Processo di chiusura di fusioni e acquisizioni | Una guida completa

L'acquirente ha completato la due diligence e tu hai fatto meticolosamente la tua. I termini della transazione sono stati ampiamente concordati, compreso il prezzo.

Ora parliamo della chiusura. Sei arrivato fin qui e siamo ben preparati.

Non c'è bisogno di tenere la mia birra...

Sebbene una chiusura impeccabile possa essere sfuggente, possiamo certamente avvicinarci. Questo articolo approfondisce le potenziali sfide che potrebbero sorgere nelle fasi finali di una transazione e fornisce strategie per mitigarle, a vantaggio sia degli acquirenti che dei venditori.

Suggerimenti per una chiusura di successo

Anticipare le sfide dell'ultimo minuto: quando si tratta di acquistare o vendere un'attività, aspettatevi l'inaspettato. Una navigazione tranquilla è una rarità in queste transazioni e i problemi possono persistere anche dopo la conclusione dell’accordo. Ecco perché è fondamentale mantenere un forte rapporto di lavoro tra venditore e acquirente, consentendo loro di collaborare efficacemente per risolvere eventuali intoppi imprevisti.

Semplifica i tuoi accordi: la chiave per una transazione commerciale di successo risiede nella semplicità. Documenti legali chiari e diretti non solo sono più facili da comprendere ma sono anche meno soggetti a complicazioni e controversie legali. Le transazioni rapide si traducono in costi inferiori per tutte le parti coinvolte. Documenti semplici e inequivocabili riducono il rischio di incomprensioni, interpretazioni errate, conflitti o rimpianti in futuro. Nello sfortunato caso di un contenzioso, un tribunale, una giuria o un arbitro possono cogliere rapidamente il significato del documento, accelerando i procedimenti e riducendo le spese legali.

Raccomandiamo quanto segue:

• Evita un linguaggio eccessivamente formale: evita convenzioni legali ingombranti come "considerando", "sopra detto" o "finora".
• Ridurre al minimo il linguaggio legale e tecnico: utilizzare i termini tecnici e legali con parsimonia, solo quando assolutamente necessario.
• Elimina la verbosità eccessiva: mantieni il tuo documento conciso e concentrato sugli elementi essenziali. Non è né possibile né pratico coprire ogni potenziale scenario.

Obblighi dell'Acquirente per la Chiusura

Avviare le azioni chiave dell'acquirente nelle prime fasi del processo:

Stabilire una nuova entità: è fondamentale per l'acquirente creare rapidamente una nuova entità, sia essa una società o una LLC, proprio all'inizio del processo. La tempestività in questo caso è essenziale, poiché qualsiasi ritardo nella formazione dell’entità può ostacolare significativamente il progresso e persino impedire la conclusione della transazione. Lo stato attivo per l'entità dell'acquirente è un must assoluto per una conclusione di successo.

• Assicurati un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN): l'EIN diventa un requisito quando si tratta con terze parti come agenti di deposito a garanzia, per attività quali l'apertura di conti bancari e la concessione di licenze. Pertanto, ottenere un EIN dovrebbe essere una delle prime azioni dell'acquirente per semplificare il processo.
• Acquisire la licenza commerciale necessaria: il trasferimento della licenza commerciale è una parte cruciale del processo di vendita. A seconda della giurisdizione, l'acquirente potrebbe essere in grado di richiedere la licenza prima della chiusura o solo dopo la conclusione della transazione. Il tempismo è fondamentale.
• Procurarsi licenze e permessi essenziali: spetta al venditore compilare un elenco completo di permessi e licenze che l'acquirente deve garantire. Ancora una volta, la tempistica gioca un ruolo fondamentale, poiché deve essere coordinata con altre attività di chiusura, come l’apertura del conto bancario.
• Assicurati un nome "Doing Business As" (DBA): se l'acquirente intende operare con lo stesso nome commerciale, deve acquisire un DBA presentando una dichiarazione di nome commerciale fittizio (FBNS). Il processo per il trasferimento di un DBA può variare in base alla giurisdizione, pertanto è fondamentale comprendere le normative locali.
• Stabilisci un conto bancario aziendale: prima della chiusura, l'acquirente deve aprire un conto bancario aziendale. La maggior parte delle banche impone che l'acquirente possieda le licenze necessarie, tra cui un DBA e una licenza commerciale, e abbia formato l'entità prima di poter avviare la creazione dell'account a nome dell'azienda.
• Organizzare conti commerciante: per richiedere un nuovo conto commerciante, l'acquirente deve disporre delle licenze e dei conti bancari adeguati. Questi prerequisiti sottolineano l’importanza di una preparazione proattiva nelle prime fasi del processo.

