O que é um Sistema de Gerenciamento de Conteúdo (CMS)?

Os Sistemas de Gestão de Conteúdos (CMS, ou Content Management System) são várias aplicações que ajudam na criação e modificação de informação em formato digital.

Os aplicativos de gerenciamento de conteúdo geralmente possuem um conjunto de funções e facilidades que permitem o gerenciamento de documentos, conteúdos digitais (imagens, áudio, etc.), de forma colaborativa.

Por exemplo, vários funcionários de uma empresa ou de diferentes departamentos podem colaborar em determinados estilos e processos – os criadores ou escritores trabalham primeiro, depois os editores, outros gerentes aprovam o conteúdo, os administradores configuram o sistema, etc.

Parece bobagem, eu sei! Vamos simplificar:

O que identificamos hoje como um sistema de gerenciamento de conteúdo funciona muito na web: uma aplicação web que permite que várias pessoas façam login, adicionem conteúdo, materiais ou recursos e, eventualmente, os publiquem na web (público) ou dentro de uma empresa, apenas para funcionários ou colaboradores (intranet).

Antigamente, havia sistemas internos, em redes ou computadores de grandes empresas, que não eram baseados na web para serem acessados por meio de um navegador, mas eram aplicativos Windows, Linux, etc., mas nos tempos modernos, quase todos os CMSs são web- baseados – funcionam em um navegador, a partir de um servidor central, e podem ser acessados de qualquer lugar.

Um dos sistemas de gerenciamento de conteúdo mais populares é WordPress, o que lhe permite criar sites, adicionar postagens de blog, páginas, textos e publicá-los na web. Se estamos falando apenas da web, o WordPress é indiscutivelmente o mais difundido (estima-se que quase 30% de sites na internet são gerenciados pelo WordPress) desde que foi lançado em 2003. Além do mais, o WordPress é gratuito e 'aberto', permitindo que qualquer um modifique e estenda como desejar.

Logo atrás do WordPress estão Joomla e Drupal, seguidos por muitos outros com audiências menores.

Estrutura de um sistema CMS

Um sistema de gerenciamento de conteúdo tem duas partes:

1. A parte da administração é o aplicativo que permite aos usuários criar recursos, artigos, materiais, páginas e assim por diante. Essa interface é baseada em regras de negócios, como um sistema de permissões, uma hierarquia e determinados processos de criação e edição de recursos.
2. A parte da apresentação é a interface que apresenta os recursos do ponto 1 ao público-alvo. No caso de um CMS para gerenciamento de sites (como o WordPress), a parte de apresentação é o site público, que é acessado pelos visitantes, o público em geral.

Funções de um sistema CMS

Um sistema de gerenciamento de conteúdo inclui um mínimo de funções relacionadas ao acesso aos usuários e auxiliá-los na criação, modificação e publicação da informação com a qual trabalham.

funções de acesso

Sistema de login: Os CMSs incluem um sistema de login para os usuários. A parte de administração deve ser protegida para evitar alterações não autorizadas, para que cada usuário tenha uma conta com um nome de usuário ou senha.

Sistema de permissões: Nem todos os usuários têm o mesmo acesso e permissões. Em qualquer organização existem diferentes hierarquias e tipos de funcionários e criadores de conteúdo. No WordPress, existem usuários regulares, editores e administradores. Cada tipo de usuário tem um conjunto diferente de permissões.

Os usuários comuns não têm os mesmos privilégios dos administradores, que têm acesso a todo o sistema para edição e configuração. É importante olhar para um sistema através das lentes de permissões, especialmente se você tiver uma equipe maior de colaboradores.

Suporte a vários idiomas: Um CMS respeitável permite o uso em vários idiomas. Se sua equipe é internacional, isso é essencial. Os usuários podem alterar o idioma no qual a interface administrativa é exibida para facilitar a colaboração.

Vários idiomas também podem ser usados para a criação de conteúdo: talvez você tenha uma equipe onde alguns criadores escrevem artigos em um idioma e outros traduzem esse conteúdo para outro idioma. Um bom CMS permite gerenciar conteúdo em vários idiomas, simultaneamente.

Funções de gerenciamento de conteúdo

Criação de conteúdo: Os CMSs têm recursos para adicionar artigos, páginas, postagens de blog, notícias, imagens e muito mais. Eles precisam ter uma interface fácil de usar e entender, muitos ocultam a funcionalidade de edição do código-fonte (como HTML) e oferecem um editor semelhante ao Microsoft Word ou algo mais simplificado. Assim, os usuários não precisam saber programação ou formatação HTML, mas focarão no conteúdo.

