Strategie per il mantenimento della riservatezza

Quando si tratta di vendere la tua attività, il tempo può giocarti brutti scherzi. È il tuo alleato prima che la tua attività raggiunga il mercato, ma può diventare il tuo avversario una volta messa in vendita.

Quanto più a lungo la vostra azienda resta sul mercato, tanto maggiore è il rischio di una fuga di notizie.

Perché è una preoccupazione?

Una volta che la notizia della vendita viene diffusa prematuramente, la narrazione può andare fuori controllo e diventare impossibile da gestire. I dipendenti che vengono a conoscenza della vendita attraverso canali non ufficiali potrebbero diventare scettici. I clienti potrebbero iniziare a cercare altrove e i concorrenti potrebbero tentare di sottrarre il personale e la clientela.

accordo di non divulgazione (NDA) non

Sebbene una NDA firmata sia una componente cruciale, da sola non garantisce la riservatezza, sebbene nella maggior parte dei casi prevenga fughe di notizie. Tuttavia, maggiore è il tempo necessario per concludere un accordo, maggiori sono le possibilità di una violazione.

Il vero scopo di un accordo di riservatezza è prevenire fughe di notizie, ma non dovrebbe essere la tua unica dipendenza. Un accordo di riservatezza ben congegnato dovrebbe essere integrato con misure aggiuntive per mantenere la riservatezza.

In questo articolo ti sveliamo una serie di strategie che puoi attuare sia prima che durante il processo di vendita per salvaguardare la segretezza della vendita della tua attività .

Motivi per mantenere la riservatezza

La riservatezza è fondamentale per tre ragioni principali:

• Dipendenti: quando i dipendenti vengono a conoscenza di una potenziale vendita, ciò può innescare ansia per la sicurezza del lavoro. Alcuni potrebbero iniziare a cercare lavoro altrove, mentre altri potrebbero addirittura prendere in considerazione la possibilità di formare un gruppo competitivo in risposta al sentimento tradito.
• Clienti: sia i clienti attuali che quelli potenziali potrebbero venire a conoscenza della vendita imminente e temere che un nuovo proprietario possa alterare drasticamente il modello di business o aumentare i prezzi. Questa preoccupazione può portarli a esplorare alternative con i concorrenti.
• Concorrenti: armati della conoscenza della vendita, i concorrenti possono cogliere l'opportunità per attirare dipendenti e clienti dell'azienda.

Analizziamo le strategie per mantenere efficacemente la riservatezza.

Strategie da attuare prima della vendita

PREPARATI per la vendita in anticipo

La tempistica della vendita della tua attività gioca un ruolo cruciale nel mantenimento della riservatezza. Più tempo dura il processo, maggiori sono le possibilità che si verifichi una perdita. Per salvaguardare la riservatezza della tua azienda, la preparazione proattiva è fondamentale. Idealmente, dovresti iniziare i preparativi con anni di anticipo. Questo approccio non solo facilita una transazione più fluida e veloce, ma riduce anche significativamente il rischio di fughe di notizie e le loro potenziali ripercussioni. Ricorda, un grammo di prevenzione vale un chilo di cura e questo principio vale anche per la vendita della tua attività.

Controllare la NARRATIVA

Proprio come il gioco infantile del "telefono", in cui i messaggi si trasformano rapidamente man mano che vengono trasmessi, le voci possono mutare rapidamente e, una volta diventate virali, controllare la narrazione diventa quasi impossibile. Le voci, una volta diffuse, sono come un campanello che non puoi far suonare.

Tuttavia, quando gestisci e controlli in modo proattivo il processo di divulgazione, ottieni il sopravvento. Questo approccio ti consente di:

• Riduci al minimo i danni potenziali: controllando il flusso di informazioni, riduci il rischio di danni.
• Mantieni la fiducia: essere il primo a condividere i tuoi piani con le principali parti interessate aiuta a mantenere la loro fiducia.
• Crea una narrazione avvincente: dare forma alla storia in modo coerente e avvincente allinea i tuoi interessi con quelli dei tuoi dipendenti.

Una volta che la notizia della vendita trapela, la narrazione può andare fuori controllo. I dipendenti che imparano indirettamente spesso diventano diffidenti e ricostruire la loro fiducia può essere un processo lungo. Sfortunatamente, il tempo non è un lusso quando sei nel bel mezzo della vendita della tua attività. Perdere la fiducia del tuo team ti mette in una posizione di svantaggio significativo durante la vendita, poiché ostacola la tua capacità di sfruttare i tuoi dipendenti come risorsa per creare fiducia con l'acquirente. La mancanza di fiducia tra proprietari e dipendenti rende nervosi gli acquirenti e può far fallire le trattative.