Prima della chiusura

Ecco una lista di controllo concisa dei passaggi cruciali che sia l'acquirente che il venditore dovrebbero intraprendere con sicurezza prima di raggiungere il tavolo di chiusura:

• Allocazione del prezzo di acquisto: un accordo tempestivo su come allocare il prezzo di acquisto aiuta a prevenire ritardi causati da disaccordi successivi.
• Calcolo del lavoro in corso (WIP): preparare un foglio di calcolo WIP per facilitare la ripartizione proporzionale alla chiusura.
• Ispezione delle attrezzature: prima della chiusura, ispezionare attentamente tutte le attrezzature per evitare sorprese dell'ultimo minuto e concedere tutto il tempo necessario per le riparazioni o le sostituzioni necessarie.
• Conteggio preliminare dell'inventario: effettuare un conteggio anticipato dell'inventario per eliminare problemi imprevisti.
• Stato di entità del venditore: assicurati che l'entità del venditore sia in regola, poiché la chiusura non può procedere diversamente, causando potenzialmente ritardi significativi.
• Sdoganamento fiscale: Ottenere autorizzazioni fiscali essenziali, tra cui:
  • Liquidazione delle imposte sui salari: conferma il pagamento delle imposte sui salari del venditore prima della chiusura.
  • Liquidazione dell'imposta sulle vendite: se applicabile, assicurati un certificato di liquidazione per coprire eventuali imposte sulle vendite in sospeso.
  • Altri certificati di sdoganamento fiscale: a seconda delle normative locali, potrebbe essere necessaria l'autorizzazione da parte di agenzie statali per altre tasse.
• Coinvolgimento di terze parti:
  • Documenti di finanziamento: quando è coinvolto il finanziamento di terze parti, preparatevi a ulteriori requisiti di documentazione, come piani aziendali e proiezioni. L'impegno spesso gestisce il processo di chiusura.
  • Approvazione del franchisor: se applicabile, ottenere l'approvazione del franchisor, che può comportare la formazione dell'acquirente e la firma del contratto di franchising prima della chiusura.
  • Assegnazione del contratto di locazione: se è necessaria l'approvazione del proprietario per un trasferimento del contratto di locazione, contatta il proprietario in modo proattivo nelle prime fasi del processo per evitare ostacoli imprevisti.+

Contratto d'acquisto

Naviga con sicurezza tra i componenti di un contratto di acquisto:

• Cessione dei contratti: eventuali contratti oggetto della vendita devono essere chiaramente assegnati.
• Atto di vendita: nelle vendite di beni, l'atto di vendita trasferisce formalmente la proprietà del bene durante la chiusura.
• Dichiarazione di divulgazione dell'acquirente: gli acquirenti possono fornire le necessarie divulgazioni scritte utilizzando questo documento.
• Contratti di consulenza: quando il venditore assiste l'acquirente durante un periodo di transizione, è essenziale un contratto di consulenza.
• Risoluzione aziendale: sia l'acquirente che il venditore devono firmare una risoluzione aziendale, che conceda loro l'autorità di agire per conto della propria entità.
• Elenco delle attrezzature: un inventario dei beni, parte integrante del prezzo di acquisto, dovrebbe accompagnare la fattura di vendita.
• Accordo di holdback: comune nelle operazioni interamente in contanti, prevede che una terza parte trattenga una parte del prezzo di acquisto fino al rispetto di determinate condizioni.
• Trasferimento della proprietà intellettuale: documentare e trasferire qualsiasi proprietà intellettuale (brevetti, diritti d'autore, marchi) inclusa nella vendita al momento della chiusura.
• Patto di non concorrenza: al closing, il venditore firma tipicamente un patto di non concorrenza, astenendosi dal competere con l'acquirente per un periodo definito.
• Pagherò cambiario: quando è in gioco il finanziamento del venditore, è necessaria una cambiale. Le transazioni più piccole spesso comportano garanzie personali da parte dell'acquirente.
• Accordo di sicurezza: consente all'acquirente di utilizzare i beni aziendali come garanzia per la nota del venditore fino al completo pagamento. Ciò impedisce vendite di asset non autorizzate o vincoli senza il consenso del venditore.
• Dichiarazione di divulgazione del venditore: i venditori possono fornire informazioni scritte vitali utilizzando questa dichiarazione.