Indexação e pesquisa: Um bom CMS tem funções de indexação de conteúdo, organização e redescoberta por meio de busca, filtragem, etc. É fundamental, principalmente quando você trabalha em uma organização que produz muito conteúdo (grande empresa, redação de jornal, agência de notícias) , para poder organizar e encontrar conteúdos de forma rápida e fácil. Assim, o motor de busca é essencial, bem como a capacidade de adicionar informações adicionais a cada artigo e conteúdo, como meta tags, descrições, palavras-chave e propriedades adicionais (data de adição, data de publicação, categorias, autor, etc.) .

Revisões e controle de mudanças: Os sistemas CMS mais avançados incluem funções para registrar alterações no conteúdo. Para cada artigo ou documento, não apenas a versão mais recente é registrada, mas também todas as versões anteriores e as alterações feitas. Também armazena quem fez a alteração, em que parte do documento, quando ocorreu a alteração e qual era a versão anterior.

Esses recursos, combinados com as regras e privilégios mencionados anteriormente, ajudam a criar uma trilha de auditoria de todos que trabalharam em um determinado documento, bem como reverter para uma versão anterior, se desejado.

Ingestão e arquivamento de documentos: Outra característica comum em sistemas de gerenciamento de conteúdo é a digitalização, importação e arquivamento de documentos impressos. Vários formatos de documentos podem ser carregados (imagens, documentos do Word, Excel, etc.) e organizados para recuperação posterior. Um banco de dados histórico é muito útil para ajudar uma empresa a economizar espaço, mas ainda ter acesso a documentos para auditorias, finanças, etc.

Muitas vezes, o processo de ingestão também inclui o reconhecimento óptico de conteúdo (OCR) e a indexação desse texto em relação aos arquivos digitalizados. Portanto, esses documentos não são mais apenas imagens, mas podem ser pesquisados, filtrados etc.

Funções de publicação: Quando chega a hora de publicar artigos, postagens de blog, etc., um sistema de gerenciamento de conteúdo torna isso muito rápido e fácil por meio de uma interface baseada em formulários.

Em sites, não é responsabilidade de quem cria o conteúdo também publicá-lo e formatá-lo bem para publicação. Os sistemas CMS possuem templates/templates, que combinam com o artigo no momento da publicação, para que a página web seja composta automaticamente a partir destes, sem intervenção de código.

O WordPress inclui temas, que podem ser instalados ou substituídos em um site inteiro, de modo que o design pode ser totalmente alterado com um clique e o conteúdo permanece o mesmo. Os modelos abstraem a parte de apresentação do conteúdo e evitam erros, garantindo a consistência do design de página para página. Outra vantagem é que as pessoas que gerenciam o conteúdo não precisam ter nenhum conhecimento de programação ou web design.

Funções de otimização (SEO): A maioria dos sistemas de gerenciamento de conteúdo que visam publicar informações na Internet possuem pelo menos funções básicas de otimização de mecanismos de pesquisa. Isso pode incluir: adicionar meta tags (palavras-chave, descrições, títulos), tags ALT a imagens e modificar URLs de artigos.

O WordPress tem essas funções, mas também permite estender a funcionalidade instalando plugins (módulos) que podem melhorar ou até mesmo substituir a funcionalidade com um sistema inteiro assumindo a responsabilidade. Na área de SEO, por exemplo, você pode instalar o módulo Yoast, que substitui completamente as funções relacionadas a SEO do WordPress, oferecendo muito mais possibilidades (análise de conteúdo, verificação de densidade de palavras-chave, geração de sitemap e muito mais).

Funções especializadas

Os sistemas de gerenciamento de conteúdo também podem oferecer funções especializadas, dependendo de suas necessidades. Se você usa WordPress, a simples instalação do sistema não oferece essas funções, mas é preciso instalá-las adicionando módulos (plugins).

Assim, você pode transformar quase completamente seu sistema adicionando e-commerce, RH, processamento de imagem, gerenciamento de eventos, calendário e uma infinidade de outros recursos – tudo o que você precisa fazer é encontrar o plug-in certo (ou construí-lo você mesmo).