Informare i DIPENDENTI

I dipendenti riconoscono che ogni imprenditore raggiunge un punto nel proprio percorso in cui è il momento di passare le redini. Un cambio di proprietà spesso coincide con tappe fondamentali nel ciclo di vita di un'azienda, creando nuove prospettive per dipendenti motivati. Per molti, la crescita della carriera personale è strettamente legata alla crescita dell'azienda. Tuttavia, man mano che alcune aziende maturano, i proprietari potrebbero concentrarsi sul mantenimento piuttosto che sull’espansione, limitando l’avanzamento e l’entusiasmo dei dipendenti. Questa situazione può essere scoraggiante per i membri del team ambiziosi. La nuova proprietà può offrire nuove opportunità che non erano realizzabili sotto il regime precedente.

Naturalmente, i dipendenti che hanno vissuto un periodo di inerzia potrebbero sentirsi a disagio di fronte a potenziali cambiamenti. Alcuni acquirenti hanno riferito di aver scoperto casi in cui i dipendenti sembravano contribuire in misura minima ma hanno ricevuto un compenso completo. Una transizione può rappresentare un modo efficace per eliminare qualsiasi “peso morto” organizzativo. È importante notare che la maggior parte dei dipendenti è impegnata e diligente ma, come in ogni gruppo, potrebbero esserci delle eccezioni.

Nel caso di un acquirente più grande, la nuova proprietà può aprire le porte ai dipendenti, fornendo percorsi di crescita oltre l’organizzazione attuale. Ad esempio, se una potenza come 3M acquisisse un’azienda da 20 milioni di dollari, i dipendenti ambiziosi potrebbero prendere in considerazione la gamma di opportunità all’interno delle diverse divisioni 3M. Inoltre, la nuova proprietà spesso apporta capitali per alimentare l’espansione del business, creando nuove strade per dipendenti eccellenti. In quasi tutte le acquisizioni, gli acquirenti mirano a una crescita significativa dopo la chiusura e sono pronti ad assumersi rischi calcolati per raggiungerla. Questa dinamica offre ai tuoi migliori talenti prospettive promettenti, garantendo che colgano il potenziale futuro.

Redigere un accordo di non divulgazione (NDA)

Un accordo di non divulgazione firmato da solo non garantisce la riservatezza, ma svolge un ruolo cruciale. Nella maggior parte dei casi le NDA prevengono efficacemente le violazioni della riservatezza. Tuttavia, maggiore è il tempo necessario per finalizzare una transazione, maggiore è la probabilità che si verifichi una fuga di notizie. In molti casi, tali fughe di informazioni non sono intenzionali e la parte responsabile divulga inavvertitamente informazioni sensibili ad altri.

Sebbene lo scopo principale di un accordo di riservatezza sia prevenire le violazioni, è essenziale integrarlo con misure aggiuntive per salvaguardare la riservatezza. Ad esempio, quando si condividono informazioni altamente sensibili con i concorrenti, è prudente prendere in considerazione un accordo separato o una NDA in più parti su misura per affrontare la divulgazione di tali informazioni specifiche.

Strategie da adottare durante la vendita

Controlla COSA e QUANDO vengono rilasciate le informazioni

Gestire in modo efficace il rilascio delle informazioni è fondamentale per mantenere la riservatezza durante una vendita aziendale. Ecco diverse strategie efficaci per controllare sia il contenuto che la tempistica delle informazioni condivise con i potenziali acquirenti:

• Oscurare o aggregare informazioni: quando si ha a che fare con dati altamente sensibili, valutare la possibilità di condividerli in forma riepilogativa, con dettagli critici come i nomi di clienti o dipendenti oscurati.
• Rilascio delle informazioni in fasi: fornire gradualmente informazioni agli acquirenti man mano che la vendita procede e vengono raggiunti traguardi specifici della transazione, come il completamento della due diligence finanziaria. In ogni fase, assicurati che l'acquirente riconosca formalmente il completamento di quella fase. Ad esempio, la divulgazione dei nomi dei clienti o dei dipendenti chiave dovrebbe avvenire solo verso la fine della due diligence o dopo la conclusione di un accordo definitivo.
• Strategie su misura per diverse categorie di informazioni: per informazioni eccezionalmente sensibili che potrebbero essere vulnerabili a un uso improprio da parte dell'acquirente, prendi in considerazione opzioni come il riepilogo, la condivisione con terze parti neutrali o la fornitura all'acquirente solo di informazioni limitate. Prestare la massima cautela, soprattutto con i segreti commerciali non protetti e la proprietà intellettuale non registrata.
• Utilizzare una sala dati elettronica: quando si negoziano e si conducono due diligence con più parti contemporaneamente, l'utilizzo di una sala dati elettronica può essere prudente. Tali piattaforme tengono traccia dell'accesso alle informazioni e ti garantiscono il controllo, ad esempio limitando la capacità degli acquirenti di scaricare o stampare i dati.
• Documento via e-mail: per stabilire una traccia cartacea chiara, comunicare quante più informazioni possibili tramite e-mail. Questa storia documentata può offrire una leva sostanziale in caso di potenziale controversia. Disporre di una documentazione completa può far pendere la bilancia a tuo favore quando valuti il ​​merito di un'azione legale, poiché in genere i venditori si assumono l'onere della prova negli accordi di riservatezza.

