois, voire plusieurs années de formation pour assurer une transition en douceur.

Généralement, une période de formation prédéterminée est incluse dans le prix d'achat. De plus, les vendeurs proposent souvent une assistance continue en matière de conseil, facturée sur une base horaire, si l'acheteur a besoin d'assistance au-delà de la période de formation officielle. Au fil du temps, une grande partie de la formation peut passer aux communications par courrier électronique et par téléphone, ce qui offre flexibilité et commodité.

Conseils supplémentaires pour assurer une transition en douceur

Objectif de la formation. Ces accords sont uniquement destinés à des fins de formation et de conseil et ne permettent pas au vendeur d'entreprendre des tâches opérationnelles au sein de l'entreprise. Demander au vendeur d'effectuer des tâches de routine peut mettre à rude épreuve la relation acheteur-vendeur, qui devrait principalement tourner autour du partage des connaissances et du développement des compétences.

Accord explicite. Le contrat d’achat définitif (DPA) doit intégrer une clause de « contrat de formation » bien définie entre le vendeur et l’acheteur. Cette clause ne doit laisser aucune ambiguïté, précisant la durée de la formation, précisant le nombre d'heures et définissant les conditions dans lesquelles la formation sera dispensée. Ne pas établir ces spécificités peut entraîner des litiges après-vente, et les vendeurs peuvent même faire face à des poursuites judiciaires s'ils sont accusés de formation inadéquate.

Documentation d'achèvement. Il est impératif d'obtenir une reconnaissance écrite de l'acheteur à l'issue du stage. Cette documentation sert de garantie contre d’éventuels litiges. Négliger cette étape vitale pourrait laisser la possibilité à l’acheteur d’invoquer une formation insuffisante comme motif de défaut de paiement. La gestion de la relation après-vente, notamment en ce qui concerne la période de formation, est primordiale. Notre contrat de formation comprend une disposition prévoyant la signature de l'acheteur une fois la formation terminée avec succès.

Dois-je commencer à former l’acheteur avant de conclure ?

Je suis actuellement en train de vendre mon entreprise et l'acheteur s'est renseigné sur la possibilité de commencer une formation avant la clôture officielle. Le recommandez-vous et quels sont les risques associés ?

Bref, nous vous déconseillons de débuter une formation avant la clôture.

Pourquoi donc?

La principale raison est le remords de l'acheteur. Dans la grande majorité des cas que nous avons rencontrés, lorsque les vendeurs commençaient à former les acheteurs avant la clôture, cela entraînait souvent des remords de la part de l'acheteur et, par la suite, l'annulation de la transaction. La peur a tendance à être un facteur important.

Mais pourquoi cela arrive-t-il ?

Gérer une entreprise n’est pas une mince affaire. Si un acheteur a un aperçu des complexités liées à la gestion de l’entreprise avant de s’engager pleinement, nombre d’entre eux ont tendance à changer d’avis lorsque les défis pratiques deviennent apparents.

Vendre et acheter une entreprise comporte intrinsèquement des risques. A chaque étape de la transaction, les deux parties doivent prendre des engagements fermes pour procéder à la vente. En demandant une formation précoce, l’acheteur tente essentiellement d’éviter de franchir le pas final. Essentiellement, ils demandent s’ils peuvent tester votre entreprise avant de officialiser l’achat.

Comment aborder cette situation avec l’acheteur ?

Il est crucial d'expliquer à l'acheteur qu'une formation précoce comporte plusieurs risques. Une préoccupation majeure est la possibilité que vos employés et vos clients soient informés de la vente imminente. S’ils le font et que l’acheteur décide de ne pas procéder à l’achat, vous pourriez subir des pertes financières, comme la perte d’employés et de clients. De plus, vous seriez tenu de partager des informations sensibles pendant la période de formation, informations qui ne devraient être divulguées qu'une fois que l'acheteur est pleinement engagé dans la transaction.