La navigazione sicura di questi componenti garantisce un contratto di acquisto solido e ben documentato, a vantaggio di tutte le parti coinvolte.

Deposito a garanzia e processo di chiusura

Un agente di deposito a garanzia, una terza parte fidata, assume il ruolo fondamentale di salvaguardare fondi e documenti fino a quando tutte le condizioni di deposito a garanzia non saranno soddisfatte. Per una chiusura agevole delle transazioni più piccole, consigliamo vivamente di ingaggiare un agente di deposito a garanzia.

Durante la chiusura, è spesso necessario orchestrare numerosi aggiustamenti e ripartizioni proporzionali, che coprono aspetti come pagamenti di locazione, servizi pubblici, tasse sulla proprietà e crediti, per conciliare le disparità temporali tra i pagamenti delle fatture e il trasferimento della proprietà. di deposito a garanzia eccellono nella gestione di questi intricati aggiustamenti di chiusura e ripartizioni proporzionali.

Nei casi che coinvolgono finanziamenti da parte di terzi, come i prestiti bancari, il deposito a garanzia diventa una necessità. Svolge un ruolo fondamentale nelle vendite aziendali svolgendo vari compiti cruciali, tra cui:

• Custodia dei depositi di caparra: salvaguardia dei depositi di caparra , generalmente forniti da singoli acquirenti (non acquirenti aziendali).
• Garantire un chiaro trasferimento del titolo: condurre UCC e altre ricerche per garantire il trasferimento senza intoppi della proprietà del bene alla chiusura.
• Avvisi di deposito ai creditori (in 13 stati dove richiesto).
• Ripartizione proporzionale delle spese: gestire abilmente la ripartizione proporzionale delle spese come le tasse sulla proprietà e altri obblighi finanziari.
• Fungere da centro di compensazione di terze parti: facilitare il pagamento di vincoli, debiti e fatture in sospeso.
• Gestione ed erogazione sicura dei fondi: gestione competente della custodia e del rilascio dei fondi secondo le condizioni concordate.

Giorni prima della chiusura

Nei giorni che precedono la chiusura, sia il venditore che l’acquirente dovrebbero compiere questi passi decisivi:

• Conteggio finale dell'inventario: per le aziende che detengono un inventario sostanziale, effettuare un conteggio finale dell'inventario è fondamentale. Idealmente, questo compito dovrebbe essere svolto il giorno precedente la chiusura, coinvolgendo entrambe le parti o avvalendosi dei servizi di un fornitore professionale di valutazione dell'inventario. Alla chiusura, l'acquirente in genere compensa il venditore per l'inventario, in base al costo originale, in contanti. Qualsiasi inventario obsoleto può essere risolto, previa approvazione dell'acquirente.
• Visita finale: una visita finale dell'attività da parte sia dell'acquirente che del venditore garantisce una chiusura fluida e priva di sorprese impreviste.
• Trasferimento di fondi in garanzia: nelle transazioni che coinvolgono un deposito in garanzia, l'acquirente deve avviare il trasferimento dei fondi di chiusura tramite assegno circolare o bonifico bancario tre giorni lavorativi interi prima della data di chiusura. A volte i bonifici bancari possono subire ritardi, bloccando potenzialmente la vendita se eseguiti il ​​giorno della chiusura. Per mitigare questo rischio, la nostra raccomandazione è di trasferire i fondi presso un deposito a garanzia almeno tre giorni prima della chiusura. È fondamentale verificare in anticipo con la tua banca, poiché alcuni istituti potrebbero imporre limiti giornalieri sui bonifici bancari. Tieni presente che i fondi depositati in garanzia devono essere indirizzati all'entità venditrice, non al venditore personalmente. Nei casi in cui non viene utilizzato il deposito a garanzia, l'acquirente può trasferire i fondi il giorno prima o il giorno della chiusura. Tuttavia, vale la pena notare che molte società di deposito a garanzia non accettano assegni circolari a causa di recenti attività fraudolente.