Controllare a chi vengono rilasciate le informazioni

Quando si gestiscono informazioni altamente sensibili, è fondamentale avere un controllo rigoroso su chi può accedervi. Ecco diverse strategie efficaci per raggiungere proprio questo:

• Screen buyer: conduci screening finanziari approfonditi per tutti i potenziali acquirenti. Dai un controllo extra ai concorrenti diretti. Ricordate che la due diligence è un processo reciproco. Prima di condividere dati sensibili, verifica la capacità finanziaria del tuo acquirente durante la due diligence. Informati sulla cronologia delle acquisizioni e richiedi conversazioni con gli amministratori delegati sulle loro acquisizioni passate. Se emergono segnali di allarme, fai un passo indietro e approfondisci. Nei casi che coinvolgono privati ​​con presunta ricchezza, prendi in considerazione la possibilità di richiedere un rapporto di credito o di assumere un investigatore privato per controlli dei precedenti se sorgono sospetti. Sebbene tali casi siano rari, fidati del tuo istinto e indaga ulteriormente quando emergono dubbi.
• Coinvolgere terze parti neutrali: per informazioni altamente sensibili, valutare la possibilità di nominare entità terze per valutare i dati e compilare un rapporto di sintesi da presentare all'acquirente. In una transazione significativa, in cui rappresentavamo il venditore, due clienti rappresentavano il 40% del fatturato annuo. L'acquirente era preoccupato a causa della concentrazione dei ricavi, ma il venditore esitava a lasciare che l'acquirente interagisse direttamente con i clienti. Abbiamo incaricato un'azienda terza di condurre sondaggi tra i clienti e di produrre un rapporto conciso per la revisione dell'acquirente.
• Limitare le informazioni a parti specifiche: in alternativa, limitare le informazioni a individui o dipartimenti designati all'interno dell'organizzazione dell'acquirente, come il loro commercialista, avvocato o direttore finanziario. In questi casi, è consigliabile che anche la terza parte firmi un accordo di non divulgazione, sebbene possano essere necessarie modifiche ai termini dell'accordo.

"L'Acquirente riconosce che i materiali di valutazione selezionati saranno condivisi esclusivamente con i consulenti esterni dell'Acquirente e si impegna a non divulgare tali informazioni ai dipendenti dei suoi dipartimenti di marketing, ricerca e sviluppo, tecnologia o finanza."

• Sfruttare il privilegio avvocato-cliente: escludere dalla data room i documenti soggetti al privilegio avvocato-cliente, in particolare quelli relativi a contenziosi in corso. In sostanza, se sei coinvolto in un procedimento legale, rivela eventuali documenti relativi al caso esclusivamente tramite il tuo avvocato. Tieni presente che, in caso di transazione riuscita, l'acquirente potrebbe condividere un interesse comune con te se diventa un "convenuto successore". Tuttavia, questo privilegio non è garantito, soprattutto se la transazione fallisce. Pertanto, è una mossa prudente confidare i dettagli sensibili al contenzioso esclusivamente tramite il proprio avvocato per mantenere il privilegio avvocato-cliente.

Gestire immediatamente le VIOLAZIONI

Le violazioni della riservatezza raramente comportano danni duraturi. Nella maggior parte dei casi, tali violazioni derivano da divulgazioni involontarie e una rapida azione correttiva può solitamente risolvere qualsiasi potenziale problema.

Qualora si verificasse una violazione, si consiglia di contattare tempestivamente il soggetto responsabile. Valuta la loro risposta e il loro comportamento: ascolta la loro versione della storia prima di prendere in considerazione misure drastiche. In molti casi, l'altra parte esprimerà rammarico e adotterà misure correttive immediate, come licenziare il dipendente coinvolto o affrontare la situazione con il cliente interessato per chiarire la situazione.

Quando la natura della violazione non è chiara, una telefonata può servire a sensibilizzare l’altra parte sul problema e, in genere, la questione si dissolve rapidamente. Al termine della conversazione, è prudente inviare un'e-mail concisa che riassuma la discussione e le eventuali azioni concordate. Questa documentazione costituisce un record nel caso in cui si rendessero necessari contenziosi in futuro.

Conclusione

Preservare la riservatezza è un aspetto fondamentale del processo di vendita dell’azienda. Sebbene un accordo di riservatezza sia essenziale, dovrebbe integrare le strategie sopra delineate per garantire la continua protezione delle informazioni sensibili durante la vendita .