L’acheteur pourrait percevoir cela comme une opportunité d’étendre sa diligence raisonnable, conduisant potentiellement à des négociations pour un prix inférieur s’il découvre des problèmes supplémentaires au cours de la période de formation. Dans certains cas, les repreneurs cherchent à prendre une longueur d'avance afin d'être opérationnels le jour de la clôture.

Cependant, il est crucial de noter que dans environ 90 % des cas, où les deux parties conviennent de commencer une formation précoce et où des mécanismes sont mis en place pour protéger le vendeur, elles changent d'avis par la suite, estimant que cela n'en vaut pas la peine. Si l'acheteur exprime son intérêt pour une formation précoce, il est conseillé d'aborder et de décourager l'idée rapidement.

Si vous décidez de suivre une formation précoce, voici quelques mécanismes pour atténuer vos risques :

1. Différentes dates de clôture et de changement de possession : envisagez de fixer la clôture et le « changement de possession » (COP) à des dates distinctes. Par exemple, la transaction pourrait être clôturée le 1er janvier, tandis que le COP aurait lieu plus tard (par exemple, le 31 janvier).
2. Frais de formation non remboursables : facturez à l'acheteur des frais non remboursables pour une formation précoce. Si la clôture n'a pas lieu avant le début de la formation, ces frais doivent être crédités sur le prix d'achat à la clôture. Assurez-vous que votre avocat rédige un langage suffisamment fort pour que les frais soient véritablement non remboursables. Soyez prudent, car des litiges juridiques peuvent survenir si des défauts commerciaux non divulgués apparaissent pendant cette période. Commencez la formation seulement après avoir reçu le paiement.
3. Formation non opérationnelle : concentrez-vous sur la formation de l'acheteur sur les aspects non opérationnels de l'entreprise, tels que les processus comptables ou RH, qui comportent généralement des risques moindres. Idéalement, organisez cette formation hors site, loin des employés et des clients. Évitez de permettre à l'acheteur d'interagir avec les employés pendant la formation. De plus, fournissez à l’acheteur du matériel de formation supplémentaire comme des livres, des manuels, des cours ou des formations proposées par des associations professionnelles. L'acheteur peut également commencer à se familiariser avec n'importe quel logiciel lié à l'entreprise.
4. Accords de non-concurrence, de non-divulgation et de non-sollicitation : demandez à votre avocat de préparer de solides accords de non-concurrence, de non-divulgation et de non-sollicitation que l'acheteur devra signer avant le début de la formation. Vérifiez la légalité d'un accord de non-concurrence dans votre état. L'accord de non-sollicitation doit empêcher l'acheteur de solliciter des clients et des employés.
5. Vérifiez le crédit et les références de l'acheteur : Avant de commencer la formation, effectuez une vérification approfondie du crédit et des références de l'acheteur. L’acheteur doit avoir un historique de crédit irréprochable et toutes les références fournies doivent être vérifiées.
6. Vérification des antécédents : envisagez d'embaucher un enquêteur privé local pour effectuer une vérification des antécédents de l'acheteur avant le début de la formation. De plus, obtenez une pièce d’identité (telle qu’un permis de conduire) auprès de l’acheteur avant d’envisager une formation précoce.

Bien que ces stratégies puissent aider à réduire les risques lors de la formation d’un acheteur avant la clôture, elles ne sont généralement pas recommandées. Évitez de donner à l’acheteur la possibilité de développer des remords. Tout au long du processus de vente, l’acheteur doit acquérir suffisamment d’informations sur l’entreprise pour s’engager en toute confiance en faveur de la clôture.

Résumé

Le contrat de formation revêt une importance considérable dans le processus de vente d’entreprise. La période de formation que vous offrez à l'acheteur joue un rôle crucial dans la réussite du nouveau propriétaire. Lorsque vous définissez les termes et conditions du contrat de formation, il est essentiel d'examiner attentivement le type de formation qui profitera à l'acheteur et le niveau d'engagement que vous pouvez raisonnablement fournir. Établir des modalités claires et gérables est primordial pour atteindre efficacement les objectifs et les buts de la période de formation.