Firma e 'Closing' ufficiale

Formati di chiusura: le chiusure possono avvenire in due formati principali: virtuale o di persona. Nel panorama odierno, le chiusure virtuali sono sempre più comuni a causa dei progressi tecnologici. In tali casi, i documenti di chiusura vengono spesso inviati alle parti tramite corriere per firme fisiche o firmati elettronicamente, con l'agente di deposito a garanzia che supervisiona il rilascio alla data di chiusura.

Firmatari: sebbene non tutti i proprietari debbano firmare individualmente ogni documento, dovrebbero fornire il consenso che autorizza un “firmatario” designato ad agire per loro conto. Se l'azienda è di proprietà esclusiva di una persona sposata in una giurisdizione di proprietà comune, entrambi i coniugi devono firmare tutti i documenti di chiusura. È consigliabile che tutti i funzionari firmino, ma se non disponibile può essere sufficiente una delibera aziendale.

Copie cartacee vs. documenti elettronici: il Codice commerciale uniforme (UCC) una volta imponeva accordi di sicurezza scritti e firmati, spesso interpretati come copie cartacee. Tuttavia, l’UCC ora accetta i record elettronici come accordi di sicurezza. Tuttavia, i requisiti locali potrebbero ancora richiedere copie cartacee e molte società di deposito a garanzia continuano a richiedere firme fisiche.

Chiusura effettiva: il contratto di acquisto rappresenta l'impegno vincolante alla vendita, mentre la “chiusura” indica l'effettivo trasferimento della proprietà dal venditore all'acquirente. Ciò si verifica quando entrambe le parti firmano l'atto di vendita (per le vendite di beni) e l'acquirente completa l'operazione di pagamento. Solo quando entrambe le azioni saranno completate la vendita potrà considerarsi “chiusa”. Se queste azioni si verificano in giorni diversi, la data di chiusura è il giorno dell'azione successiva.

Trasferimento effettivo del possesso: il trasferimento della proprietà non dipende dalla consegna fisica dell'atto di vendita ma dalla firma reciproca del documento da entrambe le parti. Una volta firmato l'atto di vendita, la proprietà viene effettivamente trasferita, indipendentemente dal fatto che il documento sia stato fisicamente scambiato.

Trasferimenti di veicoli: per i veicoli e i beni titolati, devono essere inclusi nell'elenco dei beni allegato al contratto di acquisto definitivo. Quando entrambe le parti firmano l'atto di vendita, la proprietà legale di tutti i beni elencati, compresi i veicoli, passa dal venditore all'acquirente. Vale la pena notare che sebbene la proprietà legale cambi al momento della firma, l'effettivo trasferimento dell'immatricolazione del veicolo presso il DMV può richiedere giorni o settimane. In alcuni casi, se la vendita non viene registrata tempestivamente, i terzi potrebbero continuare a riconoscere il venditore come proprietario. Per affrontare questo scenario, il contratto di acquisto spesso include una "clausola di proprietà effettiva", che richiede al venditore di trasferire eventuali vantaggi all'acquirente se viene ancora trattato come proprietario da terzi.

Documenti da firmare prima o prima della chiusura: diversi documenti critici devono essere firmati prima o durante la chiusura:

• Contratto di acquisto: può essere stipulato prima o durante la chiusura. Mentre il contratto di acquisto e i suoi allegati diventano giuridicamente vincolanti al momento della firma, il trasferimento effettivo della proprietà legale dell'azienda avviene al momento della firma dell'atto di vendita (per le vendite di beni) o dei certificati azionari (per le vendite di azioni).
• Orari: generalmente vengono firmati contemporaneamente al contratto di acquisto definitivo (DPA). Tuttavia, anche se diventano giuridicamente efficaci al momento della firma, la proprietà legale dell'azienda cambia solo quando viene stipulato l'atto di vendita.
• Documenti allegati (Atto di vendita): L'atto di vendita e, se applicabile, la cessione del contratto di locazione, sono allegati al contratto di acquisto e vengono firmati esclusivamente al momento della chiusura. L'effettiva proprietà giuridica e il possesso dell'azienda si trasferiscono all'acquirente al momento della firma dell'atto di vendita. In genere, il venditore firma l'atto di vendita una volta che l'acquirente ha effettuato il pagamento concordato e tutte le eventualità sono state risolte con soddisfazione di entrambe le parti. Fino alla chiusura, il venditore mantiene la piena proprietà e responsabilità dell'impresa.