Embora o WordPress não tenha sido construído originalmente para isso, a arquitetura do plug-in permite que qualquer pessoa estenda os recursos como desejar – até a possibilidade de instalar certos “frameworks” (plataformas inteiras) que incorporam não apenas temas/templates, mas também módulos para construir páginas visualmente (veja Divi, elementor, gravidade, etc.).

Os sistemas CMS mais especializados incluem essa funcionalidade pronta para uso (se você planeja ou se uma empresa deseja criar seu próprio CMS e ter controle total sobre os recursos e como ele funciona) ou pode crescer com o tempo, conforme necessário.

Por exemplo, meu sistema CMS (CCIDESQ) começou simplesmente em 2002 como uma plataforma para gerenciar um banco de dados de produtos, controle de estoque e registros de clientes para um distribuidor de livros. Comecei a desenvolvê-lo porque naquela época o WordPress não existia e os outros sistemas disponíveis no mercado eram muito limitados. Sendo uma pessoa inclinada a construir eu mesmo as ferramentas de que precisava, comecei a aprender e trabalhar. O site em que você está lendo este artigo funciona CCIDESQ, não WordPress!

À medida que o sistema foi sendo utilizado e adoptado, surgiram muitas ideias de expansão, e pelo caminho fui acrescentando muitas, muitas funções e módulos com novas capacidades: encomendas, clientes, facturação, carrinho de compras, gestão de RH, fornecedores, funções fiscais (registos de IVA , relatórios gerenciais), integração com sistemas POS, correios e muito, muito mais!

Em poucos anos, CCIDESQ tornou-se muito mais do que um sistema de gerenciamento de conteúdo – tornou-se quase uma plataforma completa de ERP. Em pouco tempo, expandiu-se para novas áreas: gestão de escritórios de advocacia, arquivamento de documentos, imóveis, agendamento, eventos, mídia social, blogs e muito mais.

Funções de transferência de informações

Uma plataforma CMS moderna não pode trabalhar isoladamente. Se você deseja publicar conteúdo na web (um site ou mais), distribuir conteúdo em plataformas de agregação ou deseja que o sistema interaja com outros sistemas e aplicativos, não demora muito para você chegar à conclusão de que precisa de um forma de “abrir” o sistema.

A solução é adicionar APIs ao sistema.

No caso do meu sistema CCIDESQ, depois de alguns anos a funcionar isoladamente, num país, para um cliente, surgiu a necessidade do sistema funcionar em vários países, e não só, comunicar com outras cópias dele instaladas internacionalmente.

Ao desenvolver sites de e-commerce para um cliente com atuação internacional, é bastante normal a necessidade de troca de informações (informações de produtos, estoque, preços, traduções, artigos e mais) para reduzir o trabalho repetitivo e facilitar a comunicação e agilizar as operações.

Assim, surgiu a necessidade de desenvolver uma API (Application Programming Interface), permitindo que os sistemas “conversem entre si”.

Havia também a necessidade de a API suportar a comunicação com aplicativos móveis (iOS, Android, etc.) status do pedido, diretamente do celular. Discutirei mais sobre o CCIDESQ em um artigo posterior.

A API faz parte da camada de intercâmbio de dados e fornece funcionalidades avançadas para quem deseja colaborar com sua empresa. Por exemplo, se uma empresa deseja construir um sistema de sincronização de estoque com um site ou banco de dados gerenciado pelo seu sistema CMS, uma API padronizada permite que a empresa formate os dados de maneira padrão e os transmita, e a API os aceitará , compreendê-lo e armazená-lo no sistema – tudo sem alterações no CMS.

Todos os aplicativos distribuídos hoje usam APIs para se comunicar. Os aplicativos modernos não são mais monolíticos (um aplicativo gigante incorporando todas as funcionalidades em um só lugar), mas são independentes, distribuídos, modulares e escaláveis. A comunicação entre todos esses componentes díspares é feita por meio de APIs e protocolos REST.

Neste contexto, a funcionalidade de um CMS não tem limites! A nova fronteira é o CMS headless (sem interface pré-definida), mas apenas com um banco de dados e uma API que permite adicionar, pesquisar, modificar e recuperar dados de forma transparente. Com um CMS headless, a equipe que trabalha com os dados não fica mais restrita a uma única interface de administração, mas usando a API, os protocolos criados no CMS headless, eles podem construir sua própria interface e consumir os dados da maneira que quiserem.