Immediatamente dopo la firma

Una volta completata la chiusura, sia il venditore che l’acquirente dovrebbero tempestivamente intraprendere quanto segue:

Transizione dell'elenco dei clienti: il venditore deve fornire tempestivamente all'acquirente un elenco completo dei suoi stimati clienti o clienti. Questo sforzo di collaborazione garantisce una transizione graduale di queste relazioni vitali.

Coinvolgimento dei dipendenti: è fondamentale che l'acquirente e il venditore convochino un incontro per comunicare il cambio di proprietà ai dipendenti. L'approccio a questa comunicazione varia in base al rapporto esistente del venditore con la forza lavoro. Consigliamo vivamente all'acquirente di presentare una visione convincente e ottimistica per il futuro dell'azienda, riaffermando la sicurezza del lavoro per tutti i dipendenti. Questo incontro dovrebbe trasudare positività, infondere fiducia e rassicurare ogni membro del team sul suo ruolo continuo all'interno dell'organizzazione.

Dopo la chiusura

Priorità post-chiusura per venditore e acquirente:

Dopo la chiusura, sia il venditore che l'acquirente dovrebbero occuparsi delle seguenti questioni con un approccio chiaro e diretto:

• Conti clienti: se il venditore mantiene la proprietà dei crediti in sospeso, è fondamentale mantenere la propria entità e il conto bancario per la riscossione dei crediti in sospeso. È consigliabile un incontro tra acquirente e venditore per discutere le strategie di riscossione post-chiusura e le notifiche al cliente. In genere, il venditore continua a fatturare ai clienti utilizzando l'indirizzo commerciale, mentre l'acquirente gestisce i pagamenti e li inoltra al venditore. Questo processo può essere semplificato se entrambe le parti sono presenti in azienda durante il periodo di formazione.
• Servizi telefonici: organizzare il trasferimento regolare dei servizi telefonici prima della data di chiusura.
• Formazione e transizione: completare in modo collaborativo la fase di formazione e transizione, documentando questo processo in un registro di formazione per mitigare potenziali controversie in futuro.
• Trasferimento di beni chiave: al momento della chiusura, il venditore deve consegnare i beni essenziali, inclusi codici di accesso ai computer, combinazioni di sicurezza, codici di allarme, chiavi di schedari, locali e veicoli, nonché manuali del proprietario, manuali di istruzioni e informazioni sulla garanzia.
• Trasferimenti di leasing di attrezzature: se si devono presumere leasing di attrezzature, garantire un trasferimento adeguato dal venditore all'acquirente.
• Trasferimento di contratti con terzi: questa categoria comprende accordi come contratti pubblicitari e leasing di attrezzature.
• Trasferimento delle relazioni chiave: organizzare riunioni congiunte con clienti chiave, fornitori e altri contatti vitali per garantire loro una transizione senza intoppi sotto la nuova proprietà.
• Trasferimento servizio telefonico: dare priorità al trasferimento regolare dei servizi telefonici, coordinando questo cambiamento in modo efficace.
• Servizi di trasferimento: contatta i fornitori di servizi per facilitare il trasferimento dei servizi dal venditore all'acquirente.
• Trasferimento di conti fornitore: collaborare con venditori e fornitori dopo la chiusura per informarli del cambio di proprietà.
• Trasferimento di risorse digitali: collabora per trasferire risorse digitali, inclusi siti Web, nomi di dominio, numeri di telefono e altre risorse tecnologiche.
• Dichiarazione di finanziamento UCC: se esiste una nota del venditore, garantirne la conformità presentando l'avviso o il vincolo necessari presso l'ufficio di archiviazione appropriato.

Mesi dopo la chiusura

Nei mesi successivi alla chiusura, è fondamentale gestire le seguenti attività con un approccio diretto:

• Assegnazione del prezzo di acquisto : garantire la documentazione adeguata compilando il modulo IRS 8594 alla conclusione dell'anno fiscale.
• Lista di controllo IRS: collabora con il tuo commercialista per semplificare la chiusura dell'entità una volta che tutti i crediti sono stati riscossi con successo.

Aderendo a questi passaggi manterrai chiarezza ed efficienza nella fase post-chiusura.